丰田1页A3纸的整理与沟通技巧

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一份文件能否“发挥作用”？ 我想唐突地问一句，你是否点过披萨外卖？ 以前，我遇到过这样的事情。 一次，我和4个同事借用会议室开学习会。学习 会出乎预料地进入白热化状态，等我们回过神来，已 经是下午2点。虽然大家都很饿，但大家几乎没有停 下来的意思。 恰好房间里有披萨的外卖菜单，于是我们打算叫 披萨。 点餐之前，大家一起盯着菜单。菜单是1页A4纸 的正反面。 但是，很难决定点什。4个人吃到底需要点多大 的？点几张？味道该怎么组合？披萨饼坯选什么…… 要考虑的因素实在太多了，最终光点餐就花了很长时 间。 更无奈的是，披萨店接电话的店员手边没有跟我 们一样的菜单，所以，做了艰难的口头说明以后，对 方也没太理解我们的意思。 本来是想尽快填饱肚子，才点了披萨外卖，可没 想到竟会事与愿违。 那么，人们是在什么情况下才会点披萨外卖呢？ 情况有很多种，比如，没时间出去吃或者没时间 自己做饭等等，无论如何，我相信大多数人都是出于 “节约时间”这个目的。 对这些人来说，方便点餐的菜单才是最有效的菜 单，不花时间就能快速决定订什么最为重要。 很遗憾，我们那份菜单没达到这一点。虽然所有 菜品都整理到了1页纸的正反面，但是一眼看上去， 根本没办法把握内容。因此，这张纸没起到关键性作 用。 再者，接受订单的一方也没有使用和顾客同样的 菜单，这也妨碍了1页纸有效地发挥作用。 把“单纯的纸片”变成“发挥作用的1页纸”的 方法 把工作有关的信息总结到1页纸上后，如果这张 纸发挥不了作用的话，即使总结得再好看，也不过是 一张单纯的纸片。 就拿企划书来说，只有总结了能获得上司、公司 员工、老板等认可的内容，才能体现出这份企划书的 价值。 如果做销售报告的话，必须让没去现场的上司了 解销售内容。 如果是会议记录的话，一方面要让没出席会议的 人看了以后能了解到会议的内容，另一方面还要方便 出席会议的人日后回顾会议的要点。 任何文件都需要发挥必要的作用。 不可能通过的企划书，无论写多少张都没有任何 意义。无法把握销售内容的销售报告、没提炼出会议 重点的会议记录也没有任何价值。 那么，如何才能把l页纸变成可以充分发挥作用 的1页纸呢？ 此时，前面讲到的“丰田1页纸”的三大特征就 要派上用场了。 首先，我们先留意下制作的文件中，有没有涵盖 下面三个特征 1．整体一目了然(一览性) 2．有框架(表格) 3．每个框架里都有标题(主题) 有时候，需要这几个特征同时具备，有时候采用 一部分即可，即使文件只有1页纸，也能成为可以派 上用场的“1页纸”。P6-8