高效会议管理：如何召开高质量的会议

作者简介

梁叶，阿里巴巴数字化管理专家，时代光华商学院行业内容总监，清华大学厚德教育研究院特聘教授，英国剑桥大学高级人力资源管理认证讲师，持有人力资源和社会保障部人力资源服务资质证书。 黄加有，《中国晨报》主任记者，安徽工商职业技术学院客座教授，品牌课程有:“会议管理精细化操作要领解析”等。

内容简介

（摘自本书第41页至第45页文字内容） 第2章高效会议的8个基本动作 04 使讨论的内容可视化 常见会议讨论内容的呈现形式是会议负责人按照议程口述。这种方式很容易让与会人员对会议内容失去兴趣，产生疲倦感，进而导致会议低效甚至无效。所以，使会议讨论的内容可视化也是高效会议的基本要素之一。 这里的可视化是指利用图表、白板、文稿演示工具（如PPT）或视频等方式，将讨论的内容呈现出来，让与会人员不仅听得见，还看得见。这种更加形象具体的内容呈现方式，能够有效激发与会人员的兴趣，使他们能够更加积极地投入到会议讨论中，进而促进会议高效地进行。 （1）图表呈现 图表是指可以直观地展示会议内容中的信息，能够使与会人员对信息的直观感受更加深刻的图形结构，是使会议讨论的内容可视化的一种工具。 通常来说，如果会议内容中涉及以下2个要素，那么便可以采用图表的形式呈现。 一是数据。以口述的方式表达数据，很难让与会人员记忆和理解，而采用可视化图表展现数据的效果就不一样，它能够让与会人员更加直观地理解数据的信息。如不同部门的绩效数据可以用一张柱状图进行对比呈现，如图2-1所示。 呈现数据除了可以用柱状图，还可以用饼状图、条形图、面积图等。 例如，用于显示所统计内容占总量的比例时可以用饼状图；用于表示离散型数据资料,即计数数据时可以使用条形图；用于强调数量随时间而变化的程度时可以使用面积图。 具体使用哪种形式的图表呈现数据内容，需要根据数据的性质及会议负责人想通过数据表达的观点而定。 二是内容结构之间存在一定的逻辑关系。内容结构之间可能存在的逻辑关系包括递进关系、演绎关系、并列关系等。例如，会议议程的各项内容之间属于递进关系，那么可以使用一张流程图呈现会议议程，如图2-2所示。 除了流程图，也可以用循环图、层次结构图、关系图、矩阵图等。 例如，表示阶段、任务或事件的连续序列时可以使用循环图；用于显示组织中的分层信息或上下级关系时可以使用层次结构图；用于比较或显示两个观点之间的关系时可以使用关系图；用于以象限的方式显示部分与整体的关系时可以使用矩阵图。 具体使用哪一种图表呈现内容的结构，需要根据内容结构的具体逻辑关系以及会议负责人想通过内容表达的观点而定。 通过图表的形式呈现内容能够有效辅助与会人员快速处理信息，理解信息，接收信息。只有与会人员接收到信息，讨论才能有效进行，才能产出有效的会议决议。所以，如果内容可以用图表的形式呈现，那么就要尽量用图表的形式呈现。 但要注意的是，图表的作用是为了辅助与会人员接收信息，而不是为了展现自己的专业技能。简单地说，图表不能设计得过于复杂、专业，应当使用简单的、利于与会人员理解的图表呈现内容，这样才能凸显可视化图表的意义和价值。 （2）白板呈现 白板是指白色金属板材制成的书写平面，是一种办公用品，也是可以使会议讨论内容可视化的一种工具。 在传统会议上，与会人员习惯记录对自己有利或相关的内容，与自己相关度不大的内容，与会人员会自动忽略。这样会导致每个人记录的重点内容不一致，以及得出的会议决议不一致。利用白板呈现内容则可以有效避免会议中出现类似的问题。 具体来说，白板在呈现会议讨论的内容中主要有以下4个作用。 一是突出核心内容。会议负责人可以将会议的重点内容、关键词等记录在白板上，如会议的主题。这样才能引导与会人员围绕核心内容、关键词展开讨论，能够有效避免偏离会议方向的问题出现。 二是展示内容的结构关系。前面我们提到可以用图表呈现内容，但是图表也需要借助一定的工具呈现，白板就是一个很好的呈现图表的工具。会议负责人可以借助白板呈现图表，使得与会人员可以更加直观地接收信息，提高信息的传递效率。 三是可以实时记录一些有创意的想法。在与会人员讨论的时候，会议负责人可以在白板上适时记录他们提出的较有创意的想法。这样做既可以避免遗忘一些有创意的想法，又能够表达对与会人员讨论结果的尊重，还可以进一步激发与会人员讨论的积极性。 四是引导与会人员按照既定的会议议程推进会议。管理者可以将会议议程呈现在白板上，每进行到一个环节就在白板上标记并记录相关信息，这样更有利于按照既定的会议议程推进会议。而且会议结束后，还可以利用白板上记录的议程和相关信息对会议进行回顾、复盘，巩固与会人员对会议内容的印象，突出会议价值。 （3）PPT呈现 PPT是文稿演示工具，也是工作中较为常见的可以使内容可视化的一种工具。 越来越多的会议负责人在开会的时候会使用PPT演示会议内容，因为PPT能够让会议内容更加清晰明了地呈现在与会人员面前，让与会人员能够轻松地了解会议的内容。 但是，PPT并不是将会议内容进行简单堆砌，制作一份高质量的能够对会议起到良好辅助作用的PPT应掌握以下3个技巧。 运用不同的素材。在制作PPT时，如果整页都是文字，很容易让与会人员感到索然无味，无法有效接收PPT上传递的信息。因此，制作PPT时要适当减少文字内容，尽量使用图片、图表、动画等方式呈现会议的内容，在增加与会人员兴趣的同时，也能够让PPT的内容看起来清晰易懂，提高信息的传递效率。 控制PPT的篇幅。一些会议负责人在制作PPT时，为了向与会人员展示自己的能力以及自己对会议内容的深入研究，制作的PPT篇幅过多。但高质量的PPT要求简短而精练。因为如果PPT的篇幅过多则很容易让与会人员产生疲惫感，不利于传达信息。所以，PPT的篇幅不宜过长，具体篇幅应根据会议性质、会议内容以及会议时长而定。 PPT要内容逻辑清晰，紧扣主题。高质量的PPT里所呈现的内容一定是逻辑清晰、紧扣主题的。所以，会议负责人在制作PPT时应明确会议主题，并围绕主题有逻辑地展开制作。 除了以上几点外，会议负责人要想制作出高质量的PPT，还可以…… 会前准备工作怎么做？会中有哪些运营策略？会中如何促进讨论？会议决议如何快速形成？会后如何增强执行效果？……你要想的答案，都在本书中，一本书彻底解决会议低效问题！