整理的艺术

作者简介

小山龙介，1975年生于福冈县。京都大学文学部哲学科美学美术史专业毕业。曾在大型广告公司任职，随后在美国取得MBA学位。之后，成立松竹股份有限公司，他作为制作人以歌舞伎为主题成立了新事业。2010年，成立**oomconcept股份有限公司。现为名古屋商科大学大学院准教授（主讲商务模型论）、商务模式改革协会代表理事、*本能乐谣队协会理事、商务模式学会的主要负责人。拜宝生流主角方能乐师的佐野登为师，2015年参演能《土蜘》。著有《整理的艺术》系列。

内容简介

整理术01 打印的纸质资料要毫不留情地废弃 即使电脑普及程度如此之高，办公室内的纸质资料仍 然堆积如山。无论现代科技怎样发达，办公室环境依旧得 不到改善。急需的资料，纵使“寻它千百度”，也迟迟不 愿现身，相信大家都有过如此尴尬的经历，其实我也曾经 像大家一样窘迫。 但我*终找到了扭转战局的制胜法宝，可以将这些久 *不下的资料整理问题迅速歼灭，一网打尽。我的这些制 胜法宝就是接下来要和大家分享的一系列“资料整理术（ 资料HACK）”。只要充分利用这些制胜法宝，就一定能瞬 间**那些困扰大家多年的麻烦事。 解决问题需要遵循几个步骤，现在让我们来逐一了解 。首先就是“打印的纸质资料要毫不留情地废弃”。既然 是打印的纸质资料，电脑中就必然保留着原始的电子文件 。同时保留电子版和纸质版，毫无疑问是莫大的浪费，所 以开会打印的资料在会议结束后就应该迅速处理掉。 我听说，某企业在董事会结束后便将所有会上分发的 资料统统废弃。该公司的理由是，打印的纸质资料其作用 **于帮助董事们在董事会上作出经营决策，既然决策完 毕，会议结束，一切尘埃落定，那这些资料就没有存在的 意义了。对此我深表赞同，过期的资料根本没有必要再耗 费精力去保存。 但习惯是一种**可怕的东西，人们总是会惯性地将 分发的资料保存下来。这种行为并非基于理性的行为，而 是单纯地基于一种习惯：“因为我以前都是这么做的”。 要改变这种习惯，就要改变自己的思维方式，将“既然电 脑中已保存有电子文件，再保存纸质资料就是一种浪费” 这种认识实实在在地刻进自己的脑子。因此，在资料架汗 牛充栋之前，大家要毫不犹豫地将打印的纸质资料扔掉。 不过也有例外，有些打印的纸质资料确实是需要保存 的，这需要我们参考电子文件判断纸质资料的去留。 与电脑画面相比，纸质资料阅读起来的确有不可比拟 的优势。阅读纸质资料既不需要打开电脑，视野也*开阔 。商品数据及价格表之类的资料，有时需要多次确认，有 时需要立即参考，这时若是备有纸质资料就手到擒来了， **便利。 但这种情况只是例外，我们原则上还是应当毫不动摇 地坚持以“及时废弃打印的纸质资料”为判断标准，这样 才能改善办公室环境。 整理术02 用电子邮件共享、保管会议资料 尽管如此，手头只有纸质资料时，如果你也不假思索 地扔掉，一点都不保存，以后还要用的时候，可能就会很 麻烦。解决办法很简单，只要你拜托一下同事“我想共享 会议资料，能不能把电子版的用邮件发给我？”，就可以 了。 现代人已经越来越习惯用电子邮件共享信息和资料了 ，所以你**可以拜托别人不要提供纸质资料，而是把电 子版发给你。这样做一点都不失礼，而且收到的电子文件 不仅便于保存，还能立刻转发给其他人共享，简直是一石