轻轻松松开好会

作者简介

八幡纰芦史 　　日本NPO法人国际企划协会理事长。Access BusinessConsultin9股份有限公司代表 　　◎痛恨开会的商业咨询师，因偶然的契机开发出一系列“轻松快读”的商务书籍，以短小精悍、图文并茂的文库本为代表作。 　　主要著述 　　◎“轻松快读”系列：《轻轻松松做企划》、《轻轻松松做决断》、《轻轻松松做调研》、《轻轻松松去洽谈》、《轻轻松松传达己意》 　　◎自我训练系列：《专业战略筹划》、《激活你的大脑》、《重新认识你的工作》、《训练你的逻辑》、《不推销，也大卖》 　　◎企划系列：《战略企划秘笈》、《完美的企划》 　　◎会议管理系列：《会议管理宝典》

内容简介

1 明晰会议流程图 描绘工作的流程图 在你制定会议计划的时候，请先描绘完整的工作流程图，包括这份工作 的目的是什么，工作要达成的最终目标是什么，怎样开展工作这些要在流程 图上一目了然这样你就可以宏观把握工作了之后，就会自然而然地意识到选 择开会时机的必要性 选择会议的召开时机 工作伊始，先基于宏观流程图制定执行计划工作中途，再根据进展状况 就如何解决问题展开讨论工作结束，再评价和验证成果，规划下一阶段通过 流程图宏观把握工作和发展阶段将会利于你对开什么会、何时开会做出决断 明确会议的宏观蓝图 安排好会议召开时间，将流程制图接下来，对拟召开的会议进行分析分 析项目有会议的背景、目的、目标、议题、梗概背景是截止到会前的概况； 目标是会议过后的收获；议题是为了达成目标讨论的内容；梗概是如何顺利 展开讨论的过程将这些进行分析后，便明确了会议的宏观蓝图。 2 认清开会的必要性 善用会议特点 在会议召开前夕，有一件事是你需要确认的。这就是会议的必要性。会 议的特点在于与会者在相同的时间和空间聚集和交流。如果电子邮件或分发 文件就可以解决问题的话，就没有必要开会了。众所周知，如果不开展现场 讨论，会议将是开销最大、效率最低的沟通方式。你在张罗会议前，先要问 问自己：“这个会真的有必要开吗？” 在会上展开讨论 如果开会是必要的，你就大胆地开吧。但是，如果不灵活运用会议的特 点，那会就白开了。只有与会者聚在一起，才能立即传达、立即回应、立即 决定。想要利用好这个特点就要在会议上开展讨论。如果是简单的单向传达 ，使用其他媒介手段即可。开会，就是要充分利用会议的特点展开讨论。 激发有创见的决策 开会就是要聚集人气、展开讨论。仅仅展开讨论并不能达成目标。讨论 的目的是为了做出决策。之后会议就结束了。但决策不是一开始就有的，而 是在会上由持有不同观点的与会者碰撞得出的。这就是开会的必要性。 3 准备召开会议 决定会议内容 如果有开会的价值，就可以着手准备会议了。以下是对准备全过程的概 述。会前准备可以分为3个步骤：一是决定会议内容；二是会议要素(人、物 、资金、时间、信息)的筹措；三是制作和传达议程(开会通知)。根据会议 的背景和目标，第一要务是收集必需的信息资料。在收集的资料基础上，设 置会议讨论的内容和议题。 分析会议要素 会议内容决定后，要对与会者进行分析。为了达成会议的目标，你需要 从人力资源角度分析选择哪些参加人员。此外，要对参会必要的责任进行分 配。然后要估算开会日期、开始时间、所需时间、结束时间等，在时间上进 行统筹规划，并且要制作关于会议室、版面设计、所需设备和备用品等相关 事项的清单。这样，从会议必要的“要素”这一项来看，已经万事俱备了。 当然，会议开销的预算也是必不可少的一环。 发放开会通知 接下来是制作开会通知。制作完通知需要在会前分发到与会者手中，让 与会者共享信息。会议之前，要对参加人员的出席情况进行核实，对开会场 所做预先检查。还有不可忽略的是，会议结束后要收集对本次会议评价的调 查问卷，这需要事先对评价问卷进行规范和制作。 …… P2-7