做最好的秘书(秘书职业一本通)

作者简介

廖金泽 中国**秘书训练专家，长期从事秘书规范、公务礼仪等方面的研究，为多地企业、机关、团体训练数万名在职秘书和**公务员，已出版《秘书职业标；隹大全》、《现代秘书实用丛书》、《**秘书考试指南》等30多部专著，是秘书届*具影响力的**专家，被媒体誉为“中国秘书训练**人”。

内容简介

秘书名称 “秘书”这个词在中国出现，*早是在汉朝，当 时秘藏于皇宫内的各类书籍称 之为“秘书”，也就是**的图书。后来这个词逐渐 演变成为一种职称，东汉时期， **设立专门的“秘书监”来管理这些图书，这个职 务便相当于现在的**图书馆 馆长。魏晋南北朝时期，**设“秘书丞”与“秘书 郎”，进一步将这种职称作为 一类文官的官衔。再后来， “秘书”这个词就演变 成为在领导身边协助处理各类文 字工作和*常事务工作并带有些保密性质的助手的统 称。 有趣的是，西方社会的“秘书”这个词来源于拉 丁语，其本意也是“可靠的职 员”。由此可见，古今中外对秘书职业定位的理解是 **一致的。 秘书分类 秘书是指那些在**机关与企***里从事各 项事务性工作的专业人士。按 功能区分，可分为机关秘书、企业秘书、商务秘书、 公司秘书四种。 1，机关秘书 为领导收集资料、起*文件、处理函电、接待来 访、记录信息、传递信息、安 排会议、代办*常事务、办理会务、负责考勤、保管 资料及档案印信，联系相关职 能部门，协调单位内外关系等。 机关秘书的工作偏重于行政。 2，企业秘书 协助上司处理企业内部事务、接待客户、处理函 电、管理人事、负责考勤、保 管资料及档案印信、招聘和培训雇员、安排上司*程 、对外联系、对内协调、办理 会务、起*文件等。 企业秘书的工作侧重于管理。 3，商务秘书 协助上司处理商业性事务、洽谈业务、起*合同 、联络客户、考察项目、收发 函电、办理业务等。 商务秘书的工作着重于经营。 4，公司秘书 一般职能是处理*常行政事务，特殊职能是接* 董事会委托，参与公司决策、 监督公司运作、披露公司信息。 公司秘书是现代企业制度中一个法定职位和特定 职称。 秘书作用 单位规模的大小决定着秘书的职能。 在大公司里，秘书是上司的工作助手，替上司处 理一些*常事务，为其分担工 作压力，并且做一些联络与沟通的工作，并不参与内 部人事管理。 在中小企业里，秘书犹如企业的管家，几乎包揽 了企业内部管理与外部联络的 所有事务性工作。 在**机构，秘书的职责是保障政令畅通；而在 企业，秘书的职责是保障运作 顺利。 秘书这个职务，意味着承担*多的责任，发挥着 *重要的作用。这是因为在* 常运作中，秘书作为一个把握全局的管理者和具体事 务的处理者，作为连接决策者 和执行者之间的关键环节，协助上司处理各项相关事 务，按照上司的要求，根据上 司的思路，完成上司交代的任务，并且以自己丰富的 工作经验和综合能力，协助上 司思考，帮助上司决策，代理上司工作。 秘书职责 职责是指职务必须担负的责任，权限是指职权能 够控制的范围。除了具体业务 之外，单位内所有事务性的工作都应由秘书负责，由 其设定程序与标准，并且独立 或与他人合作完成。 秘书的职责既表现在对事务的处理。也表现在运 作过程中对所有环节进行链 接，对所有空隙进行弥补，对所有差错进行修复，对 所有状态进行控制。 传统意义的秘书职责只是一些标准程序的对应， 而现代意义的秘书职责则是特 殊作用的发挥。 也许用这样一句话来解释秘书的职责*为恰当， 那就是发现问题，解决问题， 无论问题是否与秘书有关。 基本职责 **，负责制订单位各项制度并予以实施。 第二，负责起*及打印各类文件，报经上司审阅 签发后分送有关部门落实与执 行。 第三，负责起*及打印各类函电，报经上司审阅 签发后进行处理。 第四，负责利用各种技术手段维持单位信息畅通 和信息的搜集、整理、归档及 利用。 第五，负责安排各类会议，准备资料，做会议记 录或主持会议，并且整理会议 纪要，做好会议接待。 第六，负责办公室内的*常接待及函电文件的处 理。 第七，负责处理单位的公共关系和外联事务。 第八，负责选择和采购办公用品及办公设备。 第九，负责办公室环境整洁与内部安全。 第十，负责监督单位内各部门落实各项行政制度 与管理制度。 第十一，协助上司处理其交办的事务。 代理职责 **，在上司授权下，负责审核有关文件资料， 并签署意见。 第二，在上司授权下，负责出具有关证明，并使 用单位印信，做好登记。 第三，在上司授权下，负责上司外出期间的单位 内*常管理工作，并对授权范 围内的事做出自己的处置。 第四，在上司外出期间，对超出授权范围的事情 及时向上司汇报，根据上司的 指示进行处理。 第五，在上司授权下，审核各类合同并做出正确 的处理。 第六，在上司授权下，协调与平衡单位内各部门 之间的工作关系。 特别职责 **，根据单位规模及上司要求，兼管人力资源 。 第二，负责制订单位组织架构、运作流程、岗位 设置、任职资格、职业标准、 考核方法、薪酬待遇。 第三，负责员工的招聘、培训、劳动合同、社保 手续等工作的办理。 第四，负责员工的劳动人事、考勤汇总、工薪管 理、员工教育、职位调动、人 员调整、工薪调整、福利事务等*常管理工作。 第五，负责员工档案资料的登记、审核和保管。 第六，负责员工的后勤管理。 第七，负责妥善处理劳资关系。 第八，负责制订并且实施员工培训计划，根据单 位发展需要选择培训内容，建 立考核档案。制订考核标准。 从上述三种职责的内容可以发现，它们彼此的工 作范围虽有不同，工作重点各 有侧重，但其实质都是一样的，那就是协助上司，分 工管理。 对秘书而言，重要的不是去区分什么是分内，什 么是分外，而是一视同仁地积 极对待，在清楚界定内充分发挥作用，在逾越权限时 妥善处理。目的只有一个，就 是把事情做好。P2-4