Access2016数据库管理与应用从新手到高手

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第3章 使用Access数据表 　　 　　数据库中的表主要用于存储数据。它是由行和列组成的基于主题的列表，包含以记录形式排列的数据。例如，可以创建“图书情况”数据表来存储包含图书编号、图书名称、图书类别、作者、出版社、单价和出版*期列的数据表，或者创建“库存信息”数据表来存储有关产品的相关信息。由于数据表是数据库运行的基础，在设计数据库时，应该事先规划其所有数据表并决定它们之间的相互关联性，以确保数据库的完整性和相关性。在本章中，将详细介绍创建数据表、设置字段、*作数据表等有关数据表的基础知识。 Access 3.1 创建Access数据表 　　 　　 　　在Access中，创建数据表是*基本的*作，这是数据库制作的开端。创建数据表之后，还需要通过添加字段和类型以及设置字段属性等*作来完善数据表。 3.1.1 新建数据表 　　在Access中，当用户新建数据库文档时，系统会在创建数据库文档的同时创建一个默认的数据表。除此之外，用户还可以通过下面两种方法创建数据表。 1．在数据库中创建数据表 　　打开数据库，执行【创建】|【表格】|【表】命令，即可创建一个新数据表，并将该数据表显示为当前活动表。 2．在表设计中创建数据表 　　打开数据库，执行【创建】|【表格】|【表设计】命令，即可以用设计视图的方法创建一个新数据表。 3.1.2 添加字段及类型 　　设计数据库时，如果数据类型是非文本类型的，则需要为每个字段设置适当的数据类型。 1．字段的数据类型 　　在Access中，包含10种数据类型和“查阅向导”。只有了解了这些数据类型和作用后，才能正确地选择字段的数据类型。 数据类型 含 义 文本 字母和数字字符，包括分隔项目列表，其字节数为0~255 备注 字母和数字字符（长度超过255个字符）或具有RTF格式的文本 数字 数值（整数或分数值），用于存储要在计算中使用的数字 *期和时间 用于存储*期和时间值 货币 用于存储货币值 自动编号 自动插入的一个**的数值，用于生成可用作为主键的**值 是/否 布尔值（例如，“是/否”或“真/假”） OLE对象 OLE对象或其他二进制数据 附件 图片、图像、二进制文件、Office文件 超链接 通过URL对网页进行单击访问 查阅向导 实际上不是数据类型，而会调用“查阅向导” 2．在【数据表】视图中添加字段和数据类型 　　默认情况下，新建数据表中会存在【ID】和【单击以添加】两个字段。单击【单击以添加】字段中的下拉按钮，在列表中选择一个数据类型。 　　在【单击以添加】字段前面插入一个名为“字段1”的新字段。 　　由于新插入的“字段1”字段名称为激活状态，因此用户可直接输入新的字段名称，例如“图书”，对字段进行重命名*作。 　　*后，在“图书”字段名称下方的单元格中输入数据即可。 3．在【设计】视图中添加字段及数据类型 　　当用户在【设计】视图中创建数据表后，可直接为表添加字段。 　　在【设计】视图的表中的【字段名称】列的**个单元格输入字段名称。 　　然后，在【字段名称】列的第2个单元格输入第2个字段名称。以此类推，可以为表格添加其他字段。 　　默认情况下，新建字段后，系统会自动为其**“短文本”数据类型。此时，用户可通过单击【数据类型】的下拉按钮，在其下拉列表中选择相匹配的数据类型。 4．用菜单命令添加字段和数据类型 　　新建数据表之后，执行【表格工具】|【字段】|【添加和删除】|【短文本】命令，即可在表中添加一个“短文本”数据类型的字段。 　　除此之外，还可以执行【表格工具】|【字段】|【添加和删除】|【其他字段】命令，在其级联菜单中选择相应数据类型的方法添加**数据类型的字段。 5．*改字段类型 　　在数据表中选择需要*改数据类型的字段列，执行【表格工具】|【字段】|【格式】|【数据类型】命令，在其级联菜单中选择相应的数据类型，即可*改当前字段的数据类型。 3.1.3 设置字段属性 　　在【设计】视图中，除了设置字段的类型外，还可以通过【常规】选项卡中的内容来设置字段属性。 　　【常规】选项卡中包含的各选项和含义如下表所示。 字段属性 含 义 字段大小 设置“文本”“数字”或“自动编号”数据类型的数据的大小 格式 自定义显示或打印时字段的显示方式 续表 字段属性 含 义 小数位数 **显示数字时使用的小数位数 新值 设置【自动编号】字段是递增的还是为其**随机值 输入掩码 显示指导数据输入方式的格式 字符 标题 设置默认情况下在表单、报表和查询的标签中显示的文本 默认值 添加新记录时为字段自动** 的值 验证规则 提供在此字段中添加或*改值时必须为真的表达式 规则文本 当输入值与验证规则表达式冲突时显示的文本 必填 要求在字段中必须输入数据 允许零长 度字符串 允许在“文本”或“备注”字段中输入（通过设置为“是”）零长度字符串(" ") 索引 通过创建和使用索引来加速对此字段中数据的访问 Unicode压缩 存储大量文本（大于4096个字符）时压缩此字段中存储的文本 输入法模式 控制Windows中文语言版本的字符转换 IME语句模式 控制Windows中文语言版本中的字符转换 智能标记 对此字段附加智能标记 仅追加 允许（通过设置为“是”）对【备注】字段执行版本控制 文本格式 选择“格式文本”将按HTML格式存储文本，并允许设置多种格式。选择“纯文本”将只存储 文本 文本对齐 **控件中文本的默认对齐方式 精度 **允许的数字总位数，包括小数点左右两侧的位数 数值范围 **可在小数分隔符右侧存储的*大位数 　　下面详细介绍几种常用的字段属性，并介绍该字段属性应用方法。 1．改变字段大小 　　在【字段大小】文本框，可以限定文本字段的大小和数字型数据的类型。例如，将【字段大小】设置为默认显示255B。 　　字段大小属性的设置针对的是文本型和数字型两种字段类型。其中，文本型字段的大小属性是指文本型数据保存的大小和显示的大小，字节数为0~255，用户可根据字段内容改变其大小。而数字型字段的大小属性是指数字型数据的种类，不同的种类存储数字型数据的大小范围也不尽相同。 　　文本型和数字型数据所占的字节数如下表所示。 数据类型 说 明 字节 0~255之间的整数，占1B 整数 ?32 768~32 767之间的整数，占2B 长整数 ?2 147 483 **8~2 147 483 **7之间的整数，占4B 单精度 实数 ?3.402 823E38~3.402 823E38之间的实数，精度为小数点后7位，占4B 双精度 实数 ?1.797 693 134 862 31E308~1.797 693 134 862 31E308之间的实数，精度为小数点后15位，占8B 标识号 记录全域标识字，占16B 2．选择格式 　　格式是控制数据显示或打印的样式。不同类型的数据有着不同的格式。例如，在“*期/时间”类型的字段中，可以设置*期的格式。 　　文本和备注型数据的格式可分为文字字段的格式、零长度字符串的格式和Null值字段的格式。 　　在设置格式时，可以使用4种格式符号来控制输入数据的格式，如下表所示。 符 号 说 明 @ 　　输入字符为文本或者空格 & 　　不需要使用文本字符 < 　　输入的所有字母全部小写 > 　　输入的所有字母全部大写 3．设置小数点位数 　　小数位数是指小数点后数字的位数（只用于数字类型及货币类型）。小数位数一般为0~15位，可根据数字或者货币类型的字段大小来设置。 　　如果字段大小为字节、整数、长整数，则小数位为0；如果字段大小为单精度实数或者双精度实数，则小数位分别为0~7位和0~15位；如果字段为货币类型数据，则小数位为“自动”，默认为2位。 4．使用标题 　　标题是字段的别名。例如，在【地址】字段的【标题】文本框中输入“家庭住址”。切换到【数据表】视图时，字段名将显示为“家庭住址”。 5．设置默认值 　　默认值是用户在添加新记录时系统自动显示的字段值。默认值的使用是为减少用户输入时的重复*作，它是任何符合字段要求的数据值。 　　在【设计】视图中，将货币类型的“借阅费”字段的默认值设置为0。然后，在【数据表】视图中，将显示新记录默认值为“￥12.00”。 6．设置验证规则 　　数据的验证规则用于对字段内容所输入的数据加以限制，并检查用户所输入的数据值是否合法。 　　例如，如果在【验证规则】文本框中输入“<20”，则表示该字段所有数值不能大于20。 　　切换到【数据表】视图中，当用户在【借阅费】字段下方的单元格中输入大于20的数值时，系统会弹出提示信息框。 7．设置规则文本 　　规则文本用于在输入的数据违反该字段有效性规则时出现的提示。其内容可以直接在【规则文本】文本框中输入，也可以当光标位于该文本框中时按Shift+F2键，在弹出的【缩放】窗口中输入有效文本。 8．输入掩码 　　输入掩码控制用户向数据库中输入数据的方式。例如，输入掩码可以要求用户输入遵循特定**/地区惯例的*期（YYYY-MM-DD）或电话号码。 　　在【输入掩码】文本框中输入特定的掩码格式为____-__-__后，在【数据表】视图中，输入掩码即可显示出来。 　　另外，用户可单击【输入掩码】文本框后面的【浏览】按钮，在弹的【输入掩码向导】对话框中设置所使用掩码的类型。 紧扣数据库管理专业知识，详解应用过程与环节。由高校专业教师联合编写，具备专业品质。内容具有全面性、递进性和实用性。实例众多、图例丰富、实用性强。附赠高品质素材和案例。