高效能人士的时间整理术

作者简介

宋云峰(笔名张鹤)，图书策划人、畅销书作家，著有多本畅销书，近期代表作品有《成功理财的16堂课》(**版累计印刷7次，已出第二版)，《我们都有拖延症》，以新鲜的创意、图文并茂的时尚形式，出版后广*读者追捧。

内容简介

我们每天都会接到数个甚至数十个电话，同时也 会打出去数个甚至数十个电 话，这些电话通常都不能像其他事务一样集中时间段 处理。尤其是来电，究竟什 么时候会铃响根本无从得知，只会随时干扰并打断我 们的工作。 做脑力工作的人通常都有这样的体会：当集中精 力做一件事情并进入工作状 态后，工作**高效，一般都能一气呵成，但是一旦 被中途打断后，往往都要经 过一段相当长的时间才能重新集中精力进入工作状态 。 在一个时间段内，几次干扰将会把工作效率降到 负状态，以及要浪费大量的时间重新调整工作状态， 可能都达不到原来的高效状态。 电话虽然给我们的生活带来了极大的便利，但它 也是一个“时间杀手”，每 天的来往电话成了浪费时间*多的一项时间杀手。为 什么会这样呢？分析起来有 以下几个原因： 1.不懂得适时结束谈话； 2.缺乏勇气打断对方的谈话，也不敢拒*接听电 话； 3.接起电话不能直接进入正题。 下面四点技巧，可以有效排除电话干扰，它们被 无数*训学员证明行之有效。 1.用明确的语言表示要终止谈话了，例如说“我 再说*后一句”，“我已经 明白了你的意思，有什么事可以下次再谈”这类语句 来向打电话的人表明你要结 束谈话了。 2.接起电话后，即设定一个时间限制。例如：“ 好的，我很愿意听听你的建议，但不要超过5分钟， 有个客人正在会客室等待我。” 3.注意避免闲谈，当正事说完之后，话题进入闲 谈后，要注意控制闲谈时间，*好不要超过3分钟， 在闲谈失去控制前就结束会谈。 4.可以约定其他时间段接听电话，例如：“我现 在不方便接听电话，你*好在下午三点左右打给我。 ”“我现在手头有急事，你可以在半个小时后打过来 。” 当然必要的时候，我们求助于其他人的帮助，帮 我们排除电话干扰。例如，可以试试下列方法： 1.让同事先接听电话，并记录电话内容。 2.使用电话录音功能，恳请对方留言，并承诺尽 快回复。 3.让特定人员负责专门接听某一特殊话题的电话 ，并记录电话内容。 当上述办法都不奏效时，反思一下是否因为你太 在乎礼貌待人，才导致了对 方滔滔不*的谈话。这边你急得要火烧眉毛了，那边 却毫无挂断电话之意。此时 态度可坚决、强硬一些，果断迅速地主动终止谈话， 挂掉电话。 如何结束电话会谈，有很多方法和技巧，我们可 以在平常的工作中多总结经验，多提炼有效的策略。 快速整理 有时打电话双方都不懂得如何结束，于是在电话 里寒暄客套个没完没了。此 时，你可以把电话看成是传递信息的工具，消息传递 完了就该结束。你可以用“我 们就这样办吧，再见”来结束通话。 与外界暂时隔离 隔离是指将自己与外界隔离开，以保证你拥有整 块的工作时间。如果你有重 要的工作要做，并且需要整块的时间，隔离也是必不 可少的一种方法，隔离可以 有效排除外界的干扰。 研究表明，如果在半天时间内集中精力做一件事 情，比分散在不同的时间段 做事的效率要高得多。如果因为被干扰不得不打断思 路，会极大地降低效率，同 时干扰容易使人厌烦，而烦躁的代价是工作效率的降 低。 专心做事时，尽量多拥有可控制时间，减少不可 控制时间。隔离的时间就是 可控制时间，隔离可以让人们*多地拥有可控制时间 ，可以按自己的意愿安排自 己的工作活动，严格地按计划行动。 管理大师德鲁克就是一个时间整理高手。他排除 干扰的方法就是：“暂时离 开工作，离开公司，让自己一个人静静独思吧！”所 以他在公司附近设了一间自 己专用的办公室。尽管他对品茶并没有特别嗜好，却 自家另辟一间喝茶的专用房 间，以便在属于自己的时间里边品茶边思考问题。 如果在工作中经常被干扰，那么，集中精力做事 就变成了一件极其艰难的过 程。这种情况下，暂时将自己与外界隔离，找个安静 的地方，用笔记本安静地工 作一段，你会发现你的工作效率**之高。 应该到哪儿找安静的地方？具体而言，与外界隔 离主要有以下几种办法： 1.关上办公室门，并将电话设置成静音，拒*一 切来客和电话。这虽然不 能**做到隔离，但也会收到良好的效果。 2.设立第二个办公室，只能由个别人知道这个办 公室。这个办公室可以是 固定的，也可以是临时的。在你需要时，你可以躲在 自己的天地里，任意遐想或 者集中精力做事。 3.如果你所就职的公司允许，你可以每周抽出一 天或两个半天呆在家里， 当然此时家里没有其他人，你安安静静地让自己呆在 一个人的天地里，做事或者 思考问题。 4.利用旅行或者度假的时间，在车上进行思考、 工作。 当然我们需要注意的是：隔离有时是要冒险的。 当你与外界隔离的时候，恰 巧领导找你有事，并且是**重要的事找你，但是却 找不到你，也打不通你的电 话，领导无疑会生气，同时也会影响工作。恰巧同事 或下属有重要的问题前来找 你，你不予接见，也可能影响工作。 在工作时间内，空出一段时间来安静独处确实很 难。对于工作时间弹性的 人、或者职位相对较高的人就容易一些。如果你安静 独处确实存在困难的话，可 以选择一个折中的办法，那就是在你的办公桌上安放 一个醒目的提示牌，说明你 在开会以及回来的时间。 当今世界，通讯发达、资讯**、信息透明，给 我们带来无限便利的同时， 也带来无限纷扰，找一个安静之所，独立思考和工作 ，就显得越来越重要了。P85-87