每天少干2小时(告别穷忙的时间配置指南)

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我们同26家企业、16万 员工一起进行了“高效时间 管理法”的改革试验，面对 诸多抵触、失败、困难，找 到了改革方向并取得明显成 效。本次试验，是在遵循以 下5项原则基础上进行的。 明确任务，按正确的方 法贯彻实施，再加以验证， 每一个步骤都关系到最后的 成果。保证彻底执行至关重 要。接下来，我们对执行的 方法和获取的经验进行具体 解说。 是什么夺走了你的时间 如果你想要减重，首先 你应该用体重计确认需要减 少的脂肪含量。精简工作时 间与减肥类似。在考虑如何 减少浪费之前，我们先要分 析，到底是什么浪费了我们 的时间，再采取行动。 我们对231家相关企业进 行调查，结果大相径庭。有 78％的企业，占用员工工作 时间排名前3的因素，都是 相同的：公司内部会议，占 比43％；会议资料制作，占 比14％；邮件处理，占比 11％。公司内部会议居然耗 费了员工上班时间的43％。 员工与客户交流的时间则列 在剩余的其他业务32％中。 虽说调查对象多为大型企业 ，内部协调业务较多，但会 议对时间的损耗仍然不容忽 视。 精简工作时间，将创造 出的富余时间用于投入未来 发展，才是我们努力的目标 。首先，我们从浪费时间的 前3个因素开始改变吧。 会议瘦身篇 取消耗时长且无助业绩 提高的会议 大型企业中，公司内部 会议占用员工业务时间的平 均比例为45％。在中小企业 中，这一比例为22％。根据 工作性质和类别存在差异， 大型企业的员工平均年收人 为700万日元左右，如果单 纯计算的话，基本上相当于 人均收入的人工费中有300 万日元是投到了公司内部会 议中。如果这类会议能帮助 公司创造业绩（取得收益） 倒是可以接受，若是不能则 是极大的浪费。事实上，对 231家企业进行的问卷调查 显示，多达75％的企业认为 “公司内部会议作用甚微”。 事实正是如此，企业在公司 会议上消耗了大量时间，却 鲜有成效。 在试验初期，我们首先 设定了一个“量”的目标：在 两个月内将会议时间减少8 ％。同时，设定了一个“质” 的目标：改变公司会议氛围 。也许有人会认为后者难以 把握。实际上，减少时间浪 费，开展高效的会议，公司 氛围自然会焕然一新，需要 讨论的课题也更容易找到解 决方案。量（效率）和质（ 效果）的综合改善，是我们 必须追求的终极目标。 会议划分为4种类型 具体而言，将“效率优先 ”“效果优先”的会议目标作 为横轴，特定人群参加的“ 定向型”会议和征求意见的“ 讨论型”会议列为纵轴，可 以将公司内部会议分为4类 。 （1）计划·创意 （2）教育·启蒙·激励 （3）决策 （4）信鼠其享·联络 对会议进行分类有助于 提高效率和效果。一进会议 室，就有人问“今天开会说 什么”，这种会议的存在实 在是荒谬至极。目标不明确 的会议，举行多少次也无法 获取成果。重要的是，根据 目的判断会议有无必要性。 不在合适的时间停下来思考 ，过去的不良习惯就只会延 续下去。 通过对18家企业，耗费 超过1.7万个多小时的实际 调查发现：达到目标、取得 成果的会议往往都具备以下 3大要素。 （1）明确会议目的 （2）提前共享会议议题 与流程 （3）关键人员参会 这3个元素看起来都理所 当然，然而任何一个要素的 缺失，都可能导致会议成功 率降至40％以下。如果3大 要素同时具备，成功率有可 能升至87％以上。可见会议 的提前设计和准备工作至关 重要。如果元素缺位，必然 导致时间的浪费，难以取得 成效。 P3-8