高效商务呈现和谈话的4步法

作者简介

孙长虹，**敏捷咨询师，复旦大学兼职讲师。曾先后任职上海贝尔、IBM和惠普，拥有十年以上团队、项目和产品管理经验，善于商务呈现和沟通。 达琳·布雷斯(DarleBe Price)，Well Said公司的董事长和创始人。Well Said致力于高效呈现和有效沟通的培训和咨询。达琳曾为世界各地数千名听众做演讲，辅导过半数以上《财富》100强公司的高管。她现在居住在佐治亚州的亚特兰大。 黄灵，PMP、C**、CSPO、CSP和Management 3.0课程认证讲师、敏捷教练、敏捷转型咨询师。曾供职于IBM大中华区敏捷**中心，担任过HP GDC Agile Deployment Program负责人，推动客户和企业内部组织实施敏捷转型。黄灵曾参与翻译的敏捷相关书籍有：《敏捷技能修炼》、《Scrum的可执行需求说明》。黄灵也是中国敏捷社区活跃成员之一，曾参与过2011年敏捷之旅和2012年上海Scrumgathering的组织工作。

内容简介

当我在给企业高管们做关于如何说服强硬决策者 的辅导课程时，每次开场我都会挥动一张崭新的100 美元钞票在房间里来回走动，并问学员们：“你们有 谁想得到这100美元吗？”很多人把手举起来，他们 挺直了腰板坐在椅子上，所有的眼睛都盯着这张印有 本杰明·富兰克林头像的钞票。等他们的注意力都被 吸引过来后，我接着说：“给你们30秒的时间，谁能 正确地回答我的问题，谁就能得到这100美元。我的 问题是业务呈现的*重要因素是什么？”在大家的注 视下，我设定了30秒***。很快地，那些求胜心切 、性格外向的学员喊出了他们的答案：“肢体语言！ ”“声音语调！”“职业形象！” “猜的都不错，”我回答说，“你们说的这些因 素都是成功的关键因素，但不是*重要的。”于是猜 测继续。“开场？”“结尾？…‘内容？”计时器在 嘀嘀嗒嗒地响，我鼓励大家继续猜：“想想看，在一 次成功的演讲所需要的因素里，哪个是*重要的？” 大家看起来有些疑惑了。“幽默？”我似是而非地点 了一下头，但他们看得出我的失望。“充分的准备？ ”“讲故事？”“道具？”*后几次尝试之后，30秒 计时结束的嗡嗡声响起，我把钞票放回钱包。那答案 究竟是什么？听众！ 无论你是否相信，在我20年来的数百个业务呈现 辅导项目中，能够赢得100美元的人不到10个。为什 么？人们太关注自身，而不是听众。从这些项目的听 众调查结果来看，业务呈现者*常犯的策略性错误是 没有从听众的角度去阐述，关注听众的反馈显示，这 是订单丢失、预算申请被拒*、方案被否决、请求被 拒*的首要原因。业务呈现者往往没有站在听众的立 场，即没能从决策者的角度去阐述观点。 在正常情况下，大多数人都会努力地去维持对他 人的同情和理解。人们都知道倾听和同理心对于建立 一个健康的关系来说是多么的重要。人们也知道为了 产生共鸣，必须从他人的角度来看待事物。遗憾的是 ，当人们需要做的业务呈现失败了，威胁到人们的声 誉、成功，甚至使工作岌岌可危时，个人的求生和发 展的愿望占据了**地位。突然之间，在决策者，包 括老板、公司的高层领导和客户面前，人们变得以自 我为中心了。人们希望自己风度翩翩，才思敏捷，希 望给人的感觉是自信的、可靠的和能掌控局面的。人 们渴望留下良好的印象，赢得订单，达成交易，获得 信任，得到投票，或者拿到资金。 想取得这些结果没有任何错，但关键是要意识到 ：想要业务呈现产生这样的效果，必须先关注听众， 而这些结果并不是主要目标。如果太关注自我，就会 从自身的角度，而不是听众的角度去设计和展示呈现 过程。人们选择自己想谈论的内容，制作反映自己观 点的幻灯片，自以为是地展示一些数据。但是，呈现 的首要目的是说服听众。与我共事过的那些高效的演 讲者，从刚入门的销售顾问到大公司的高管，在做业 务呈现之前他们都会问：“谁将是我的听众？” 从认识你的听众开始，弄清楚对他们而言什么是 重要的，解决他们的问题。我敢保证，你赢得的肯定 比100美元要多得多。在你的老板和同事那里，你将 赢得尊重、认可和职业发展；在你的客户和潜在客户 那里，你将赢得信任、信心，以及他们的业务。好好 想象一下那样的场景吧！ 认识你的听众：了解决策者 朱迪是一位屡获殊荣的首席信息官（CIO），服 务于某大型医院，她在认知自己的听众方面颇为厉害 。作为首席信息官，她负责管理一个高度复杂的计算 机网络，确保医院所有的系统，从药品订购系统到病 人安全保障系统，都能在这个计算机网络上正常运行 。朱迪的一个软件供应商（也是我的客户），问她是 否愿意给他们的一个潜在客户——另一家大型医院， 做一个演讲和产品演示，这家医院当时正在考虑也投 资一套这样的系统。这个交易可以给我的客户带来超 过1000万美元的利润，他们的一位**客户经理全年 的指标都指望这次交易了。朱迪邀请我一起为这个演 讲做准备。 那个重要的*子终于到来时，朱迪和她的团队做 好了充足的准备。她和那位**客户经理通过电话与 客户团队做过访谈，知道他们具体的业务挑战和主要 目标。朱迪的演讲开始了，她的目光注视着来访客户 的首席执行官（CEO）和他的下属们，叫着他们的名 字，说着感谢他们的话，热情地欢迎他们的到来。接 着她翻开一张白板纸，上面写着“你们的期望列表” ，列出了客户希望这套系统能够解决的*重要的10个 问题。朱迪跟客户确认了这些问题，与客户一起，将 这些期望进行分类，并增加了两个新的期望，然后继 续说道：“现在我已经确认了对你们而言什么是重要 的，以下是为了满足你们的需求而量身定制的演讲。 那么现在我们开始吧。” 在整个演讲和产品演示过程中，朱迪和她的演讲 团队不时提到并展示那个期望列表，阐明软件的特征 和功能是如何解决列表中的问题、满足他们的目标的 。那么，在那天结束时发生的事情就丝毫不让人觉得 奇怪了：到访的首席执行官站起来对每个人表达了谢 意，并说道：“这是我*棒的一次医院考察经历，我 们的每个疑问、遇到的所有问题，都被你们谈到了。 你们证明了这个软件的价值，它正是我们需要的。我 找不到任何理由不买这套系统。”他转向**采购经 理说：“接下来我们该怎么做呢？” P2－4