文具@高效率（办公室文具活用术）

作者简介

美崎荣一郎，1971年出生于日本横滨，在大阪长大。大阪府立大学工学研究所毕业后，一直在花王株式会社任职，开发设计的产品涉及领域广泛。 在私人活动方面，多次举办面向社会人士的读书会与交流会，组成了一个广阔的社会联系网，被NHK等多家电视台以及报刊等报道。因其在各行各业均拥有丰富的人脉资源而被大家称为“超级上班族”。 他认为，让工作顺利进行的关键在于工作的记录方法，也就是笔记本的使用方法。曾尝试过多种笔记法，并且以实际工作经验为基础予以改良，不断探索直至本书出版。活用实物笔记本与数字化产品相结合的笔记方法，是他成功的源泉，更使其成为活跃于日本社会的职场成功人士的典范。

内容简介

01 文件夹整理技巧?让文件不再堆积如山 文件夹是整理文件时不可缺少的工具。商务文件一般都是A4大小的，所 以有很多人都使用A4文件夹来整理保存。虽然文件夹是大家都非常熟悉的工 具，但是我们却会常常弄错它的用法。因此，首先为大家介绍文件夹的使用 方法。 一般情况下，我们使用文件夹是为了整理资料，不让信息摆放得零乱无 章，或是为了妥善保存重要文件，避免出现折角情况。这样的业务流程往往 容易引起工作上的不便。 为了避免带来工作上的不便，在使用文件夹整理文件时，应该按照“不 同项目”、“不同案件”分开整理。为A项目准备A文件夹，为B项目准备B文 件夹。技巧就在于：绝对不要将不同项目的资料放入同一个文件夹之内。 应该有不少人都试过以上所说的方法吧。实际上，绝大多数的人都会遇 到这样的情况：文件夹不断分类，数量不断增多，渐渐堆积成山，最终导致 工作无法顺利展开。也许连文件自身都在呼喊着“要这样堆到什么时候”。 信息不是用来储存(保管)的，而是应该让它流动起来(处理)。只有灵活 利用了，信息才有价值，仅仅整理是毫无意义的。正因为使用文件夹能妥善 地保存文件，本来应该流动利用的文件往往会在不知不觉中被储存了起来， 这是我们必须要注意的地方。 一般来说，有以下两种方法：根据“待处理”、“已处理”、“保管” 等工作阶段区分文件的分类方法和按日期区分的时间系列保管方法。但是， 对一般人来说，采取这两种方法非但不能充分利用信息，反而会导致文件不 断堆积。 在此，我们建议大家考虑“流动文件夹”。这是一种根据自己能处理的 工作量来决定文件夹数量的方法。 以我自己为例来说，我都是将能流动管理的文件的数量设定为10个。因 此，当前工作所用的文件夹也就只有10个。 有新文件(工作)出现的时候，如果不处理好已有文件夹的工作的话，就 不能将新工作加入文件夹之内。这样一来就变成文件夹的数量决定自己可以 处理的工作量。 比方说，假设现在已有10个文件，又新增了第11个文件，这时你就需要 决定优先处理哪个，哪个文件暂缓，“不作处理”。若是都决定延缓或是保 留的话，文件夹就会不断增多，信息也只会不断堆积储存，工作得不到有效 处理，最终变得杂乱无章。 如果要将文件严密分类的话，必定会出现界限不明确的文件。若是设定 详细的规则，就只会变得越来越麻烦，直到无法继续下去。为了避免出现这 样的情况，一开始就设定好能流动处理的数量，之后再根据情况进行调节， 尽量不要超出这个数，这样的方法既简单又实用。 假如已经堆积了八、九个文件，你就会开始着急，如果不赶快处理的话 ，就无法着手新的工作。这样一来，工作效率也会自然而然地提高。也就是 说，比起费时间分类、整理工作和文件，还不如集中处理眼前的工作。 若是保存文件的话，不管有多少个文件夹都没关系。不过若是处理文件 的话，绝对不能让流动文件夹的数量超过自己能处理的工作量。要设定几个 流动文件夹是你必须好好考虑的问题。 一般来说，什么类型的文件夹都可以拿来使用。不过，对于需要与大量 的纸质资料打交道的人来说，选择“超硬文件夹(带插袋)”作为流动文件夹 十分方便，因为这种文件夹插袋比较大，而且结实耐用。 如果是一般的文件夹的话，不仅容纳的纸张有限，勉强塞进去的话，接 口处还会渐渐裂开。然而，换成超硬文件夹的话，附带有10厘米左右的插袋 ，整理汇总的文件也能放得进去。不过，虽然一个文件夹能收纳大量的资料 ，但是不要忘记快速处理文件的诀窍在于绝不将不同工作混杂在一起。 再重复一次，清楚意识收入文件夹中的文件是要流动利用还是要堆积储 存，是非常关键的。千万不要被文件夹可以用来收集保存的表象蒙蔽了。 在不经意之间，文件夹常常被用于保管储存资料，数量不断增多。为了 避免发生这样的情况，最好有意识地将储存和流动利用分开。流动利用的情 况下，就使用“流动文件夹”来限定数量，从而避免发生工作停滞的情况。 02 使用文件夹完成工作的一元管理 在工作管理上，文件夹是我们最熟悉而且很便宜的工具，对每一个人来 说都不陌生。因此，在这里为大家介绍几种灵活使用文件夹的小技巧。 设定文件夹的数量，以项目为单位进行管理的时候，若是能贴上临时标 签就十分方便了。反正是流动使用的文件，活用手边的便笺条充当标签就可 以了。拿起随处可见的“便利贴”就可以体验一下了。 要点在于，不要将便笺条直接贴到文件夹封面上，而是要贴到文件夹的 内侧。在便笺条的背面，即边缘处粘着胶的那一面上写字，再贴到文件夹的 内侧。这样的话，即使有几个文件夹叠放在一起，或是放在包里，便笺条也 不会因为摩擦而受损或者脱落。 如果使用的不是普通的便笺条，而是“藏点标签”之类可以当做标签来 粘贴的便笺的话，由于整个背面都涂着胶，所以也可以直接贴在文件夹上面 。这样的话，即使贴着标签直接塞入包中，也不会因为和文件之间的摩擦而 脱落。 如果你经常有一些繁杂的任务，可以列出一个待处理任务的列表。不过 ，还有一个更简单的办法，那就是将需要做的事情写在便笺条上。这时的便 笺不要贴在文件的纸张上，而是贴在按照不同项目整理出来的文件夹上。 这样做的话，文件所需要的资料和需要处理的任务就实现了一元化，通 过文件夹就可以轻松完成对整个工作情况的管理。由于资料和需要处理的任 务实现了一体化，即使随身携带也不会出现资料散失的情况，而且对于现在 应该做什么也是一目了然。 再给大家介绍一个小绝技，在和客户洽谈时，还可以将文件夹拿来充当 白板使用。如果使用“简易白板记号笔”在文件夹上写字的话，用手指或者 面巾纸就能轻松擦掉。 开自由讨论会议时，我们会借助图表来向大家解释说明。这种情况下， 也许你不想打开自己的笔记本来写，也不好意思请对方来写。但是如果你是 写在文件夹上的话，不管写了多少都能轻松擦掉，你就可以毫无拘束地传达 自己的想法了。 不同的文件夹管理不同项目的资料，而且必要的任务和构思思路也以书 写在便笺上的形式与之融为一体。与客户洽谈时，还可以用来充当白板。是 的，只需要携带一个文件夹，你就可以将它灵活运用于各种用途。对我来说 ，文件夹是充满潜力的、必不可少的工具。 P2-9