向会议要效益（2视觉化你的会议）

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1 可视化工作法的导入改变了传统的会议模式 ◎ 失败会议的特点 不知道大家平时有没有注意到，开会或讨论不能 顺利进行的情况一般可总结为下面3种特点。 （1）拿不出意见 会议气氛冷淡，即使有意见也不想说出来。如果 说出来，批评和攻击就会随之而来。发言的人总是很 固定，有很多人根本不发言。其结果就是开会时一味 地洗耳恭听领导的长篇大论，直到会议结束之后才说 出真心话。 （2）意见不一致 整个会议没有围绕中心进行讨论，大家想到什么 就说什么，离题太远。论点不明确，经常发生意见分 歧的现象。而且，由于大家各自做着各自的笔录，不 管讨论到什么时候，认识和理解都不一致。 （3）无法得出结论 同一个论点被无休止地重复。意见的不一致演变 成了个人攻击，会议中充斥着说服与狡辩，不能创造 性地达成共识。最后，会议结束时也不能得出明确的 结论，谁也不清楚花费了那么长时间，到头来究竟得 出了什么结论。 怎么样，能回忆起不少和上述情况类似的场面吧 。这样的讨论不能算是讨论，毫无意义。 笔者也曾经被这些状况所困扰。公司的会议也好 ，地区团体的商谈也罢，情况都差不多。无论走到哪 里，以上这些尴尬的情况随处可见。 而且，很多是以年长的人为中心的谈话，最后自 己只沦落到对会议进行记录的地步。在这样的状况下 记录也没有多大意义。即使是想要解决问题，面对的 都是自己的领导，根本没有插嘴的勇气，只有看着领 导们说个没完。心里却在默默地嘀咕，因为参加会议 的人素质都很低，所以会议才无法顺利地进行…… ◎ 记录改变了会谈 有一天，我想“在这种情况下没办法对会议进行 记录”，就突然说道：“对不起，因为找不到讨论的 重点，为了整理一下自己的思路，可以在这里写一下 吗？”随着身后一片“喂，喂，打起精神来”的声音 ，我径直走到白板前，开始整理从开会到现在为止出 现过的各种意见。 “山田的意见是这样的，对吧。“田中和桥本的 意见这里是相同的，这里是不同的，对吧。对于标题 这部分，虽然大家已经提出了意见，但是这里还没有 讨论到，对吧。”如此这般地确认每条意见的意义所 在以及讨论的经过。 于是，不可思议的是全体人员都指着白板开始热 烈地讨论了起来：“不对，我要说的是……”“藤井 的意见漏掉了吧？”“山田和我的意见的不同之处在 于……”通过记录整理上述的发言内容，大家的意见 渐渐统一起来，虽然吃了不少苦头，但成员团结一致 、精诚合作，最终达成了共识。 ◎ 共享过程和平等地参与 那么，通过在白板上记录讨论的内容，到底能改 变什么呢？用一句话来概括就是：成员平等地参与了 讨论，并且共享了讨论的过程。 在这里请再一次回忆一下会谈的意义。所谓会谈 就是将众人的智慧结合在一起，集体创造出超过个人 能力水平的想法的行为。而且，通过参与会谈，提高 了对结论和所达成的共识的理解度与接受性，使之成 为实际行动时的动机与承诺。 因为参与了会谈的成员很多，所以，如果讨论不 按照一个大家共有的过程延续下去，就会变成说闲话 唠家常。这样一来，体现不出众人一齐进行讨论的优 势。不仅这样，也不知道应该针对什么问题来进行讨 论，到头来恐怕什么意见都拿不出来。 另外，成员如果没有平等地参与讨论的机会，就 不利于将每个人的智慧都集中到一起，成员对最终决 定的方案也不会产生认同感。不尊重他人的意见，一 味地坚持自己的主张也不能被看作是参与了讨论。只 有做到共享讨论过程和平等参与，会谈才能顺利地进 行。 ◎ 变空中战为地面战 “共享过程和平等参与”，口头上说说很容易， 实际做起来只付出一般的努力是远远不够的。这是因 为人类的记忆力非常有限。 各位，谁说了什么您都能够全部记住吗？会议中 只是偶尔才会有很好的发言出现，人们往往连自己刚 刚说过些什么都很容易忘记掉。像这样的人们凑在一 起进行会谈，要做到共享过程和平等参与是十分困难 的。 如果想打破这个记忆力的限度，需要拥有一个全 体人员共同的大容量的小组存储器（共同的记忆）。 使讨论的可视化（用眼睛能够确定的）变为可能。在 能够共享被视觉化的框架机构（思考机构）的同时， 推动讨论的进程。 常常观看讨论节目的各位都会明白，只有话语飞 来飞去地打空中战是无法将讨论进行最终归纳和总结 的。把空中战改成地面战，地面战就是把讨论转化成 视觉情报，借助已被可视化的共同框架结构展开会谈 。由空中战转为地面战，这是使“共享过程和平等参 与”两者并存的最好方法。 ◎ 只是在白板上记录下内容，会议就会发生难 以置信的转变 会议中在白板上做记录，对主持人来说具有重要 的意义。主持人的作用是为讨论过程掌舵。然而，成 员的脑袋和心里所想的是用眼睛窥探不到的。“看不 见的东西是无法掌控的”是管理学的原则之一，如果 只是用话语打空中战，那么要想为会谈掌舵就困难了 。 要想使主持人能够为会谈掌舵，关键在于将空中 战转化为地面战。一旦在会谈无法顺利进行时，首先 要拿出勇气把讨论内容记录下来。仅这样做，会谈都 会有难以置信般的改善。 将讨论内容记录下来，参与者会眼前一亮，主动 提出意见。想法也就自然而然地丰富起来，崭新的构 思也会应运而生。正因为有了共同的思考框架，小组 中产生了向心力，向着达成共识这个目标，引发合作 意识。 将论点整理为视觉化的内容，意见按照论点提出 ，讨论则会一致。与此同时，还能够防止意见遗漏， 顺利地引导出合理的结论。即使发生意见对立的情况 ，也能够冷静下来，最终得出富有创造性的解决方法 。