时间管理(充分利用一年的8760个小时)

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80/20法则：花最少的力 气，取得最大的效果 意大利经济学家帕累托 在研究19世纪英国的财富 和收益模式时发现，财富 在人口分配中存在着极大 的不平衡，其中80%的财 富都流入到20%的人手里 ，而且这种现象在不同时 期或不同国家都普遍存在 。于是帕累托认为，在人 类活动中，原因和结果、 投入与产出、付出与回报 之间存在一种内在的失衡 ，这就是80/20法则，也叫 帕累托法则。 80/20法则应用到日常生 活中的分配比例不一定如 此准确，但对于商业活动 、管理活动和个人工作方 面来说，具有重要意义。 对于企业来说，80%的营 业额通常来自20%企业产 品或销售渠道；80%的利 润往往来自20%的客户； 对个人来说，80%的时间 被用来处理无关紧要的琐 事，只有20%的时间才是 真正高效的。 在我们的日常工作中， 80/20法则同样具有特别的 价值。我们要把注意力和 时间集中在具有关键效果 的重要事情上，掌握了这 20%，就掌握了另外的 80%。 潘妮大学毕业后，应聘 到一家企业做总经理助理 。总经理向她介绍了公司 的情况和现状，并且交给 她两件事情，一件是解决 公司资金周转问题，另一 件是处理员工日常供给问 题。 潘妮心想，解决公司资 金周转虽然重要，但不是 十分紧急，解决员工的日 常所需不重要但紧急，那 就哪个紧急先处理哪个吧 。但是公司琐事太多了， 每天都有人来找她反映问 题而且看起来都很着急。 她不得不在各个部门间跑 来跑去，把时间几乎都用 在处理日常琐事上。当总 经理问她另一项工作进展 时，她才想起来把最重要 的事情给忘了。总经理认 为潘妮不善于分配和管理 自己的工作时间，以不适 合助理这项工作为由将她 辞退了。 在职场上，像潘妮这样 不会管理自己时间的人很 多，他们不明白，处理工 作中的事情有一个重要原 则，那就是先处理最重要 的工作，而不是紧急但不 重要的工作。那么，我们 如何应用80/20法则来帮助 我们利用20%的时间抓住 80%的要事呢?我们可以用 时间象限法。 第一象限：重要且紧急 的事。主要分两种情况， 一种是突发性的重要工作 ，如领导突然指派某个员 工去拜访重要客户；还有 一种是原本属于第二象限 ，因为没及时处理，转到 第一象限的。 第二象限：重要但不紧 急的事。比如，年终总结 、工作计划、项目计划书 ，等等。 第三象限：不重要但紧 急的事。主要是日常琐事 ，如接听来电、处理客户 投诉等。 第四象限：不重要且不 紧急的事。这类事情现在 或将来做不做，不会对自 己的工作产生较大的影响 ，如浏览新闻、看电视、 找朋友聊天等。 我们可以把工作任务进 行分类，把它们划分到不 同的象限里，然后按照紧 急和重要程度分别处理。 对于我们来说，要把20% 的时间投入到第一象限和 第二象限中，完成80%的 要事，剩下的时间再考虑 处理第三象限的事情，如 果还有时间，再考虑那些 不重要且不紧急的事吧。 P1-3