极简工作(Ⅱ打败拖延和焦虑从整理电脑开始)

作者简介

约根·库尔兹，德**喻户晓的高效办公专家。 他秉持极简工作理念，认为简洁才能带来专注和效率，他不断研究和探索务实、有效的方法，帮助职场人士去繁就简，实现高效办公。他*邀在电视、广播及众多企业中推广极简工作法，帮助数以万计的职场人士提升效率，取得优异的工作业绩。

内容简介

在你的收件箱里现在有几封邮件呢？如果少于7 封，那么你可以跳过本章；反之，我们希望你耐心地 阅读本章内容。 电子邮件**是一项了不起的发明，它适用于下 列情况： 快速联系一个或多个收件人； 在收件人离线状态下，也可传递信息； 收件人可对邮件信息再处理； 发送邮件传递信息，不会影响收件人的工作过程 。 尽管电子邮件有许多优点，但如今却有很多人将 它视为时间和精力的“掠夺者”。其实，错不在电子 邮件，并不是电子邮件本身给我们带来了这样的烦恼 。问题的关键在于，我们如何使用电子邮件。 曾经有客户来我这里咨询，告诉我这样一件事情 。他的一位同事曾通过公司内部的邮件系统销售自己 的二手自行车，所有的同事们都收到了这封恼人的邮 件。要知道，大家耗费在阅读这种无效邮件上的时间 价值，可是要比一辆破旧二手自行车的价值大得多。 这可真是够烦人的。 本章接下来的内容将会告诉大家，如何将邮件使 用频率保持在*低限度，从而专心投入到*重要的工 作中，同时大家也不会在充斥着垃圾邮件的邮箱中错 过任何重要的信息。 1.1减少收信渠道 如今人们接发信息有很多渠道，例如使用 Facebook、德国XING网、LinkedIn等在线社交平台 ，或者成为Twitter用户的关注者。但是多一条渠道 就意味着你需要花费*多的时间和精力来维护它们。 解决方案 尽可能将邮件作为线上沟通的**渠道。 这样做的好处 使用一条渠道接发信息有许多优点： 可以一目了然地在一处查找、回复全部信息，无 须登录不同的社交平台，免于过度分散精力。 可以无障碍检索全部信件往来，无须另外思考信 息来源于哪个收信渠道。 信息任你自如掌控。关闭一条社交渠道同时意味 着移除那里所存储的信息。无人能够从你那获取电脑 和服务器里的邮件及存储的数据信息。 关键技巧 如果有人通过其他渠道给你发送信息，尽可能通 过邮件回复他，并向其说明如此做的原因。 附加建议 通过电子邮箱你甚至还可以管理传真文件和电话 应答装置中的语音留言，这样一来，即使你在路上， 也可以方便查阅收听这些信息。 1.2优化邮箱设置 我与莱比锡应用技术大学合作完成的工作效率调 查研究显示：邮件程序设置不好会降低人的工作效率 。42％的*访者称因为工作*到邮件影响而倍感压力 。通过优化邮箱设置便可解决这个问题。 遵循邮件为中心工作服务的原则进行邮箱设置， 采纳以下行之有效的建议： 关闭收信的声音和图标提醒。 隐藏不重要的邮件提醒信息，例如信头完整信息 、邮件大小、邮件优先级等。 信件往来意味着发送新邮件伴随着接收新邮件。 设置你的邮箱收取那些你真正需要的邮件，摆脱收取 邮件时需要投入大量精力进行处理的困扰。 这样做的好处 你可以先发制人、*好地专注于当下的任务。除 此之外你能**清空收件箱，而无须担心引起问题， 也不必*大量邮件自动回复的困扰。工作快人一步提 高了工作效率；而一味追随别人的脚步作出回应，则 会饱*工作的困扰。P3-6