整理的艺术

作者简介

小山龙介，企业董事、法人代表，业务策划师，生存技能培训教练，学校老师，“赫曼全脑模型”推广人，演讲会主办者，日本知名畅销书作家，精通各种工作技能和生存术，是身兼数职仍能按自己的兴趣生活的整理达人。 1975年出生于日本福冈县，京都大学文学部哲学美术科美学美术史专业毕业后任职于知名广告公司；之后到美国硅谷工作，并在美国雷鸟国际管理学院取得MBA学位；回国后在日本五大电影公司之一的松竹株式会社担任制作人，并任松竹艺能株式会社事业开发室长；目前从事媒体商务与网络教育业务，致力于新业务策划咨询，并举办以创意思考术、时间管理术、学习术、整理术为主题的演讲会和研讨会。除本书外，小山龙介还著有《时间整理术》、《点子整理术》、《学习术》、iPhone HACKS等书。

内容简介

整理术04 用扫描仪将纸质文件变为电子文件 前面介绍过一种整理术，即“扔掉”打印的纸质资料。其实除了打印 资料，非电子文件的纸质资料和手写记录，我也坚决地扔掉，毫不手软。 正因如此，我的办公桌抽屉几乎全部清空了。 之所以能这么洒脱，原因其实很简单。因为我把所有资料都用扫描仪 扫描成电子版，存进了电脑。以后只要有需要，就能随时从电脑的文件夹 中找到它们。 最近市面上的扫描仪尺寸越来越精巧，即使放在办公桌上也不会占用 多大空间。我现在使用的扫描仪是富士通的ScanSnap S1500。只要按下一 个按钮，就会自动送纸，将文件扫描为PDF文档，还能自动存放到指定的 文件夹中。我在公司和家里的办公桌上都放了一台这种扫描仪。 ScanSnap自带文字识别功能，可以识别资料上的文字，并以附带文本 的PDF文档格式保存下来。这样，以后就可以用资料内的关键字进行搜索， 还可以很快建构一个资料数据库。这比从资料夹中费力寻找纸质资料更有 效率。 扫描仪的自动送纸功能十分重要。如果使用平板扫描仪，就不得不靠 人力把资料一张一张地放上去扫描。而ScanSnap这类扫描仪则能够自动送 纸扫描多张资料，ScanSnap S1500最多能自动扫描50张资料。 有了这种工具，我们就能轻松地扫描文件了。神田敏晶先生在博客中 写道，他非常希望扫描仪能再附带碎纸机功能。对于这点，我深表赞同。 资料扫描完毕后立刻自动处理掉，这简直就是“为了扔掉资料而存在的扫 描仪”。 接下来才是最重要的问题。养成这种习惯后，我们再也无须为这些资 料是否应该扫描而抓耳挠腮，总之有了资料就扫描，扫描完毕就扔掉。扫 描又不费什么时间，我们也可以将这一做法变成规矩固定下来。 手上的纸质资料是否还要使用，不到需要的时候很难判断。有些我们认 为不再需要的资料，某时某日可能忽然派上用场。但在资料去留这一问题上 ， 一般都是靠当时的判断来决定的，因此这是个难度系数极高的技术活。 尽管如此，一旦我们定下规矩，凡是资料都无一例外地扫描存档，就 可以省下因犹豫不决、摇摆不定而白白浪费掉的时间。并且，最重要的是 我们再也不需要牺牲脑细胞来作判断了。 无须判断也就意味着谁都能够轻松胜任。我想现在应该有不少人已经 拥有或者很快将拥有部下可供调遣了，这种事情你就可以放心地交给他们 去做。 “这个，按老规矩处理。”只要你简单的一句话，资料就会迅速变成 电子文件存入电脑了。 整理术05 扫描书籍，制作电子书架 只要充分挖掘扫描仪的潜能，就能实现书籍的电子化存储。购买了前 面提到的扫描仪后，你需要再买一个裁纸机。用裁纸机切掉书脊，将书本 分成一页一页的，再像扫描资料一样扫描就可以了。扫描仪的自动送纸功 能一口气就能扫描完一整本书。 我自己也尝试了一下，确实很方便。一直以来我都是用书架来存放书 籍的，真正常看的书只是寥寥数本。其实很多书籍与那些“也许总有一天 会派上用场”的资料没有任何区别，明明不怎么常看却摆放了那么多书在 架子上，无疑是对空间的浪费。但大家总觉得也许有一天能用得上，所以 扔书的时候总会有些犹豫不决。扫描使我们无须纠结于取舍去留就保存所 有书籍，的确非常便利。 通过这种方法，我把那些因书架空间不足而不得不忍痛割舍的书籍都 保存进了电脑，家里的书架也成功减负不少。 自制电子书更强大的功能是搜索。由于扫描仪可以识别文字，电子书 全都附带文本文件，因此可以进行全文搜索。打开PDF文档，输入关键词， 就能完整地搜索到相关的内容。如果你以后想引用一些内容到计划书中， 或是细细品味书中非常中意的段落，搜索起来都非常方便。 由于附带文本文件，我们也可以复制书里的文本内容。这样一来，引 用原文时就再也不用一边看书，一边打字了。这种方法能节省很多时间， 也有助于我们制作读书笔记。 这种PDF文件，我们还可以用Adobe免费提供的软件Adobe Digital Editions进行管理。这个软件里的文件排列很有书架风格，还能提示你最 近看了哪些书，将图书管理变得轻松简单。 如果有些书一定要用纸质书籍的形式保存下来，那么建议你再买一本 进行扫描。同时保存电子版和纸质书籍也不失为一种好办法。 这样，一种新的整理方法便横空出世了，这是仅靠保存纸质书籍无 法做到的。作为一个生活黑客，相信这时你一定会有一种无可比拟的成 就感。 P8-13