极致工作(激发脑力极限的深度工作法)/行动派自我精进系列

作者简介

何贰萌，互联网职场达人，擅长项目运营和管理。生活中注重效率和时间管理。曾在汽车之家负责商业项目互动运营，负责过亿元项目。现就职于某独角兽互联网公司，负责运营工作。 “十习”平台签约讲师，课程售出量位居平台第三，同时担任馒头FM嘉宾、易效能签约作者。

内容简介

3.2　“有话快说”和“有话好好说” 你的说话方式让人讨厌吗？ 之前我们总结了一些常见的让人讨厌的说话方式。 说出来的话背后隐藏着的是讲者的思考方式，要解决职场中“不好好说话”的问题，需要回归到本质，分析采用这种说话方式的背后原因。 情况一：铺垫太久 铺垫太久往往是因为担心， 担心1：怕自己的建议不被对方接受，因此尽可能把事情说得全面一点，从前到后不忽略每一个细节，希望对方能了解你的想法，甚至能理解你的难处和不容易，最后接受你。这也算是一种心理安慰，大概是觉得说得越多，对方越懂，被认可的概率越高。 担心2：担心自己想法不被理解，所以支支吾吾，铺垫很久，迟迟不愿意把真实的想法说出来，能拖多久是多久。 解决妙招：换位思考+模拟练习 换位思考：上一篇的请假例子，就是因为想着自己平日都不请假，或者大家都不请假，觉得请假不太好意思，所以才支支吾吾。 在做决定前，可以先站在对方的角度，评估自己的做法是否合适。 以请假为例，站在老板的角度怎么看待这个问题呢？ 如果我是老板，员工偶尔请假并无不妥，不影响正常工作便可。所以，只要你不是在大家忙得要死、人手紧缺时请假，问题都不大，提前说出来并做好工作安排，相信大部分正常的老板都会同意。如果你还是有顾虑，可以请教部门内比较资深且关系比较好的前辈，问一下他们的意见。内心的疑虑消除了，表达起来自然就会顺畅很多。 模拟练习：如果本身比较容易害羞，或者对自己讲话的能力不太自信，那么在沟通之前最好先进行模拟练习，在心里打打腹稿，如在请假这件事上，模拟老板的反应进行谈话练习，练习的过程中很容易发现问题，不断练习与修正，真的和老板沟通时，也就不容易出现大问题。 综上所述，讲话铺垫太久，本质原因还是不自信；用上述“换位思考+模拟练习”的方法，不断地自我审视和纠正问题，一定有助于你解决这个说话效率低的毛病。 情况二：唠唠叨叨 这种人可能就是不自信，唠叨的最坏之处就是让人没耐心听你说，尤其是“日理万机”的领导。所以如果你发觉自己唠唠叨叨，或者发现别人听你说话总是没什么耐性，就需要考虑下如何改变自己说话的习惯了。 以前有个方法叫“电梯汇报术”，不少人就是通过这个方法成功地解决了自己的工作问题，还有人专门写成了一本关于“电梯汇报术”的书。我们把核心的内容分享给大家： “电梯汇报术”是一种结构化思维，今天要介绍的是PRE的汇报结构：观点（Position）、理由（Reason）、证据（Evidence）。 第一步：观点（Position） 用一两句话说清楚你想要得到的东西。要点是，直接告诉领导你想请他们做什么，获得领导的关注，而不是解释为什么要做，因为这么短的时间，根本来不及解释。 你想要领导做的事情，一般有两种： 第1种：需要领导同意做这个事情，即“YES or NO”的决定； 第2种：需要领导确定某个重要事项，如预算、地点等，并同意参加后续的讨论。 因为时间紧迫，请一定要注视领导的眼睛，用坚定、简短的语言告诉领导：“我需要得到您的……”这样虽然唐突，却能促使领导快速进入状态，从而节省时间。 第二步：理由（Reason） 你需要仔细分析你的汇报材料，总结出不超过三个理由，然后试着用简洁有力的语言表达出来。 简洁的表达在于强化重点，尽量三句话，用“论点—论据—强化论点”的结构，例子如下： “建议这个项目还是要做。因为如果按照现在的做法，能获得比以前多一倍的预算，且可以打开和客户深度合作的渠道，以后争取更多费用，意义重大。” 第三步：证据（Evidence） 如果领导这时已经产生兴趣，就会开始询问细节，关注证据，尤其是有高C特质的领导。而这些证据最好是：权威的经验、数据，就是那种一下子让领导信服的内容。例子如下： “这个供应商以前帮×××做过多次上千人的活动，非常有经验，我们行业的top客户也是找他们合作的。” “使用这个技术能提升50%的效率。” 这里延伸两点： 1.如果是要老板做“YES or NO”的决定，一般谈话之前双方都知道这件事情，所以只需要说清楚关键内容即可，这样当场确定的概率也比较高。例如，做了这个事情会有多少增量，预算占比多少等。 2.如果不是单纯拍板的内容，如和费用预算、供应商选择有关的，就需要给领导提供多个选择，且强调一定要按流程执行，如果不按照流程操作，会产生多么严重的后果等。这种情况下，在汇报的短时间内，领导不会这么快做决定，所以你可以做的是，提醒他你已经把相关资料发给他，或者说明招标会是什么时候，请他参加。 最后总结一下，“电梯汇报术”比较适用于短时间、面对重要客户或者领导的场景，这是一个比较短、平、快的过程，重点是获得对方的关注，从而争取机会进行后续的深入沟通，毕竟重要的决策也不是短时间内就能确定的。 而对于原来讲话唠唠叨叨的人，“电梯汇报术”是一个很好的锻炼方式。说话只是表象，暗含的是你的思考方式，当你被强迫要在几分钟内将事情说清楚，你就会考虑怎样表达更有效，从而去优化你的结构化思维。 如果你认为“电梯汇报术”适用的场景相对有限，有没有比较通用的优化表达的方式呢？答案是有的，我们来聊聊三段式沟通。 第一，讲话带序号，显得有层次感。你可以用上“首先，其次”或者是“第一点，第二点”等带有明显的层次或者排序的词语，至少让对方听起来是相对清晰的。 第二，层次内容包括结论、背景和证据。建议和领导沟通时结论在前，而和同级同事沟通时背景在前。 和领导沟通时把结论前置是因为领导时间有限，但结论在前对于表达有更高的要求；如果和同级同事或者在时间宽裕的情况下，还是“背景—证据—结论”的表达方式更好，因为是顺着逻辑下来的，有因有果，对方也容易听明白。 第三，共同确定的结论以文字记录留作存证。 沟通归沟通，形式和流程也是要有的，所以哪怕是和领导或者是其他同事沟通完，还是要有文字留底，可以以会议纪要的形式同步大家的共识，或者以邮件确认的方式。 而邮件正文内容可以用：“背景—问题—解决方案—证据—结论”的形式，由于此时的邮件确认主要是走个流程，因为要抄送很多人，所以有必要把事情讲清楚，因此可以选择稍微复杂的结构来表达。 情况三：态度不好 讲到职场沟通之术，还有一个很重要的点是：端正态度，在之前的文章中我们也提到过那些令人讨厌的职场说话方式，其中“态度不好”恐怕也是让大家深受其害，而且态度不好所酿成的后果也最为严重。 保证正常的沟通态度，有什么方法？ 1.少用反问句 反问句总是有质疑他人的意味，所以建议用一般的祈使句代替反问句。 祈使句：建议用这个技术，因为…… 反问句：为什么不用这个技术呢？因为它…… （感受下两句话带给人的感觉有何不同） 2.别人讲完三秒后再发言 为什么有时候大家开会会吵起来？因为互相打断，然后心里不爽。其实有时候也不是恶意要打断，而是心里比较着急，以为对方说完了，就立刻接了话，没想到原来对方还没有把话说完。 所以这里就有一个技巧了，就是等别人讲完三秒钟后再开始讲话，让对方有缓冲的余地，也就是确定把对方的话都听完、听清楚了再发言。这样整体的节奏也不会那么紧凑，像这种“你讲完我就接着讲”，或者“你没有讲完我就打断”的方式，会使整个节奏很严肃，甚至会有一些火药味，也不利于大家的沟通。 3.不要想入非非 人有时候就是因为臆想的感受而产生矛盾，如你今天穿了一个黑色的衣服，我说，有些人穿黑色衣服很显胖。其实我只是说了一个现象，但你可能会代入自己，这就很容易产生误会。 工作中也是一样的。我们讨论要解决的问题，讨论的都是事实，而那些我们臆想出来或衍生出来的感受都不在我们讨论的范围之内，这样也便于我们抓住问题的核心。不要因为讨论感受而跑偏，浪费太多不必要的时间。 在网络信息碎片化时代，把时间精力放在重要的事情上，才能成就自我。本书作者结合自己丰富的工作经验，详尽地分享了一些可以提高工作和生活效率的工具、方法，让你收获高效人生。语言生动、图文并茂，具有较强的阅读性。 一句话推荐：时间管理达人教你如何提高效率，最大限度收获自己想要的人生。