麦肯锡写作技巧

作者简介

"照屋华子，毕业于东京大学文学部社会学系，曾先后在伊势丹公司内宣部、麦肯锡管理顾问公司（McKinsey & Company）任职。在日本麦肯锡公司主要负责编辑提供给客户的顾问提案及报告，并针对文书逻辑结构与日语表达提出改进意见。 独立创业后，致力于开发逻辑沟通技巧，主办多场以逻辑思考为基础、以简洁清晰地写作、表达为主题的研讨会。此外，还担任经营管理顾问，以商务领域为中心从事编辑服务工作。 目前，担任日本商业突破大学（business Breakthrough University）研究生院教授、首都大学东京研究生院社会科学研究科（管理学专业）客座讲师。著有《麦肯锡逻辑思考法》《逻辑思维训练手册》。 "

内容简介

" 第1章 构思的准备 B科长对我吐槽自己的部下说：“A君对待工作的态度非常积极，但他总是把握不住重点，这个也要调查，那个也要研究。结果，他写出来的报告就像流水账，完全是堆砌资料，能够吸引人注意的亮点则少之又少。这种工作状态就是浪费时间和精力，长此以往，他必将一事无成”。 不满于B科长的A君对我吐槽说：“B科长下达的命令总是很含糊， 令人难以把握重点。比如他要求我写一篇关于拓展新渠道的报告，这种范围过大的题目会令人感到困惑，不知道应该如何总结……也不知道这个报告完成后能用到什么地方……但是，我又不得不硬着头皮去写，必须在截止期限前交稿，因此我只能与海量的资料进行艰苦的 斗争”。 每当我向商务人士询问“在日常业务中编写文书时令你感到困惑的事情有哪些”时，我总能听到上述声音。这些发言背后蕴含的意义是非常深刻的，与我们在编写文书时常常陷入的误区紧密相关。这个误区往往发生在掌握逻辑清晰、简单易懂的逻辑思考方法之前，也就是熟练掌握语言表达技巧之前。那么，这个误区究竟是指什么呢？我们又该如何避免深陷其中呢？我们应该先从这里入手思考问题。 1.理解商务活动中“写作”的真正内涵 写作的目的 当你开始构思文书时，无论如何，你最先要明确的都是接下来自己希望通过编写文书实现怎样的沟通交流效果。在这种情况下，你可以按照如图1-1所示的流程进行设想。既然是商务交流，不管看起来多么复杂棘手的报告、方案、请示或指示，全部可以按照“信息传递方（作者）”“信息接收方（读者）”“主题”“回答”“期待的反应”这五个基本要素进行梳理。 在编写文书的过程中，必然存在作为信息传递方的作者，以及作为信息接收方的读者。 处于作者和读者之间的是接下来要编写文书的“主题”。这些主题有的是规定好的，比如“要求写关于拓展新渠道的报告”或者“要求写关于提升×产品市场占有率的报告”；有的则是由作者自主选择的， 比如在提出建议和需求时，常常需要自主命题。 “回答”是针对主题的说明和论述。如果是报告的话，“回答”就是报告的内容；如果是方案的话，“回答”就是方案的内容；如果是需求文档的话，“回答”就是需求文档的内容。像上文开头部分提到的A君那样，为编写文书而苦恼不已的人，大多都是直奔主题的，非常想弄清在“回答”这部分应该写些什么，又应该如何总结“回答”。 确实，“回答”是非常重要的。但是，写文章的目的是仅仅对外传递出“回答”的内容吗？事实并非如此。在通过商务文书沟通时，如果作者只满足于向信息接收方表达出“回答”的内容，往往是难以推进工作的。在展示“回答”的基础上，作者还应该向信息接收方明确展示出自己希望对方做的事情，并引导对方做出应该做的反应，这样才能推动工作顺利进行。这种作者希望对方做出的反应就是“期待的反应”。 如果是给上司写报告，我们希望上司读了报告之后做出的判断是“好的，就按照报告的应对措施尽快执行”。如果是给客户写方案，我们希望读了方案之后的客户能够提出下次沟通的邀请，比如“下次请就这个新服务的特色进行详细说明”。如上所述，对方身上肯定有我们希望其做出的反应。我们在工作中编写文书，就是为了激发出这种反应。可以说，引导对方做出“期待的反应”才是商务写作的最终目的。 开始写作前容易出现的陷阱 我将从沟通设计的中心、主题和期待的反应开始阐释。接下来，我将结合沟通机制，对前文A君和B科长之间的案例进行分析。对照图1-1，我们可以发现A君和B科长陷入了两个误区。 第一个误区是对“主题”，也就是应该写什么的认识模糊不清。面对“拓展新渠道”这个不是很明确的主题，A君必然会感到苦恼。如果A君不能对B科长提出的这一空泛的主题进行细化，就难以给出自己的 “回答”。 第二个误区是对“期待的反应”，也就是为了什么写报告缺乏掌控。A君自己也不清楚，希望读了报告后的B科长给出怎样的回应。因为B科长下达的命令本身就是模糊的，所以接到命令的A君也不清楚自己期待B科长读了报告后会做出怎样的反应，只是为如何汇总“回答” 而绞尽脑汁。 不难想象，在陷入这两个误区的同时，工作积极负责的A君必然会全力以赴地采取行动，并在截止期限之前总结出一些内容，向B科长提交报告。实际上，在陷入“主题不清”和“期待的反应模糊”这两个误区后，如果我们还一味追求给出“回答”，往往会造成一系列误解。这也是A君写出来的东西晦涩难懂的原因。然而，在这种状态下，如果A君将写出报告本身当成是最终目的，就会导致“写出来的报告就像流水账，完全是堆砌资料，能够吸引人注意的亮点则少之又少……”。 “主题、期待的反应、作者、读者”，换句话说，“写什么、为了什么写、谁写、写给谁”这四大要素是撰写文书的基础。在本书中， 我将这四大要素称为“沟通设计”。在为“‘回答’中应该包含哪些内容？”“应该如何组织‘回答’？”之类的问题而感到痛苦纠结之前，信息传递方应该做的事情是围绕“主题”和“期待的反应”，认真细致地确认“沟通设计”。 2.对沟通设计进行确认 那么，对沟通设计进行确认的依据是什么呢？下面，我将结合图1-1，对确认沟通设计的关键进行分析。 我将从沟通设计的中心、主题和期待的反应开始阐释。 对主题进行确认——可以替换为多少个、什么样的“问题” 人们往往会选择“关于客户投诉的报告”“关于提高×产品市场占有率的报告”之类的内容作为商务文书的主题。但是，这种“关于××”的表达方式却别有深意。这是因为我们并不清楚关于投诉和× 产品到底应该写些什么，对此，我们需要明确具体主题。为了实现这一目标，我们可以试着将主题替换为应该向对方回答的“问题”。 当然，不同的文书，“问题”的内容也千差万别。那么，如果粗略进行分类，“问题”究竟可以分为多少类呢？在商务领域，以“关于提高×产品市场占有率的报告”为例，在这一主题下，最终往往需要说明提高×产品市场占有率的策略或者进一步提升销售额的策略。在阐述这些策略时，大体可以包括三类问题，分别是“现状究竟如何”“面临的课题是什么”“应该采取的措施是什么”。 下面，我将结合这三类问题，以“关于提高×产品市场占有率的报告”这一主题为例，具体进行分析。 【问题】 【回答】 问题① “×产品市场占有率的现 状如何？” → “现状是……” 问题② “导致×产品市场占有率 低迷的原因是什么？” → “原因是……” 问题③ “可以提高×产品市场占 有率的方法是什么？” → “提高×产品市场占有率 的方法是……” 问题①的回答是针对“×产品市场占有率现状”的说明。问题② 的回答是作者对“×产品市场占有率低迷”这一现象暗含哪些原因的思考，可以说是作者对原因的认知。问题③的回答是用来提高×产品市场占有率的具体措施。 再举一个例子，比如你在接到客户Y公司的投诉后，需要写邮件向上司汇报情况。可以结合上文提到的三类“问题”，试着将这一主题替换成“问题”。 【问题】 【回答】 “到底发生了什么事？” → “实际发生的情况是……” “客户的诉求是什么？” → “客户的诉求是……” “导致投诉的原因是什么？” → “目前存在的问题是……” “应该采取的应对措施是什么？” → “应该采取的应对措施是……” 在这个例子中，我们可以将“现状究竟如何？”这一问题，分为“到底发生了什么？”和“客户的诉求是什么？”两个问题。 这样一来，如果我们将主题替换为“问题”，首先，我们需要意识到的可能就是自己要做的并不是完成想写的或者是能写的内容，而是“针对‘问题’进行回答”；其次，通过将主题替换成“问题”，我们可以明确应该提前准备多少种回答，以及应该着眼哪个“问题”进行准备。当然，正如“×产品的现状报告”那样，在有些案例中，我们从开始就要聚焦主题，应该回答的问题只有“×产品的现状如何？”一个问题。与之相对，正如上文内容所述，有些案例需要将主题替换为多个“问题”。在这种情况下，如果能对期待的反应、作者（信息传递方）和读者（信息接收方）进行确认，就可以真正明确究竟哪个“问题”是特别重要的。 " "1.麦肯锡沟通顾问照屋华子详解麦肯锡精英使用的“写作宝典”； 2. 6个步骤，从构思到表达，阐释商务写作要点，方案、报告、委托书……适用于各类商务文书； 3. 2种逻辑模型应对不同情况，一学就会；50篇例文，对比修改效果，一看就懂； "