实用写作完全指南：一本书解决71种职场与生活中的写作需求

作者简介

著者简介 作者：（加）桑德拉？E. 兰姆 桑德拉？E. 兰姆是一名编辑、技术作者和专栏作家，曾在《丹佛市邮报》和《洛基山新闻报》上撰写专栏。她成为写作指导后，先后为新闻记者与作家协会和商务沟通协会等提供写作引导。著有《私人便条》《写出恰当的词》《3000个词组：有效绩效评估》等书。 译者简介 熊亭玉，籍贯四川成都，毕业于四川大学，现为青年自由译者，译有《极简生活》《分手后，成为更好的自己》《蓝花》《发明小说的人》等书。

内容简介

第一章 入门 写作是为了达意。要达到这一目标，最好、最快的途径就是使用简洁明白的语言。这听起来非常容易，用上几个简单的原则，也确实容易做到。学会这几个原则，享受有效交流带来的好处。 要说什么 要想读者明白你的意思，第一要素就是你要知道自己想要说什么。这一点听起来挺容易，但大家往往就错在这上面。 动笔之前，从头至尾梳理一下你要表达的内容。无论你要表达的内容有多复杂，梳理一下，你的写作就会容易得多，而且写出来后，效果也好得多。无论是写作还是其他的交流形式，花时间梳理想法，绝对是最有效的准备工作。这种做法有助于培养你分析、整理的技巧。萃取信息，用简单的一句话表达出来——这就是主题信息。 一旦有了主题信息，利用本章节以下的步骤来进一步对主题信息进行展开、整理、提炼，你就能有效地表达自己的想法。 为读者而写 既然是为读者而写，那就请问一问自己这几个基本的问题： ● 我的读者是哪些人？ ● 在这一方面，我的读者已经知道了什么信息？ ● 我的读者需要了解什么信息？ ● 我的读者会有什么样的反应？他们会接纳？他们会反对？或者他们会有敌意？或者他们无所谓？ 写下几条关于读者的注意事项。这会帮助你把读者牢牢地记在心里，写作的关注点就不会有错。 例子：你要给部门雇员和公众发布公司开放日的消息。面对这两组读者、两组不同的受众，你应该写两则消息。对于部门雇员和大众，沟通的焦点和内容都不相同。你要思考的是，每一组读者是什么人，他们已经知道了什么，他们还需要知道什么。针对每一组读者的公告应该包括什么内容，你做的提要可能看起来是这样的： 公众 部门雇员 内容 场合/开放日 开放日 原因 新产品/ 背景、发展、好处等 新产品发布 地点 地点和路线指示 具体信息：哪些地方对公众开放，哪些地方对公众关闭 时间 日期和具体时间 日期和具体时间，雇员负责时段的日程表 人物 对公众开放 每位雇员的详细任务 显然，既然是两组不同的读者，你最好写两份公告。在动笔之前了解读者，这对有效交流是极其重要的。 传达信息 有效写作的秘诀在于：动笔之前，洞晓自己想要表达的内容。问自己几个基本的问题，找到核心点： ● 我需要/想要告诉读者什么？ ● 通过这一信息，我想要达成什么目标？ ● 我想要读者有什么样的反应？ ● 读者在阅读我的信息之后，我想要他们做什么？ 进一步审视自己写作的动机，明确信息的目的。问问自己，想要达成什么样的目标：你想要给读者提供消息，那你想要提供什么消息？你想要说服读者，说服他们什么呢？想要激发读者行动起来？想要给读者道歉？为了什么道歉呢？或者，是为了跟进或再次确定口头上的讨论，或者只是想生成书面记录？ 大多数时候，写作是为了提供信息或说服对方；有时是想激发读者的兴趣。此时用一点心思，有助于一语中的。用词一定要非常准确。以下的例子就是深思熟虑之后的一句话陈述： ● 我们的会计服务每月可为您节省525美元。 ● 星期四上午10点，会议在我的办公室举行。 ● 购买我们的104B型号分析器。 ● 请发给我所有关于L15型号威客除草剂的信息。 ● 我们必须重组分配制度，来获得盈利。 ● 我无法出席这一次的价值观研讨课程。 ● 我建议在新型的分析器生产线上投入520万美元。 ● 得知你的亏损，深表遗憾。 ● 这场舞会，我需要12名志愿者。 ● 这架飞机飞不起来！ ● 我们要改动午间用餐的规定，需要你的建议。 ● 我们需要雇佣40名流水线工人。 ● 你多收了我376.50美元。 ● 有了我们的650B机械加工站，明年你的公司能挣上340万美元。 精简你的核心信息，用简单准确的句子表达出来，这可以让你占领先机。接下来，你就可以稳当且有针对性地进行下面的写作步骤。一步步地做完后，你表达出来的内容就会清晰明确、言简意赅。如果不精简核心信息，整个内容肯定会失于冗长。 作为练习，在你的办公桌上随便找几条消息来读一读。看一看，每个句子的主题信息是什么？是不是应该这么说？每句话的信息清楚吗，还是被扭曲了？完全不着调？完整吗？ 现在你知道了（1）你想要说什么，（2）你交流的对象是谁，（3）你想表达的信息的要点，（4）你交流的目的是什么。你要知道，写作是一种双向对话。明白这一点，写起来就要轻松一些，效果会更好，也有助于你选择正确的语态语气。记住，写作的时候，你就是在对话。 思考过程要明确、有逻辑 你开始考虑写东西，这时脑子里是有一些想法的。你甚至还做了点笔记，这是好习惯。 你要交流什么？有逻辑地列出要点。你可以用传统的字母、数字体系，也可以用一些相互连接的圆圈这种更为意识流的方式，如右图所示。你可以把自己的想法输入电脑，也可以手写索引卡片。构思文章结构，尽可能按逻辑安排小标题，然后列出你下一级的要点，要注意：（1）保持信息的一致性，适合读者的背景，（2）以读者的思考方式来组织大纲，或者（3）按照时间顺序或发展的顺序来组织大纲。 读者需要了解什么？你想要读者了解到信息之后去做什么？以此为基础来组织思路，你会更得心应手。随时关注你要表达的核心信息，你就不会偏题。 你可以按照下面的内容来安排要点： 介绍/ 目的陈述 你为什么要写这篇东西/ 你要写什么。 背景/ 解释 使用小标题，为接下来的交流做好准备。 讨论/ 提案 陈述你的观点，给出支持和反对的论证。 概述/ 总结 总结你的要点。 呼吁行动/ 反应 呼吁行动/ 鼓动读者做出反应 写作过程中，按照事情发生的顺序或时间顺序来安排要点，有序思考。如果你要解释清楚一个程序的步骤（比如实验室的化验步骤），就得按照先后顺序来。如果写的是过去五年的销售增长，就得按照时间顺序来。如果主题本身就有顺序，就按照原本的顺序来。要用什么样的顺序来安排文章，你有如下这些选择： ● 时间 ● 演绎（从一般到特殊） ● 先后 ● 归纳（从特殊到一般） ● 空间 ● 因果关系 ● 类比 ● 重要性递增 ● 分析 ● 重要性递减 ● 区别和分类 在写作的过程中，还要考虑是否使用插图，这些插图是否能更清晰、更生动地传达你要表达的信息。 充实大纲 记住：提纲得力，下笔如有神。提纲就像是行车地图一样。一个完备的大纲，里面有信息的复杂程度、你的读者、你的工作方式，所有的一切都一目了然。还要记住：不一定要按照先后顺序来写。在写作的过程中，有些重要的步骤是来回交叉的。比如说，在列大纲的时候，你有可能先写一部分，跳到下一个步骤，然后又回到之前写过的部分。 ·人手必备的实用写作宝典，日常沟通写作的高效参考书 ·万用型实用写作指导，内容涵盖日常生活与职场工作的10大类实用写作类型 ·提供高频词语、短句，节约遣词造句的时间，让读者的实用写作更高效 ·点明必要礼仪细节，让读者的沟通更为顺畅，在人际交往和职场沟通中游刃有余