公文写作精进(笔杆子的28个锦囊)/新时代职场新技能

作者简介

薛贵辉，云南省级机关笔杆子，《公文写作32讲：从思维构思到笔法语言》《笔杆子修炼36堂课：公文写作精进之道》作者，在《秘书工作》《应用写作》《新闻与写作》杂志上发表文章数十篇。

内容简介

第一篇　讲通道理 以基本规律破解成长之困 门，先不看别的，就看他写的东西像不像。如果连样子都不像，那他一定是外行，连“1.0版”都算不上，最多只能叫“0.9版”。 拿红头文件来说，当一份文件摆在你面前，先不看内容，只看文种选择，主标题和各级标题的字体、字号、粗细设置，看正文行间距、页边距的设置，基本就知道起草者是否专业了。专业的人，这些细节都会按国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）来设置，文面整洁、规范、美观。不专业的人，到处都是问题，有的本该用“请示”，却用“报告”；有的甚至连文种都没有，如“关于某某问题的情况反馈”，要知道，公文里没有“反馈”这个文种。有的主标题用宋体，一级标题也用宋体，二级标题的序号用阿拉伯数字，凡此种种。 有时我觉得，评价公文写作者是否入门，与评判窗口服务人员是否专业是一样的道理。对于执法部门的工作人员，人们首先看他的着装和仪表；如果整齐划一、干净整洁，就觉得他是专业的；如果着装随意、衣冠不整，就是另外一种感受了。所以，初学者应该先学公文的“样子”，再学公文的“里子”。 具体建议有以下两条。 （1）看标准 把国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）找来认真研读，把其中的写作要求记熟了。这个标准是公文写作者的“行业守则”，应该有一本纸质的标准文件摆在案头，时刻对照学习。 （2）看范文 所谓规范，有“规”就有“范”。在看标准的同时，也要看范文。哪里的文件最规范呢？毫无疑问，上级党政办公厅（室）的文件最权威、最规范，尤其是中办、国办的文件。有时候，上级办公厅（室）会评选年度优秀公文，这些评选出来的文件也是非常值得参考的，不妨找几份放在案头，时不时看看，可以不看别的，就看人家的文件“长什么样子”。 我刚工作时，有幸从前辈口中获得这个“秘诀”，受益匪浅，在写作中省了不少事儿。记得那时的标准还是1999版的《国家行政机关公文格式》，托了几个人才找到。拿到手后，我认真研读，把关键要求写到笔记本上，一段时间后就烂熟于胸了。值得一提的是，2012年以前，党委系统和政府系统的公文格式是有区别的，比如纸张大小就不一样，前者用16开，后者用A4，2012年后才合为《党政机关公文格式》一个规范。这对公文写作者来说倒是好事，因为如果写作中不熟练掌握基本语法，就会语病连篇，要么搭配不当、用词不准，要么句式杂糅、过度生硬，不一而足。 （2）熟悉话语体系 公文有一套独特的话语体系，不仅有特定的词语、固定的搭配（如涉及政治和政策方面的特定称谓、规范性表述），有时还有特定的句式，比如饱受诟病的“把字句”“要字句”。问题是，公文恰恰需要这样的话语体系，所以初学者特别需要注意的一点就是，熟练运用公文语言，摒弃学生写作文的那种语言、句式和腔调。 以前听人讲过一个案例，说一位中文系毕业的大学生刚分到企业担任秘书，在写工厂全年总结时，开头这样写：“‘嘀嗒’、‘嘀嗒’，时间如白驹过隙，一年时间转瞬间消失了。这一年中，在党的改革、开放方针的指引下……”正文里还写道：“我厂面向辽阔奔腾的渤海，背靠日夜火车如梭的京津铁路大动脉，紧把着首都、天津的大门，地理位置十分重要……”我不知这是不是真的，但可以肯定的是，这种表达方式是典型的“学生腔”，“嘀嗒”“白驹过隙”“如梭”是文学语言，不是公文语言，这已经不是“顺”与“不顺”的问题了。 （3）熟稔写作技巧 刘勰在《文心雕龙·总术》里综合论证了写作方法的重要性，他说：“文场笔苑，有术有门。务先大体，鉴必穷源。乘一总万，举要治繁。思无定契，理有恒存。”翻译成白话就是，写作领域里的方法很多，首先得注意总体，认清基本写作原理，然后根据基本原理来掌握各种技巧，抓住要点来驾驭一切。文思虽没有一定规则，却有基本原理。 从实践经验来看，写作的确有方法、有技巧。比如用什么结构，如何开头、结尾、过渡，如何总结成绩、分析问题、提出措施，如何谋篇布局、运用素材，如何用数据说话等，都是“有术有门”的。如果不掌握这些技巧，写作时就会东拉西扯，东拼西凑，尽管写“像”了，语言却不“顺”。 写文章的方法很多，关于开头，有概述式、引据式、原因式、结果式、目的式、说明式等；关于结尾，也有总结式、号召式、强调式、表态式、展望式等；关于衔接，我总结了因果衔接、正反衔接、角度衔接、先后衔接、主次衔接、总分衔接、大小衔接、虚实衔接等10种；关于使用素材，我总结了5种；关于谋篇布局，我总结了5个步骤；关于使用数据，我总结了6种。这些在《笔杆子面大家都应研究一下。这20年来，为了学习我买了上百本写作书置于案头，从不同方向来学，获益良多。 （3）学逻辑 逻辑是写顺的关键，所以系统地学一学逻辑学知识是很有必要的。但也要注意，毕竟我们不是理论派，没必要做太多的理论研究，需要跳出“逻辑”学逻辑，回到写作实战上来。换言之，我们不能严格用形式逻辑的知识来定框架，而是要变通一下，把实践当中的那些“特定顺序”当成逻辑来看，因为写作的目的就是有序地把事物说清楚、讲明白，只要是便于理解的表达顺序，都是写作应该遵循的“逻辑”。从这个意义上讲，公文里常用的“逻辑”，有时间逻辑、空间逻辑、事理逻辑、递进逻辑、因果逻辑、矛盾逻辑、演绎逻辑、总分逻辑等。比如“过去、现在、将来”体现的是时间逻辑，“规划、建设、管理”和“计划、执行、检查、纠偏”体现的是事理逻辑，写作时只有遵循这样的“逻辑”，表达才会顺。 第3段（3.0版）：写得“是” 语言上写顺以后，就可进入3.0版本的修炼了，即把工作写“是”。 这里的“是”，即实事求是的“是”。这个词最先在《汉书·河间献王传》中出现，说班固赞扬汉景帝刘启的儿子刘德“修学好古，实事求是”。 什么是实事求是？ 毛泽东在《改造我们的学习》一文中说得很清楚，“‘实事’就是客观存在着的一切事物，‘是’就是客观事物的内部联系，即规律性，‘求’就是我们去研究。”实事求是是一种哲学精神、哲学态度，也是写作的基本要求，因为公文写作本身就是一个研究问题、解决问题的过程，只有这个过程客观了、科学了，抓住事物本质了，问题才能得到解决，否则格式再像、语言再顺，都没意义。 1938年10月14日，毛泽东在中共六届六中全会的报告中讲：“共产党员应是实事求是的模范，又是具有远见卓识的模范。因为只有实事求是，才能完成确定的任务；只有远见卓识，才能不失前进的方向。”我想，写作也是一样，只有实事求是，才能完成确定的任务，写出有用的稿子。古人主张：文章合为时而著，歌诗合为事而作（白居易《与元九书》），这也是我所推崇的观点。 服务领导的人参会，领导非但不会反对，还会鼓励，因为这样你更容易理解他的想法，跟上他的节奏，只要不涉密，他为什么要反对呢？ （2）多看 这里的“看”是指看文件资料。在这方面，尤其在办公室工作的同志有得天独厚的条件，他们可以接触所有单位上报的材料，只要你不偷懒，便可以先睹为快，只要你不违规，做个有心人，备份一下也是做得到的。相信只要坚持一段时间，你掌握的情况就会越来越全面，越来越及时。 （3）多跑 所谓跑，就是调研，即走出办公室，到一线去了解情况。办公室有些科室可以独立安排调研，但有些做不到。比如服务领导的科室，只要领导在，很难有独立的时间出去调研。但他们也有其他科室比不了的优势，就是“跟”领导的机会多，这其实也是调研的好机会。 （4）多记 作为一个笔杆子，没有自己的“弹药库”不行，而“弹药库”重在管理，所以，那些听来的、看来的、跑来的资料，一定要整理好，否则很容易乱。我的经验是，按单位建立文件夹，分门别类地管理。不仅如此，还要对信息、资料、数据作分析研究再加工，得出自己的分析和判断，从现象中发现规律性的东西，这样用的时候才好用，否则面对一堆“死”材料，关键时刻很难用“活”。 第4段（4.0版）：写得“通” 如果说1.0修炼的是格式，2.0修炼的是语言，3.0修炼的是工作，那4.0修炼的就是思维和格局，并且是战略思维和大格局。 司马迁在《报任安书》中说自己写《史记》的目的是“究天人之际，通古今之变，成一家之言”。我感觉，把天、地、人、事、物、古、今都搞“通”，是写作的最高境界，也是写作的终极目标。 按我的理解，这里的“通”有5个层面的内涵。 （1）人情通达 红楼迷都知道，在《红楼梦》第五回里，宁府上房有副对联：世事洞明皆学问，人情练达即文章。我觉得，这话道出了人情、世事与文章的关系，最高阶的文章就是人情练达的文章。事实上，任何工作，干到底，都是拼人性的在相互间掘出一条相通的“思想隧道”，进而找到相同的底层逻辑。这就是司马迁所说的“究天人之际，通古今之变”。古希腊哲学家亚里士多德认为：“每个系统中存在一个最基本的命题，它不能被违背或删除。”这个最基本的命题就是“第一性原理”。跨界融通就是为了探寻“第一性原理”。马克思在他所研究的每一个领域，甚至在数学领域都有独到的发现，这样的领域是很多的，而且任何一个领域他都不是浅尝辄止。他曾经密切注视电学方面的各种发现和研究进展，甚至还密切注视马赛尔·德普勒的发现。从古到今的“大手笔”都有大格局，他们博古通今、跨界融通，他们身上有浓浓的理论气质、思想气质。他们的厉害之处就在于把人情搞通了，把事理搞通了，把思维变通了，把眼界打通了，把知识融通了。 曾国藩说：古之成大事者，规模远大与综理密微，二者缺一不可。所谓“规模远大”，就是格局大。对公文写作而言，“规模远大与综理密微”同样是缺一不可的。格局决定人思考问题的时空限度、脑中能兼顾多少事情、笔下能写出多少内容。所谓“思接千载，视通万里”（刘勰《文心雕龙》），所谓“精骛八极，心游万仞”，就是大格局的体现。大家知道，三国历史上有刘备“三顾茅庐”的故事。读这个故事。可能绝大部分人的关注点都在刘备身上，认为他求贤若渴、礼贤下士。然而，我从笔杆子的角度思考，却觉得诸葛亮更值得品读，也许诸葛亮就是4.0版的大笔杆子。你想想，一个躬耕于南阳、隐居于草庐之中二十多岁的年轻人，凭什么能与刘备这样的“大领导”相坐而论，并让刘备由衷佩服呢？是诸葛亮口才好吗？也许吧，但不是根本。是诸葛亮《关于当前国内形势的分析报告》——《隆中对》写得好吗？也许吧，至少报告是战略级的。我觉得，还是因为诸葛亮有大格局，他把材料写通了。他能跳出荆州谈荆州，立足全局，综观天下大势，作出合理判断，为刘备提出“三分天下”的决策参考。他绝对是“写作大咖”（《出师表》就是见证）。 说格局可能有些抽象，说战略思维更容易理解些。什么是战略思维？战略思维就是从全局视角和长远眼光把握事物发展总体趋势和方向，客观辩证地思考和处理问题的思维。怎么修炼这种思维？我觉得应该做好以下三个方面：一是善于从全局视角谋划问题，胸怀大局、把握大势、着眼大事，找准工作切入点和着力点，因势而谋、应势而动、顺势而为。二是善于从长远眼光思考问题，深谋远虑，有远见卓识。三是善于从整体思路上把握问题，有系统观念，善于善于拿出问题的“整体解决方案”。 讲到这里，我们再回过头来看，读者在问题里说他的科长和办公室副主任已经很厉害了，仍入不了“大领导”的“法眼”，问题出在哪里？我的理解，就是他的“大领导”段位高，而他们的段位低，他们跟领导不在一个水平线上。所以，他们接下来要做的，就是对照4个阶段（版本）特征，找准自己的“段位”，苦心修炼，尽快向高阶“段位”迭代，这样才能入得了领导的“法眼”。 以上是我对笔杆子精进之路的一些体悟。需要补充的是，4个阶段（版本）要循序而进，并非说修炼低阶“段位”时可以不进行高阶“段位”的修炼。事实上，4个阶段应搭接着进行，比如修炼1.0时适当兼顾2.0和3.0，修炼2.0时兼顾3.0和4.0，这样才能适应工作需要，也才是符合实际的“进阶”方法。 《大学》开篇有这样几句话： 大学之道，在明明德，在亲民，在止于至善。知止而后有定；定而后能静；静而后能安；安而后能虑；虑而后能得。物有本末，事有终始。知所先后，则近道矣。 意思就是说，大学的宗旨在于弘扬光明正大的品德，在于使人弃旧图新，在于使人达到最完善的境界。知道应达到的境界才能够志向坚定；志向坚定才能够镇静不躁；镇静不躁才能够心安理得；心安理得才能够思虑周详；思虑周详才能够有所收获。每样东西都有根本有枝末，每件事情都有开始有终结。明白了这本末始终的道理，就接近事物发展的规律了。 那么，懂得了事物发展的规律，精进写作也就有希望了！ "■讲通道理 | 省级笔杆子20年的经验分享 ■疏通思维 | 独树一帜的系统思维“5项修炼” ■融通方法 | 提高职场写作力的“6大笔法” ■接通实践 | 精妙绝伦的“200+精选案例”"