现代公文写作与处理最新规范观念技巧（修订本）/中国写作学会公文写作专业委员会精品公

作者简介

作者：叶黔达，四川行政学院原秘书长兼研究生部主任、教授，中共四川省委党校（四川行政学院）领导干部培训与考试中心原首席顾问，中国公文写作研究会顾问（原副会长）。主研方向：公文学、秘书学、公务员考试学等。

内容简介

第一编 公文概说 怎样理解公文的概念和含义？怎样全面把握公文的特点？怎样对公文分类？这些问题应该是公文学研究的逻辑起点和基本常识。可是长期以来，对这些概念、问题的认识和诠释都有一定的分歧。本编将根据有关法规和规范性文件的规定，结合作者长期从事公文写作、研究、教学的体会，博采众长，从全新的视角来诠释这些基本知识。 第一章 公文写作特点的研究 长期以来，不少人在研究公文的写作特点时，往往是着重阐述公文即写作载体文章的特点。这对把握公文写作规律是重要的，但它毕竟只局限于文章学的范畴，显然是不够全面的。公文写作是一项系统的、复杂的精神劳动，整个写作活动要顺利完成，要收到好的效果，势必涉及写作活动诸多因素、诸多方面的协调配合。要研究公文的写作特点和规律，就必须研究并把握公文写作主体(即发文者)、客体(即公文内容涉及的社会生活)、受体(即受文对象)和载体(即公文本身)的各自特点。本章将从不同侧面分析这些特点。 一、公文概念研究 涉及公文概念，自然关乎应用文、文书、文件等多个概念。 (一)什么是文书 从原始的、广泛的意义上说，文书是人类在社会实践中记录、传达某种思想、意图时所形成的文字材料。从这一角度理解，一切文字材料都可称为文书，这显然失之宽泛，本书不用此说。从文书学、应用写作学的角度来说，文书就是应用文。它是机关、团体、企事业单位和个人在日常工作、生产、学习和生活中，办理公私事务所使用的、具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字材料。 文书是信息传递的一种重要载体、一种基本工具、一种稳定形式。 文书可分为公文和私人文书两大类。公文指机关、团体、单位处理公务所使用的应用文书，也称为公务文书、机关应用文；私人文书则是个人、家庭在私人活动中使用的应用文书，即私人应用文，如书信、自传、日记、契约、遗嘱等。 值得注意的是，应用文的绝大多数文种能够明确地区分出属公文还是私人文书，但也有少数应用文难以从文种上断定是公文还是私人文书。例如启事，若是以单位名义发出的，是公文；若是以个人名义写的，则是私人文书了。这得从作者的属性来断定，而不能简单划一地按文种区分。 (二)什么是公文、文件 公文是党政机关、人民团体、企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的过程中所形成的，按照规定程序办理并在法定的范围内使用的，具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规、规章或管理规章，施行行政措施和领导管理职能，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要手段和工具。 人们又常把公文称作文件，文件可以从广义和狭义两个角度来理解。广义的文件包括公务文件和私人文件，实质上就是文书的别称。本书不采用此说。 狭义的文件即指公文。从这个角度上来理解，文件就是公文，只不过不同场合用法不同。一是在泛指或使用集合说法时，一般用“公文”；而在具体指称公文即专指时，一般不说“公文”而说“文件”。如“公文写作学”“公文培训班”，一般不称为“文件写作学”“文件培训班”；而“一份文件”“贯彻×号文件精神”，一般也不称为“一份公文”“贯彻×号公文精神”。二是在口头表达时，习惯上都说“文件”而不说“公文”。如“学习文件”“红头文件”“去领文件”，其中“文件”一般不称为“公文”。 值得注意的是，随着社会的进步和科学技术的发展，例如“三资”企业、个体企业、个体文化教育事业单位的不断增加，信息载体物质材料的变化(如磁带、胶片、照片的广泛应用)，“公文”“文书”的内涵也将发生变化。这已不是本书所要论及的了。 （三）关于“法定公文”的提法 当前，一些党政机关办公厅（室）、有的专家学者，把《公文条例》规定的15种常用公文称为法定公文，甚至规定正式文件只能使用这些文种，否则要拒收退文。这种说法、做法都是不对的。 因为第一，从《公文条例》规定来看。《公文条例》对决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要这15种公文，明确规定为党政机关的“主要公文种类”，而不是“全部”公文种类。这也就说明，按照《公文条例》规定，除这15种主要公文之外，党政机关从工作实际出发，有时还可以用到其他“非主要”（甚至是特定行业、特定工作按照有关法律规定和工作需要的主要的）公文种类。 第二，从法律层面来看。《公文条例》虽然是党政机关处理公文的最重要的指令性规定和依据，但它不是唯一的、更不是最高层面的办文依据。《公文条例》于党内是中央党内法规，于政府是行政规章。在《公文条例》之外，还有一系列法律法规对公文文种作出了规定，他们的法律效力，多在《公文条例》之上。 例如：《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国国务院组织法》《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》《中华人民共和国立法法》《行政法规制定程序条例》《规章制定程序条例》规定使用的条例、规定、办法以及条约、协定、指示、备忘录、指示、议案、人大代表建议批评和意见、政协提案、答复、村民自治章程、村规民约等；《中华人民共和国统计法》及其实施条例规定的统计调查项目审批申请表、项目统计调查制度、调查工作经费来源说明、统计调查表、统计检查查询书；《中华人民共和国土地管理法》规定的土地利用总体（或城市总体、集镇）规划；《中华人民共和国环境保护法》规定的环境保护规划；《中华人民共和国水土保持法》规定的水土保持（水资源、城乡、环境保护）规划；《中华人民共和国水污染防治法》规定的水污染防治（城镇污水处理设施建设）规划、饮用水水源保护区划定方案、饮用水安全突发事件应急预案；《中华人民共和国海洋环境保护法》规定的海洋环境保护规划、污染事故应急计划；《中华人民共和国食品安全法》规定的国家食品安全事故应急预案；《中华人民共和国道路交通安全法》规定的交通事故认定书、行政处罚决定书；《中华人民共和国消防法》规定的防火安全公约；《中华人民共和国公司法》规定的公司登记申请书、公司章程、出资证明书、会议记录、公司经营计划、投资方案、财务预算决算方案、利润分配方案、弥补亏损方案、增加减少注册资本以及发行公司债券方案、公司合并、分立、解散或者变更公司形式方案等；《中华人民共和国外资企业法》《中华人民共和国中外合资经营企业法》《中华人民共和国中外合作经营企业法》《中华人民共和国台湾同胞投资保护法》规定的协议、合同、章程；《中华人民共和国广告法》规定的广告；《中华人民共和国合同法》规定的合同；《中华人民共和国破产法》规定的破产申请书、重整计划、和解协议、破产财产管理、变价和分配方案等；《中华人民共和国专利法》规定的专利请求书、专利说明书、专利权利要求书等；《中华人民共和国广告法》规定的广告；《中华人民共和国合同法》规定的合同；《中华人民共和国商标法》规定的商标注册申请、优先权书面声明；等等。 除了上述法律法规法定的公文种类外，还有《中国共产党党内法规制定条例》规定用中共中央文件、中共中央办公厅文件、中央各部门文件和省（自治区、直辖市）党委文件、党委办公厅文件形式发布的党章、准则、条例、规则、规定、办法、细则；《党政领导干部选拔任用工作条例》规定的选拔任用建议、工作方案、讨论记录、干部考察（民主推荐）材料、推荐书、公示；《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》规定的市民公约、乡规民约、行业规章、团体章程等等。 上述类似法律法规法定使用的公文种类，既有专用公文，也有通用公文，既有党政机关非常用公文，也有党政机关常用公文，但无论是专用还是通用，无论是否常用，它们都应该是《中华人民共和国宪法》和有关法律法规法定的公文。因此，不宜把《公文条例》规定使用的15种公文特称为“法定公文”和“正式公文”，把其他公文都称为非法定公文和分正式公文，否则就会有以偏概全之嫌、法盲之嫌了。 法律层级原则是上法大于下法、后法优于先法、特殊法优于一般法。《中华人民共和国立法法》规定：宪法具有最高的法律效力，一切法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例、规章都不得同宪法相抵触。法律的效力高于行政法规、地方性法规、规章。行政法规的效力高于地方性法规、规章。地方性法规的效力高于本级和下级地方政府规章。 第三，从实际情况看。在实际工作中，各级党的组织、各级人民政府用文件、函件版头刊发的公文，除了主要用于发布《公文条例》规定的15种主要公文外，也偶用到其他公文文种。例如各级党政机关使用的《领导干部任前公示》、对人大代表建议和政协提案的《答复》，大都使用了机关函件来发布，少数使用文件版头形式发布。又如《中共××省委2016年工作要点》《××市人民政府工作规则》之类，也常直接刊发在有关机关文件版头上。 《中国共产党章程》《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十三个五年规划的建议》等重要文件，则是由新华社受权发布具有法定效力的。而经中国共产党第十八届中央委员会第六次全体会议通过由中共中央发布的《关于新形势下党内政治生活的若干准则》《中国共产党党内监督条例》，则是直接印制在“中共中央文件”上的。 而党政机关公文的标准文本，除了《公文条例》和《党政机关公文格式国家标准》规定的文件版头、函件（信函格式）版头上发布的公文外，还有在全国人大常务委员会公报上刊登的地方性法规、自治条例和单行条例等标准文本，在国务院公报或者部门公报和地方人民政府公报上刊登的规章等标准文本。（见《立法法》规定） 这些情况都说明党政机关的法定公文显然不只是《公文条例》规定的15种常用公文，也说明党政机关文件、函件也不能只刊发《公文条例》规定的15种常用公文。 第四，尤其值得注意的是，党政领导机关特别是中央领导机关及其领导人名义发布的好些重要文稿和讲话，都不在15种机关常用公文文种之列，也没有用文件、函件形式发布，但当属“法定公文”。例如党报党刊发布的《习近平在庆祝中国共产党成立95周年大会上的讲话》《携手建设更加美好的世界――习近平在中国共产党与世界政党高层对话会上的主旨讲话》《中共中央、国务院致中国工商业联合会第十二次全国代表大会的贺词》（李克强）、《让旅游成为世界和平发展之舟——在首届世界旅游发展大会开幕式上的致辞》（李克强）等重要讲话，《中共中央国务院中央军委对天舟一号飞行任务圆满成功的贺电》《中共中央国务院对C919大型客机首飞成功的贺电》《中共中央国务院对海域天然气水合物试采成功的贺电》《习近平致第四届世界互联网大会的贺信》《习近平致中国人民大学建校80周年的贺信》等贺电贺信，无不都是重要的“法定公文”。 依据上述原则、规定和原因，应将《公文条例》规定的15种公文列为“党政机关主要公文”，而不宜称其为“法定公文”。否则，于法无据，于理不合，于实不符。 综上所述，第一，《公文条例》规定的15种公文是“党政机关常用公文”，不宜只把它们称为“法定公文”或正式公文，而把15种公文以外的其他公文排斥在“法定公文”“正式公文”之外。也不宜采用“法定公文”的提法，若一定要区分，只区别常用不常用即可。第二，也不能规定党政机关文件、函件版头只刊发《公文条例》规定的15种公文，必要时也可以刊发其他文种的公文，这要从实际需要考虑。 （四）“规范性文件”的含义 按照2019年8月30日中共中央政治局会议修订的《中国共产党党内法规和规范性文件备案审查规定》，党内规范性文件，指党组织在履行职责过程中形成的具有普遍约束力、在一定时期内可以反复适用的文件。 按照《国务院办公厅关于加强行政规范性文件制定和监督管理工作的通知》（国办发〔2018〕37号）的界定，行政规范性文件是除国务院的行政法规、决定、命令以及部门规章和地方政府规章外，由行政机关或者经法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织（以下统称行政机关）依照法定权限、程序制定并公开发布，涉及公民、法人和其他组织权利义务，具有普遍约束力，在一定期限内反复适用的公文。 二、公文的分类 （一）从不同角度分类 为了研究和掌握各类文书的特点和写作规律，更好地使用和处理公文，常依据不同的标准，从不同角度对公文分类。 1.按发文机关的行文方向划分，可分为上行文、下行文、平行文三类。上行文指向所属上级领导机关或组织发出的公文，下行文指向所属被领导、指导的下级机关或组织发出的公文，平行文指向同一组织系统中的同级机关、组织或非同一组织系统中不相隶属的任何机关、组织制发的公文。大部分公文的行文方向是固定的，如请示、报告一定是上行文，命令一定是下行文。但也有少数文种比较特殊，其行文方向稍有灵活性，如意见。 2.根据公文内容涉及秘密的程度划分，可分为公开件、限制件、秘密件、机密件、绝密件五类。公开件指内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公布的公文。限制件指内容虽不涉及国家秘密，但在一定时间内限制其发布和使用范围的公文，即在规定时间内不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某部门范围内使用的公文。秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家安全和利益遭受损害的公文。机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。绝密件指内容涉及最重要的国家秘密，一旦泄露会使国家安全和利益遭受特别严重损害的公文。 3.根据公文处理时限的要求划分，可分为平件、加急件、特急件三类。平件指无特殊时间要求，只需按工作常规依次传递处理的公文。加急件指内容要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文。特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随到随优先迅速传递处理的公文。 电报则可分为特提件、特急件、加急件、平急件。 4.根据公文的来源，可分为收文、发文两类。收文指本机关或组织收到的来自外部的公文。发文又可分为两类：一类是指由本机关或组织制成发往外部的公文；一类是由本机关或组织制成只供内部使用的公文(这一类也可另立一类称为“内部公文”)。 5.根据处理方式，可将收到的公文分为阅件、办件两类。阅件即阅知性公文，指只需按规定交有关部门、有关人员阅知的收文。办件即承办性公文，指必须交有关部门、有关人员及时办理(或答复，或贯彻执行，或承办)的收文。 6.根据公文物质载体分类，有纸质文件(用纸张印制、书写的文件)、感光介质文件(以感光胶片、相纸等感光材料为物质载体的文件，如照片文件、影片文件、缩微胶片文件、显微胶片文件等)、磁介质文件(以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的文件，如录音文件、录像文件、计算机磁带文件、磁盘文件以及磁光盘文件等)、电子文件(指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件)。它们的制作方式、处理方法和保管要求均各不相同。 7.从公文形成过程的稿本分类，有如下稿本，它们在内容、外观形式，特别是效用方面有很大不同。 (1)草稿草拟成文的未定稿，是供讨论、征求意见、修改、审核使用的非正式文稿，不具备正式公文的效用，它又包括讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿、征求意见稿等。 ——讨论稿是需要多方征求意见，印发给有关方面或会议讨论的重要文件的草稿。 ——修改稿也叫修正稿。它是根据各方面的意见，对讨论稿修改后形成的文稿。虽比讨论稿成熟、完善，但仍属未定稿。 ——送审稿指下级机关单位送上级机关单位审批的文稿；或是本机关单位制定并经修改、核稿，送主管领导审阅签发的文稿；或是送一定会议审议待通过的文稿。此稿尚不具备正式公文的效用。 ——代拟稿指下级代上级机关、主管业务部门代综合部门或政府机关起草的公文文稿。 ——征求意见稿是印发给有关部门、有关人员，以供多方征求意见的草稿。 (2)定稿经机关单位领导签发，履行了法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据，也是查考公文原稿的直接凭证。作为公文底稿，保留了公文形成过程中的各种依据，如核稿、签发等，因而具有极大的权威性。 (3)正本根据定稿印制、格式规范并有各种生效标志的、具有法定效用的正式公文文本。通常指主送件，包括试行本、暂行本、修订本、不同文字文本。 (4)副本再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。主要用于供抄送、传阅、分送、存查、知照等。作为抄送件的副本，与正本在内容、形式上并无区别，只是作用和使用价值不同。而报刊上登的公文副本(不含党报党刊上的正式发布而不另行文的正式文本)形式与正本也有不同。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 8.根据形成和使用的公务活动领域划分，通常分为通用公文和专用公文。专用公文是某一业务系统、某一行业根据专门工作的特殊需要而使用的，具有该业务系统或该行业特定内容和规定格式的公文。例如外交文件、司法文件、军事公文、经济文书、科技文书、教育文书等，本书不作过多介绍。通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位在公务活动中普遍使用的公文。 （二）通用公文分类 从管理工作的性质和公务活动的内容相结合的角度对通用公文可作如下分类。 1.党政机关主要公文类 这是《公文条例》规定的党政各级机关正式文件常用的主要文种。其他机关和企事业单位也可参照使用。 党政机关常用主要公文为15种，可分为几个小类。 (1)领导指导性公文 决议用于公布会议讨论通过的重大决策事项。 决定用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 命令(令)用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 通知用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。 批复用于答复下级机关请示事项。 纪要即会议纪要，用于记载会议主要情况和议定事项。 (2)呈报性公文 报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。 请示用于向上级机关请求指示、批准。 议案用于各级人民政府(或者法定人数的人民代表)按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 (3)公布性公文 公报用于公布重要决定或者重大事项。 公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 (4)商洽性公文 函用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 (5)兼容性公文 意见用于对重要问题提出见解和处理方法。可以用于上行文、下行文和平行文。 2.法规、规章和管理规章 条例用于对某一方面的行政工作做出比较全面、系统的规定。国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得用条例。管理规章也不能用条例。 条例作为党内法规，用于对党的某一领域重要关系或者某一方面重要工作做出全面规定，只能用于中央党内法规。 规定用于对某一方面的行政工作和事务制定出带有约束性的措施和部分的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。 规定作为党内法规，用于对党的某一方面重要工作或者事项做出具体规定。既可用于中央党内法规，也可用于中央纪律检查委员会、中央各部门和省(自治区、直辖市)党委制定的党内法规。 办法用于对某一项行政工作做出比较具体的、可操作性的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。 办法作为党内法规，用于对党的某一方面重要工作或者事项做出具体规定。既可用于中央党内法规，也可用于中央纪律检查委员会、中央各部门和省(自治区、直辖市)党委制定的党内法规。 守则管理规章的一种，用于在一定范围内对有关人员做出道德和行为规范。 规则管理规章的一种，用于在一定范围内对某项工作或活动做出行为规范。 规则作为党内法规，用于对党的某一方面重要工作或者事项做出具体规定。既可用于中央党内法规，也可用于中央纪律检查委员会、中央各部门和省(自治区、直辖市)党委制定的党内法规。 准则管理规章的一种，用于在一定范围内对组织的成员或者限定的有关人员做出行为规范。 准则作为党内法规，用于对全党政治生活、组织生活和全体党员的行为做出基本规定。只能用于中央党内法规。 细则规章、管理规章的一种，用于具体执行实施有关法律、法规和行政规章而制定的一种解释性、操作性的规章。 细则作为党内法规，用于对党的某一方面重要工作或者事项做出具体规定。既可用于中央党内法规，也可用于中央纪律检查委员会、中央各部门和省(自治区、直辖市)党委制定的党内法规。 章程管理规章的一种，用以规定一个组织或团体的性质、宗旨、任务、组织机构、组织成员及其权利义务、活动规则等事项。 规范管理规章的一种，用于对某项工作的质量标准、质量要求做出规定。 规程管理规章的一种，用于对某项工作、某项活动的操作过程、实施办法做出有序的规定。 制度管理规章的一种，用于对某项具体工作、具体事项制定出一些切实可行而又必须遵守和执行的纪律、规定。 公约管理规章的一种，某一组织、群体为了做好某一工作，正常开展某项活动或维护正常的工作、生产、学习、生活秩序，经过商量确定的、必须共同遵守的行为规则。 3.会议文书 开幕词与闭幕词有关领导人在庄重、严肃的大型会议开幕时和闭幕时的短篇讲话稿。 会议工作报告主要领导人在代表会议、工作会议上代表领导机构所做的，说明成绩和经验、问题和教训，介绍形势与工作情况，提出任务与措施的全面性报告。 专题讲话有关领导人在会议上围绕形势与任务，就某方面工作、某一专门问题所做的指导性讲话。 提案与会代表按规定向某些重要会议提出并提请大会讨论或处理的书面意见和建议。多用于各级政协会议。 会议记录当场记录会议基本情况，即会议组织情况，会上的报告、讲话、发言，以及会上讨论的问题、议定的事项等内容的书面材料。 4.计划、决策与反馈文书 可行性分析(研究)报告领导机关、部门、单位或组织对某项工作做出重大决策前，对决策方案进行比较、分析等可行性论证，根据论证结果写出的报告。 计划机关、单位、团体预先对一定时期内的工作提出目标、要求、措施和安排的公文。通常说的安排、方案、设想、打算、要点、纲要、规划等，都属计划。 方案是专项工作的、专业性比较强的、比较全面、周密、具体的计划。它通常用于部署工作、策划活动、组织会议的预案，其中，工作部署方案（工作方案）使用得越来越多，故将方案单独列出介绍。 总结是对前一阶段的工作进行回顾、检查和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用以指导今后工作的一种公文。 答复是各级政府办公厅(室)及有关部门对人大代表的建议(批评和意见)、政协提案办理之后，将办理意见或处理结果直接回复提出建议、提案的有关人员和组织的公文。 5.公务信息文书 调查报告对客观事物调查研究后写成的反映调查结果的公文。 简报机关、单位、团体用来反映情况、传递信息、交流经验的一种公文。 信息快报及时反映公务活动运转情况，供领导和有关部门决策和指挥工作参考的一种短篇公文。 信访摘报信访部门对群众来信、来访内容摘要整理而成的报告。 信访分析报告信访部门对一段时间内群众来信、来访反映的问题，做出综合分析研究而写出的分析报告。 6.机关日常事务文书 党政机关、单位、团体在处理机关日常具体事务时所使用的、格式很固定的公文即是此类。它的种类较多，可分为如下类型。 (1)公务书信 种类较多，机关日常工作中常用的有： 介绍信用于证实单位有关工作人员的身份，介绍其工作使命，凭此与其他单位接洽工作的一种证明性函件。 证明信用于证明有关人员身份或有关事情真相的一种证明性函件。 公开信机关、单位、团体就某项重要工作或者某个重大问题，向一定范围的有关人员公开发布的书信。 倡议书机关、单位、团体或会议，或某一群体就人们所共同关心的事情，向社会或有关方面首先提出的带有号召性建议的一种专用书信。 慰问信机关、单位、团体或群体向有关方面、有关人员表示安慰和问候的一种专用书信。 感谢信机关、单位、团体或群体向有关方面、有关人员表示感谢的一种专用书信。 贺信向取得成绩或遇上喜事的有关方面、有关人员表示庆贺的一种专用书信。 邀请书(请柬)在举行某项活动、开展某项工作、召开某个重要会议时，向有关单位、有关人员发出邀请而使用的一种专用书信。 聘请书单位、组织招聘、聘任某些专门人员所使用的一种专用书信。 (2)告启文书 公示机关、单位、团体领导机构需做出涉及某项决策、人事任免、组织处理或安排等重要事项的决定，在事前征求一定范围公众意见的一种周知性公文。 启事机关、单位、团体需要公开向大家说明某项事情或者希望公众协助办理某件事情而使用的文书。 须知是由机关、单位有关职能部门或某项工作、活动组织者制发的，公开告知当事人必须了解遵行有关事项的、由启事演变派生出的一种格式比较稳定的周知性公文。 海报机关、单位、团体向公众公布有关文艺、体育、科技、学术、展览等方面活动消息的文书。 声明国家、政府、政党、团体、机关或有关人员对重大事件和问题表明立场、态度、主张而发表的一种文书。 广告有关单位通过一定的舆论媒介，进行有关商品或劳务、智力服务的公开宣传、传递市场信息的文书。也属经济文书的一种。 (3)条据 单位之间、单位与个人之间，在收、领、借钱财物品时所写的凭据。如收条、领条、借条、欠条等。 (4)大事记 按时间顺序连续记载某个机关、单位在一定时期的重要工作、重大事件、重要活动的书面材料。 (5)丧事礼仪文书 讣告机关、单位、团体把某人不幸去世的消息告知亲属好友和有关方面的一种文书。 唁函(电)机关、单位、团体向逝者家属或逝者所在单位发出的、向逝者表示哀悼、向其家属或所在单位表示慰问的专用书信(电报)。 悼词领导人代表机关、单位、团体在追悼会上对逝者表示悼念与哀思的致辞。 值得注意的是，机关日常事务文书的不少文种(如启事、条据、讣告等)具有兼容性的特点，它们用于私人时则不属公文而是私人文书了。 三、公文的特点 这是指公文写作载体的特点，这种特点基本上属静态的。公文既具有应用文(文书)的共同特点，又有其自身的特殊性。 (一)明确的工具性 这既是公文的基本特点，也是它的基本性质。公文是各级各类机关、团体、单位等组织行使管理职能和业务职能的重要工具，是为国家政务、社会公务和公众事务服务的，是为两个文明建设服务的。《公文条例》规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”公文是代机关、团体、单位立言的，是组织领导意图、意志的载体，是服从于组织领导意志，服务于组织的领导和管理工作的。 公文的工具性特点也反映在它的针对性、定向性上。它总是针对经济社会生活、管理公务、公众事务的特定需要而发，总是有明确的发文方向和受文目标的，决不可无的放矢。 (二)直接的实用性 实用是应用文(文书)的基本特点、基本要求。公文是根据公务活动的实际需要，为解决实际问题、为达到某一具体目的而撰写的，是直接用来处理公务的。因此，它的内容总是有特定的指向，总是直接针对某一具体、现实的公务活动的，并对处理这一事务有直接的实用价值，或指挥指导，或反映情况，或商洽工作，或沟通信息，等等。 公文往往有特定的受文对象，公文在法定的时间、空间范围内，对受文对象的行为能产生不同程度的强制性影响，具有强制阅读、强制执行或强制复文等执行效力。公文的这种强制性，来源于发文机关的法定权威性，来源于公文本身的公务性和规定性。而受文对象总是要对其做出反应的，或办理，或答复，或吸收，受文对象不接受这种强制，就意味着失职或渎职。 公文的实用性还体现在它的时效性上，其实用价值往往受到时间限制，行文讲究时效，迟了就可能误事甚至失效。时间就是效率，公文撰写、公文处理都要求迅速。 (三)客观的真实性 求真务实是公文的生命，实事求是是公文写作的基本出发点，是公文处理工作的基本原则。失实是机关行文的大忌，也是公文写作中易犯的主要毛病。下发的公文失实，会造成指挥指导失策；上报的公文失实，为领导提供了假情况，有可能造成决策失误。党政机关公文失实会影响到公文的公信力，乃至影响到党政机关工作的公信力，切忌因行文失实给工作带来损失。 公文的真实，不同于文艺作品那种“艺术的真实”，它必须是客观的真实，它的观点必须正确、鲜明；情况、材料甚至每一个细节、数据都必须真实准确；用词、造句也必须准确、贴切，不容曲笔、虚饰。事实胜于雄辩，越真实越可信，越能发挥公文的作用。公文一定要叙真事、说真话、讲真理，尤其要注意辩证地反映客观事物的本质的真实。 (四)极强的法规政策性 公文特别是党政机关公文、法规、规章、规范性文件和管理规章等类公文中的不少文种，本身就是党和国家方针政策和国家的法律、法规的载体，它反映了党和国家的政治立场、政策原则，内容自然颇具政策性、法规性。其他公文的内容也应符合有关法律、法规、规章和上级有关政策规定，不得与之抵触，并要与其他机关、组织的有关规定协调一致，不得政出多门。 公文的作者(即发文机关)必须是依法建立并能以其名义行使权利、承担义务的机关、团体和企事业单位，确有必要时，也可以是代表这些组织的行政首长、法人代表。必须在作者职权范围内依法制发公文，越权制发的无效。任何人不得将个人私事以公务名义制发公文。 公文的文种必须按有关法律、法规和行政规章选定，不能乱用文种。 公文特别是党政机关常用公文、法规、规章和管理规章等类公文的制发行文，必须履行法定程序与审批手续，如履行文稿审核后的签发、会签制度，发出时的盖章、封发制度，行文中的传递保密制度等。 正是因为公文具有的这种法规政策性，赋予了公文尤其是党政领导机关的公文极强的权威性和指挥指导性。 (五)特定的程式性 在长期的实践中，公文逐渐形成一定的习惯形式。有关领导部门不断总结经验，对其做了相应规定，使这些习惯形式更臻完善，成为大家行文的规范。公文惯用的体式、约定俗成的语言习惯、规范化的行文格式，就形成了它特定的程式性。 公文特别是党政机关公文具有规定的文种和规范格式。按照《公文条例》规定正确选用文种，不仅能为撰写与处理公文提供方便，而且有利于维护公文的权威性、严肃性，保证公文的有效性。而公文格式是长期实践中发展形成并由国家有关部门明文规定的。《公文条例》和《公文格式》都对公文的版式和公文体式做了明确规定。公文格式的这种规范性有利于加强对公文的科学管理，提高公文写作质量和公文处理效率，更有效地发挥公文的作用。 强调公文的程式性，首先要求它的写作、处理都必须严格遵循中共中央办公厅、国务院办公厅等主管部门的有关规定，做到规范化、制度化、标准化，促进公文处理工作的科学化、现代化，不断提高办文效率。其次，要熟悉公文约定俗成的语体和语言习惯，去掉学生腔、八股调，使文章写得更加简洁、明快、朴实、得体。 四、公文写作的特点 这是指公文写作主体即发文者的写作活动的特点。这种特点呈现在写作过程中，因而是呈动态的。 (一)写作主体的服从性、被动性 文艺创作总是体现着作者个人的意志，作者写作时常有一种创作欲望、创作激情，因而写作是主动进行的。公文写作却不一定体现撰写者个人的意志，它通常是代机关立言，是应领导之命而作。撰写者是服从于、服务于领导意志，被动接受写作任务。这是由公文的工具性这一基本属性所决定的，也是公文写作的基本特点。 公文总是按照工作需要、领导意图而写的，因而公文写作的行为目标、活动目的是确定的。而撰写者的内部动力(即写作的需要、写作的欲望)又往往是被动的。公文写作这种写作目标的确定性和撰写者写作动力的被动性，常常可能造成写作行为的矛盾，呈现出多种情况。有时目标、动力一致，很乐意写；有时目标、动力不一致，勉强地写；有时完全不愿意写，但又必须写。面对后两种情况，撰写者必须通过多方努力，处理好这种矛盾，在被动服从中求得写作的主动性。 首先，要用理智、意志去培养写作动机，而不能单纯从兴趣出发。要充分认识到公文写作是“经国之大业，不朽之盛事”(曹丕《典论·论文》)，是事业的需要、工作的需要。要靠增强事业心、责任感建立起乐意从事公文写作的思维定式，保持一种“需要我写，我就尽力写好”的心理常态。 其次，要通过调查研究积累材料，置身于特定的公务活动领域中，了解、熟悉所要反映的人或事。关心、理解所赞扬、歌颂的好人好事；反对、愤恨所批评、抨击的坏人坏事；想群众之所想，急群众之所急，与群众同呼吸、共命运。总之，要通过积极的思维，调动起写作的兴趣，增强写作的主动性。 最后，要通过各种方式，尽可能创造愉悦的写作环境，使自己在一个既紧张而又愉快的气氛中从事写作。 当然，领导也要尽可能为起草者的写作创造条件，以外因去促进起草者的内因，充分调动其主观能动性，从而形成更大的写作合力。 公文写作的这种服从性、被动性贯穿在整个写作过程始终。从构思到成文、修改、定稿，撰写者都要善于服从、尊重领导。即使提出不同意见，也要以领导的裁定为准。而各级各类机关、单位、团体的公文都要服从于中央的路线、方针、政策这个大局，服从于上级的有关规定这个大局。 (二)写作活动的群体性 文艺创作一般是作者的个体劳动，文责自负。公文写作从交拟、构思、拟稿到修改、定稿，则需要撰写者、领导和群众等许多人的共同参与。无论是集体讨论、分头执笔、共同修改、反复琢磨的重要文件，还是领导交拟、个人起草的简短公文，都是群体思维的结果、集体智慧的结晶。2013年4月中共中央政治局批准成立党的十八届三中全会文件起草组，由习近平总书记亲自担任组长。4月20日，中共中央发出通知，征求全面深化改革的意见。不到一个月，汇集到118份意见和建议。先后收到2564条意见和建议。从4月24日文件起草组第一次全体会议，到11月9日党的十八届三中全会召开，《中共中央关于全面深化改革的决定》(以下简称《决定》)稿起草工作历经了整整200个日夜。60多位起草组成员、80余次分组会议，反复讨论研究修改。习近平总书记对文件起草组上报的每一稿都认真审阅，逐条、逐句、逐字，提出许多重要修改意见，倾注了大量心血。中共中央政治局其他常委也十分关心《决定》稿起草工作，分赴全国各地开展调查研究，多次做出重要指示，对《决定》稿起草提出重要意见。习近平总书记先后3次主持中共中央政治局常委会会议、2次主持中共中央政治局会议、多次主持文件起草组全体会议，研究起草工作，讨论审议《决定》稿。最后提交全会审议的文件稿，反馈意见的吸收率超过40%；增写、改写、文字精简等修改共539处。《决定》形成过程集中了全党全社会智慧，是充分发扬民主的典范，也体现出中央领导重视办文工作。就是基层单位的一则会议通知、一篇信息简报，也要经修改、核稿、签发等环节，绝不可能由撰写者“一锤定音”。 公文写作群体性特点要求公文的撰写者要处理好个人与群体、与领导的关系。首先要乐于奉献，摆脱名利的羁绊，甘当无名英雄。其次，既要充分发挥个人的智慧才干，各尽所能，各展其长，更要与他人协调配合，尊重并虚心听取有关人员的意见，服从集体和领导的决定，决不能我行我素，固执己见。而签发文稿的领导也要集思广益，从善如流，使出台的文章精益求精。 (三)写作过程的及时性 精简高效是《公文条例》规定的公文处理的基本原则之一。公文的撰写过程自然也应遵循这一原则，做到高效及时。在信息传播速度加快、人们的生活节奏加快的当今社会，公文必须尽快地反映新情况、介绍新经验、处理新问题、解决新困难、预测新趋势，才能充分发挥其效用。 除了中央和各级领导机关有一些重要文件、大型文稿，例如前述《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十二个五年规划的建议》以及《××地区经济与社会发展战略调查报告》之类大型文稿撰写、修改时间较长外，多数公文都要求写得快、发得快，有时甚至需要“倚马可待”的“急就章”，迟了就可能误事。例如当天发生的重大事件、出现的紧急情况，当天或者次日早晨就要编写成信息快报，快上报下发。否则时过境迁，反馈信息不及时，就会影响到各级领导出主意、下决心了。事实上，提高机关单位办事效率的关键之一就是要提高办文效率。 公文写作过程的及时性对撰写者提出了更高的要求。作者要有较高的政策理论水平，熟悉本行工作，思维敏捷，写作能力较强，才可能较快地写出质量较高的文章来。 (四)构思行文主要运用逻辑思维 写作是一种较高层次的思维活动，不同类型的写作会采用不同类型的思维形式。文艺创作主要采用以形象组合为主体的形象思维，整个写作过程始终不脱离具体、感性、形象的思维。而公文写作则主要采用抽象思维即逻辑思维。 所谓逻辑思维，是一种舍弃具体表象，依靠概念、判断、推理而进行的思维活动，它要在思维过程中实现由形象到概念、由具体到抽象的转变，并以抽象的概念来揭示事物的本质，表述认识的结果。 在公文写作中，要表述对某一事物的整个看法、对某一问题的全面认识，必须在接触感性材料的基础上，经过反复的分析、综合、归纳，升华、提炼出一个抽象概念的主旨来。很显然，这个选题立意的过程主要是凭借逻辑思维来实现的。作者在围绕主旨选择材料时，要对占有的材料分类、归类、分析、比较，判断出材料有无价值，从“可能有用”的材料中，筛选出“必然有用”的材料组织进文章中。这个选材的过程也主要是凭借逻辑思维来完成的。而安排结构，作者是按照事物发展的内在规律，按照公文特定的要求和比较稳定的惯用格式，按照一定的逻辑顺序来组织内容的。至于落笔行文时，也主要是靠严谨的、理性的逻辑思维驱动笔端正如习近平同志所强调的，“我们的事业越是向纵深发展，就越要不断增强辩证思维能力”“要学习掌握唯物辩证法的根本方法，不断增强辩证思维能力，提高驾驭复杂局面、处理复杂问题的本领”。公文写作中，更需要掌握辩证逻辑思维发展的观点、全面的观点、矛盾的观点、求真务实的观点、问题引领的观点、对立统一的观点、创新的观点，以写出高质量的经得起现实和历史检验的好公文，充分发挥以文辅政的作用。 逻辑思维是以逻辑推导为主体的思维形式，因此，要提高公文写作能力，就必须“学点逻辑”(毛泽东语)，懂点逻辑。逻辑思维不像形象思维那样除凭借语言外还可凭借色彩、声音来思维，它只能依靠语言来思维。因此，公文写作绝不是像有些人说的那样对语言的要求不如文艺创作高。恰恰相反，它对语言的要求很高，有时甚至到了“一字入文，九牛不出”“一字千金”的地步。要提高公文的质量，非在语言文字上狠下功夫不可。 当然，强调公文写作以逻辑思维为主，并不排斥以形象思维为辅，有时还要借助灵感思维。要增加公文的可读性，要使文章更鲜明、生动，除增强它本身的逻辑力量外，有时还需要形象地叙述、说明人或事，需要适当采用少量的诸如比喻、借代等修辞手法变虚为实，变呆板为生动，这些都离不开形象思维。 五、注重研究写作客体 有人把读者当作写作的客体，笔者不赞成这种说法。写作所要反映的客观社会生活实际才是写作的客体。而公文写作的客体就是公文写作所要反映的公务活动本身。 公文写作的客体具有相对稳定性和多变性相结合的基本特点。 说它相对稳定，一是说公文所反映和作用于的公务活动，即领导和管理工作的全过程，都会受到国家法律以及党和国家的路线、方针、政策的规范和制约。而坚持“一个中心、两个基本点”这一基本路线，将在一个相当长的时期规范着公务活动的各项工作。这个政治方向和总路线是稳定的、坚定不移的。沿着这个政治方向和总路线前进、发展的公务活动，从这个意义上说，大局是稳定的。二是说公文所反映的公务活动必须限制在“公务”的范围内，这一性质也是稳定的。 说它多变，一是说改革开放的形势日新月异，不断发展变化，公务活动中的许多新情况、新问题层出不穷；二是说不同性质、不同行业、不同专业的公务活动中的机关、单位、团体，在不同的时间、地点、环境，都可能有不同的具体公务活动，这也是在不断发展变化着的。 考虑并注重公务活动的这个基本特点，在公文写作中就应吃透两头，应注意以下几点。 (一)顾全大局 各级各类机关、单位、团体撰写公文时，要“考虑问题从党的全局出发，事事顾全大局，服从大局”(邓小平《悼伯承》)，要“坚持以大局为重。把本地区、本部门的工作任务，作为实现党的总路线、总任务的必要步骤和环节”(江泽民《在优秀县(市)委书记表彰会上的讲话》)，要“要顾全大局、令行禁止，自觉维护中央权威和中央大政方针的统一性和严肃性，确保党的理论和路线方针政策的贯彻落实，确保党和国家工作部署的贯彻落实，同时善于把中央精神与地方和部门实际结合起来，创造性地开展工作”(胡锦涛在中央纪律检查委员会第七次全体会议上的重要讲话《加强领导干部作风建设把党风廉政建设和反腐败斗争引向深入》)。要继承和发扬“顾全大局、严守纪律、紧密团结”的长征精神(习近平在纪念红军长征胜利80周年大会上的讲话)。 顾全大局，就是要服从于、服务于继续解放思想，深化改革开放，推动高质量科学发展，保障改善民生，促进和谐稳定这个大局；顾全大局就是无论在什么情况下，始终在思想上、政治上、行动上与以习近平同志为总书记的党中央保持高度一致，做到两个维护。确保中央部署落实到位不走样、落地生根不拖延，决不能仅只“以文件‘落实’文件，以会议‘贯彻’会议”；顾全大局，就是要克服本位主义、分散主义、小团体主义和地方保护主义，坚持民主集中制，做到个人服从组织，少数服从多数，下级服从上级，全党服从中央。决不能文件“打架”，政出多门，各搞一套；不能“上有政策，下有对策”，自行其是。 在办文工作中，顾大局、识大体的一个重要方面就是要做好协调工作。起草公文，要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，符合上级的有关规定，与有关部门现行规定相吻合。凡涉及其他部门或者地区的问题，主办单位应当主动与有关部门或地区协商、会签，部门之间对有关问题未经协商一致或未经上级机关批准、裁决的，不得各向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令其纠正或者撤销。 有的地方擅自行文强拆农民、居民住房，有的地方违规行文在公路上设卡收费，有的地方自行发文放宽税收政策口子，有的地方公然无视上级规定和群众利益而行文保护假冒伪劣商品生产……凡此种种，都是不顾大局的错误行为。我们在办文工作中，应对其予以抵制。 (二)坚持实事求是，一切从实际出发 在深化改革开放的实践中，许多问题有待处理，许多矛盾有待解决，而公文常常是解决问题、搞好工作的重要方式和依据。从实际情况出发，从群众的实际需要出发是我们解决问题、搞好工作的基本出发点，也应是写作公文的基本出发点。正因为如此，《公文条例》把“实事求是”规定为公文处理工作的基本原则。任何机关、单位、团体制发公文，要在实践中接受检验，以群众是否拥护、是否赞成、是否肯定、是否喜欢作为衡量公文质量好坏和发文效益高低的试金石和标准。 这就要求公文撰写者首先要了解、熟悉实际情况。一是了解并熟悉经济和社会生活实际，逐步掌握社会主义市场经济体制下经济和社会运行、管理的规律。二是了解本地区或本部门的工作实际，熟悉本行业、本专业的基本情况，不说外行话，不写外行文。三是了解基层和群众实际，做到情为民所系，知道群众的甘苦。只有这样，我们写文章才不会“无病呻吟”，而会做到“有的放矢”；才不会假话、大话、空话连篇，而会做到通篇实实在在。公文才会真正成为实施领导和管理工作的重要工具。 为此，必须深入实际、深入群众搞好调查研究，从群众中、从实践中汲取营养和智慧，汲取写作的源头活水。 (三)坚持依法行文 加强民主和法制建设是推进社会主义市场经济体制的重要前提。依法治国是我们的基本国策，依法办事、依法执政、依法行政是各项工作的基本准则。这种客观实际，也就要求公文的制发要依法行文。 公文撰写者要学法、知法、懂法、守法，尤其要熟悉与本部门工作、与公文写作有关的法律、法规，克服种种违法行文的现象。 总之，只有不断地研究、了解不断变化发展着的公务活动，才能使公文在服务于改革开放、服务于“两个文明”建设中起到应有的作用。 六、认真研究公文受体接受心理 公文作为一定意义上的社会交际和公共关系的一种重要工具和手段，它的作用要得以实现，必然涉及交际的双方即言者(写作主体)和受者(写作受体)。公文的写作目的是给对方(即接受对象)看的，写作效益的体现关键还在于接受对象(即受文对象)对所收到的公文的理解、认可、办理程度和执行、落实情况。正因为如此，写作公文一定要充分考虑读者，注意研究读者(即受文对象、接受对象)的接受心理，以增强文章的针对性、可读性、可受性，增强公文的执行力和承办效益。而公文写作中的这一重要的也是基本的课题，却长期未引起大家的重视，这不能不说是极大的疏忽和遗憾。 涉及公文接受心理的具体内容，本书第二章第八节中有详细阐述。 1.本书是作者结合学习贯彻《党政机关公文处理工作条例》和关于树立新文风的一系列重要讲话精神，总结长期从事公文写作和公文教学的经验体会，根据当前机关单位办文工作实际需要，在已于四川人民出版社出版的《现代公文写作技巧》的基础上，重新修订、充实、编写而成，前者已有不俗的市场表现； 2.本书系中国公文写作研究会推荐用书“中国公文写作研究会精品公文图书系列”之一。此次为2版修订，修订内容超过三分之一，在内容的科学性与实用性上大大提升。