哈佛效率课（高效能人士的80个习惯）

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内容简介

工作环境整理术 艾薇儿在一家大型的跨国公司工作，是一个非常 聪明的女孩，很善于处理杂乱无章的工作空间。在公 司里，她帮助同事整理和布置他们办公室里的空间， 教他们用最有效的方式去利用他们的时间。 事实上，艾薇儿是在一个非常凌乱的房间里成长 的。一天，她的一个小伙伴艾丽来找她玩。当她走进 艾薇儿的房间的时候，她不相信艾薇儿竟然可以那么 乱。这让艾薇儿非常着急，也很尴尬。从此以后，艾 薇儿就开始把房间整理得井井有条。 不久之前，她和丈夫在她丈夫的表哥家借住。她 做饭的时候，经常找不到奶酪，因为奶酪总是被放在 不同的地方。于是，艾薇儿花了4个小时的时间重新把 表哥家的厨房整理了一下。 艾薇儿经常对同事说：“人们遇到的最大问题就 是觉得自己已经被压垮了。他们不相信自己可以花4个 小时的时间去收拾东西、整理办公室。没有一个人这 样去做，除非是以此为生的人。所以不要去想你需要 花费4个小时的时间去经历这个过程。你首先要做的就 是，认识到你办公室里的每一件物品都需要一个位置 来放置。从这里开始，你可以把整个事情划分为几部 分来完成。” 有时候，艾薇儿也向一些新来不久的同事介绍自 己整理工作空间的经验：“我把大量的时间投入到整 理笔记本电脑里的文件夹上。比如说，每个委托人都 有一个文件夹，而在每个文件夹里都有一个单独的文 件夹——像是建议、应交付的资料、笔记等。确切地 知道每件东西的位置，让我的工作变得很有效率，我 也因此节省了许多时间。” 哈佛时间管理项目研究人员认为，整理杂乱无章 的工作空间有利于节省工作时间，提高工作效率。 建立一个较佳的工作秩序，增加单位时间的使用 效率，合理组织工作，这既是最容易的事，也是最困 难的事。工作无序、没有条理，在乱糟糟的工作环境 中东翻西找，这意味着你的精力和时间都毫无价值地 被浪费了。我们经常看到一些学生的书包、书桌，甚 至一些高级管理人员的公文包和办公桌上，堆满了文 件、书稿、废报纸、喝剩下的半杯牛奶、折了半页角 的旧杂志，等等。在这样的环境下工作，你的工作可 能高效吗？你甚至都有理由怀疑自己是否还有工作的 心情。 高效的职员会以有条理的工作环境而给上司留下 深刻印象，从这种条理之中，上司会对他产生信任感 ，认为他做事也会一样有条理。这种信任为高效职员 开启了获得更大和更佳的工作任务之门。 办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方 面。有些人却把杂乱看作一种工作方式，他们也许认 为，在这种随意的工作环境中，自己的心情会更放松 ，重要的东西总会在大堆文件中自己浮现出来。一位 西方的老牌管理者对办公桌上堆积如山的物品提出了 精辟的解释：“这是因为我们不想忘记所有的东西。 我们把想记住的东西放在办公桌上一堆资料的顶部， 这样就可以看到它们。” 可问题在于，多数情况下东西往往会越堆越高， 桌子上的物件也会越来越杂乱无声，这种杂乱往往会 带来相反的效果——当你无法记起堆积物下层放的是 什么时，或者你要为一个项目找到所有相关资料时， 你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样，你的时间就 浪费了。 P26-27