如何高效开会/卓越领导力丛书

作者简介

大卫·科顿(David Cotton)，一位专注于领导力与管理学的国际培训师、演讲师以及引导师，他著有十本书以及多篇期刊文章。 他在全球四大洲超过35个国家开展培训课程，客户涵盖几乎所有行业。他的客户资料读起来就像地方政府和国家政府大型机构的名人录。在成立自己的培训咨询机构前，他在两家“四大”职业服务机构供职二十余年。

内容简介

如果其他沟通方式行不通，我们还可以召开一个 会议。会议已经成为职场上交换信息、分享观点的标 准默认形式。我们通常不考虑其他形式，即便其他形 式可能会节约时间，并达成更多目标。 今天我们要为一周的课程做一些准备，探讨为什 么要开会，包括正式或非正式的会议，挖掘我们一定 要与人会晤的原因。我们会分析每个案例中的会议是 如何实现目标的，也将讨论没必要举行的某些会议。 在今天的课程中，我们也会探讨，人们花了多少 时间来开会，而与会者感觉有多少时间被浪费掉了。 此外，我们还要了解，如何判断会议是实现商业目标 的最佳途径，抑或其他形式更好。在理想状态下，会 议是一种契机，让人们为了已有的共同利益或是为了 发展共同利益而集合起来。会议结束时，一些事情应 该有所改观——参会者可能就新事物达成共识，或者 发现了新事物，或者改变了曾经的看法。无论这个会 议的目的如何，它都应该产生立竿见影或是远期的改 变。一个会议应该： ·拥有目标。 ·将有共同利益的人们集中起来，以实现这个 目标。 ·产生改变。 一个好的会议是聚焦在行动上的。它不是一个简 单的清谈俱乐部，而是一个能够改变现状、具有生产 力的机制。就如最好的生产线能够高效地制作出高质 量的产品一样，最好的会议也能够产生有效且高效的 、焦点明确的行动。 ·询问参会者是否要使用幻灯片或其他补充资料 。如果有，请他们提前发给你。如果对方的补充资料 很重要，需要其他参会者提前阅读的话，请在会前一 周就提前发放。 ·给对方一个截止日期和联系人信息，请他在此 之前确认出席。即便只是为了确认餐饮安排，这一条 也很重要！ 在实际操作中，在敲定会议日程和发出邀请之前 ，就要选好会场地点。你应该考虑以下因素： ·熟悉度。 你和参会者以前用过这个会场吗? ·地理位置。 是就地开会还是去其他场地?就地开会让人觉得 熟悉，也不费劲。大家都知道会场的位置，而且使用 电话、复印机和公司的专业资源比较方便，连接上室 内的网络系统也很便利。然而，参会者可能会觉得有 其他同事在周围，会分散注意力。如果会议地点就在 参会者自己的办公室，你会发现会议问歇后就很难再 把他们召集起来，因为他们会说“我去看一下邮件” 或“去处理一个紧急情况”，然后就离席，结果他们 要么不回来了，要么就是“错过”了会议的重点。如 果到其他场地去开会，参会者能看到对此会议的成本 投人，便会引起更高的重视程度和严肃性。外包的餐 饮服务也能够带来一种新鲜感。由于参会者不会轻易 地去查收邮件或者中途离席，你会发现他们的参与程 度更深。然而，去其他场地举行会议必然要比就地开 会的花销更大。很多机构不会给雇员补贴从家到办公 室开会的交通费，但是如果是去其他场地开会就不一 样了。若选择后者，你要做好足够的预算。 会议场地离参会者的位置有多远?他们来会场比 去上班更远吗?开会时间太早、交通拥堵、公共交通 不便利都会滋生疲惫感和糟糕的情绪。理想的状态就 是开会时，参会者保有清醒的头脑和良好的精神面貌 。P27－34