高效邮件工作法

作者简介

平野友朗，1974年出生，日本北海道人。筑波大学人类学系（专攻认知心理学）毕业后，曾于广告公司任职，2003年创业，现为I Communication CEO。他2013年建立日本商务邮件协会，在全国进行商务邮件培训，通过开发的培训方案，减少个人和企业的电子邮件的处理时间，提高电子邮件的业务效率。

内容简介

处理邮件迅速的人工作也高效? 正如前言中所述，迄今为止我已经翻阅修改的邮件超 过1万封。它们都包含必备的要素吗?没有容易造成误解的 措辞吧?遵循最基本的商务礼仪吗?……带着这些问题，13 年间我翻阅了职业、职务、性别、年龄各不相同的人的邮 件，从中发现了一个规律，即“处理邮件迅速的人=高效能 人士”。有人觉得这是理所当然的，然而它遵循的并不是 “处理邮件迅速一分配给邮件之外工作的时间增多一工作 进展顺利”这么简单的因果逻辑。 处理邮件需要具备几项技能。最基本的，是电脑操作 能力。对于每天要处理几十封邮件的人来说，如果只会用 “一指禅”打字，打字速度慢，处理邮件的速度也必然慢 。当然，仅仅打字神速是远远不够的，更重要的是邮件内 容的写作。没有“写作能力”和“语言能力”，就无法将 自己的意图正确地传达给收件人。 另外，阅读收到的文字(邮件)时，尽快了解内容的“ 阅读理解能力”也是必备的。而在回复邮件，以及向领导 汇报工作的时候，需要具备“概括能力”。通过邮件使工 作井然有序进行的“计划能力”，也是不可或缺的。而且 ，如果把邮件往来作为交流的一部分来考虑的话，写邮件 时应该怀有对收件人的“关心”与“考虑”。 机智的你可能已经发现了，这些都是各种商务场合需 要的能力。换言之，我们说邮件的操作中渗透了商务活动 的精髓也不为过。 其实，从一个人处理邮件的方式中，就可以真实地看 出他的商务素养。(开个玩笑，在我看来，与其通过学习能 力测试和小论文来考察新员工，不如让他写几封邮件，这 样更能了解他是否适合工作。)如此看来，处理邮件的技能 与工作的质量和效率息息相关，然而绝大多数职场人士对 此却并没有深入的认识。 为什么呢? 因为写(读)邮件是极度个人的行为，其间的技巧和功 夫别人很难看到。例如，电话沟通技巧是可以从别人那里 学习的。如果你在打电话的时候说了什么不妥的话，身边 的领导和同事可以指出来；听到别人打电话，也可以从中 参考学习语气、措辞、表达方式等。至于邮件，你几乎无 从知晓别人是在什么时机发送了什么样的内容。 此外，大部分人仅仅把邮件当作交流的工具来使用， 并没有下功夫打磨其中的技巧。这也是邮件的重要性难以 被理解的主要原因。工作能力强的人在写邮件的时候深思 熟虑、顾及全局，而那些没有把邮件当回事儿的人，恐怕 看不出其中的门道。所以，那些写邮件慢的人以及被邮件 影响到整体业务的人，反而更难发现问题。一封邮件写一 个小时，在旁人看来他确实一直在工作；因为邮件惹对方 生气了，跟领导解释说“只是因为对方偶尔心情不好罢了 ”，这好像也说得过去。这样一来，问题只会越来越难被 发现。 邮件是现在商务工作中不可或缺的一部分。尽管如此 重要，但邮件处理全靠个人技能，就像“黑匣子”。因此 ，我们必须解剖“黑匣子”，进一步剖析高效能人士与邮 件的关系。高效能人士这样写邮件1：掌握“主导权” 到目前为止，我多次提到“高效能人士”这个说法。 也许你会问：“高效能人士到底是什么样的人?”工作的快 慢是主观的判断，所以很难找到唯一的答案，但是大家身 边总会有这样的人吧：“这个人的工作总是井然有序的” ，“那个人每天准点下班，但都是把该做的工作做好了才 走的”。可以确定的是，高效能人士和做事拖延的人有明 显的区别，前者在工作中具有一种特别的意识。 实际上，在我所认识的创业者以及在培训等活动中接 触的优秀企业家身上，我能感觉到一种共通的思维。 那么，高效能人士在思考什么呢?而这又与邮件的处理 有何关系呢?为了解释这些问题，我们需要明确高效能人士 究竟是什么样子的。 *** 高效能人士最常考虑的就是工作的“主导权”。不用 说，怠慢是做不好工作的。例如销售工作，与客户接触后 ，如果后续工作没有跟上，单子一定签不下来。我初入职 场时，进入第一家公司，就是从事销售工作。当时我接洽 了很多目标客户，但是我经验不足，对于那些没有反应的 客户，便认为是对方不感兴趣，于是就气馁了，没有继续 跟进。后来我才知道，客户没有反应不是不感兴趣，可能 碰巧时机不对。即使对方没有反应，如果我能坚持联络， 结果也许会不一样。而当年的我，没有掌握工作的“主导 权”。 …… P2-5 1. 介绍了高效能人士处理邮件的5大基本法则，可同时复用到以微信、钉钉、QQ等社交软件进行商务沟通的场景。 2. 真实案例丰富，书中案例都是职场人士日常遇到的各种问题，可读性及操作性强。 3. 作者是日本商务邮件协会理事长，日常的邮件培训中已审阅修改商务邮件1万余封，权威且有话语权。