如何撰写报告和提案（第4版）（精）/创造成功经典系列

作者简介

帕特里克？福赛思主讲的“试金石培训与咨询”课程专注于市场、销售和沟通技巧。他出版了50多本有关商业成功的书籍，并翻译为23种文字，其中包括一同被选进“创造成功经典系列”的《高效能时间管理术案》（Successful Time Management）。他经常在出差时写书，为英国杂志《写作》（Writing Magazine）撰稿，并且设计和运营培训项目。

内容简介

第二章 创作优秀的报告 让我们先正式定义什么是报告。 报告的定义 报告是一份书面文件，有既定目标地呈现其所选择主题的事 实，因而明确的目标必不可少。报告通常是决策的辅助工具。它 们可以是正式的或不太正式的，可以是套用已有的格式（如每月 一次的定期报告），也可以是与某些话题相关的纯粹一次性的报 告。它们的篇幅可以从一页到数百页不等，并可以有一个或多个 作者（如某委员会的报告）。如是多个作者，需要有一位主笔人， 这样会使定稿等相关事项变得更容易。 有非常多的不同类型的报告，而我们在此只讨论适合大多 数人或机构需要的类型。为了体现差异，报告可分为如下表中的几种。 简报 当管理者提供某事的可能结果的概要时使用（例如重大事情或政策的改变和/或由此产生的问题） 调查结果 可能是正式的研究，如市场调研或其他研究，列出 客户或潜在客户对某些问题的回答，以及这些信息 如何指导行动；也可能是内部的和非正式的调查， 如写出搬迁办公室对自己的影响 更新 可能总结了关于任何活动或其结果（财务业绩、产 品销售与生产力等）的一些定期信息（每周、每季 度或其他） 讨论文件 通常被定义为出方案之前的阶段，它本质上是一个 为思考或讨论提供素材的文件（并且在审查之后）， 之后可能会有一个正式而具体的提案 提案 本质上是用于说服的（很多是匿名的） 除此之外，报告的主题可能会有各种各样的内容，从一个特 定候选人在求职面试中的表现如何，到强调头脑风暴会议中的最 佳想法或针对特定行动的严密论证。但万变不离其宗的是，值得 读的报告都有明确的意图。考虑到报告的各种可能，这里讨论的 重点是最典型的报告（比如篇幅为12~40 页的报告）。读者应该牢 记自己需要撰写的报告的特点。我将在本章讨论报告的不同结构 安排，而提案单独安排在第六章阐述。 关于不同报告的内容范围的确定，在考虑把文字落实到书面 上的实际过程之前，我们先看看一份好报告的架构。这里有两个注意事项。 ■ 什么对读者有用？ ■ 什么能帮助你轻松快速地完成报告？ 其中第一个问题的答案是最重要的，但幸运的是，答案中涉及的因素对第二个问题也是有价值的。这样，思考的起点就清楚明了。 设定明确的目标 首先要解决的最重要的事情就是为什么写报告？它是为了说 明什么？几乎没有报告只是“关于”一些事情。当然，它们可能 有各种意图：通知、激励等。但是，最重要的是总体目标。这又 意味着你必须清楚在报告交付和被阅读后，你想要的最终结果是什么。 例如，写一个“关于办公室搬迁的可能性”的报告就不是一 个明确的目标，而明确的目标应该是写报告来解释为什么搬迁办 公室可能是必要的，比较不同解决方案的相对优点并推荐最好的 选择。即使这可能需要列出更多的细节，如对于员工和客户等不 同群体的优 / 缺点，以及他们可能会以不同的方式受到影响，那 也是值得做而且必须要做的。 目标应从读者的角度来定义。你需要考虑如下一些问题。 ■ 哪些人是报告针对的人群？ ■ 读者是单一人群时，是否有多重需求必须被满足？ ■ 这些人想要报告的原因是什么？ ■ 他们想要什么，需要什么细节？ ■ 他们不想要什么？ ■ 他们寻找的结果是什么（他们想要了解什么，他们想要采 取什么行动，或者他们想要做出什么决定）？ 因此，了解报告收件人的一些情况可能会很有帮助。当然， 你可能本来就很了解他们，例如，他们可能是与你紧密合作的同 事。如果不了解，就请问你自己如下一些问题。 ■ 他们是什么样的人（例如男 / 女，年轻 / 年老）？ ■ 你了解他们多少？ ■ 他们对报告主题的经验如何？ ■ 他们对这个话题了解多少？ ■ 他们对此的态度是什么（欢迎 / 敌对）？ ■ 他们的个人参与度如何（即这些问题如何影响他们）？ ■ 他们如何评价主题的重要性？ ■ 他们是否有可能对该主题有兴趣？ ■ 他们读完报告会如何行动？ 接下来所有的事，比如你写什么，你怎么写，以及你怎么样排列，都依赖于这个首要的前提——一个明确的目标确实是一个 好报告的基础。我们将在下一章有关写作准备的内容中回到这一 点，以及讨论如何恰当地设定一个明确的目标。现在，我们来看 报告本身的实际形式。 合理的结构 可以想象的最简单的结构是开头、正文和结尾。实际上这些 是一份报告必须包括的部分，但不同报告的论证过程或者呈现的 案例的复杂程度都各不相同。这自然而然分为四部分： ■ 设定情况； ■ 描述影响； ■ 回顾可能性； ■ 提出建议。 报告有两种结构可以同时使用，如图 2-1 所示。 举一个例子有助于阐明论证清楚所写主题需要的逻辑方式。 假设一个组织有一定的沟通问题，一份建议改善这种情况的报告 大致遵循以下行文顺序。 ■ 情况 这可能是指组织内外书面沟通的数量和重要性，也 可能是指写作能力差且没有可操作标准的事实，也没有任 何培训来提高沟通技能，或者缺乏组织内部接受并认可的沟通模式。 ■ 影响 这可能包括从生产力的损失（因为创作文件花费的 时间太长，必须不断地回顾澄清），到低效率或因误解沟 通内容而产生的更严重的后果。它还可以包括由于在组织之外传阅的文件——也许是给客户——太差而造成的形象 受损。 ■ 可能性 在这里，与任何论证一样，行动方案可能会多种多样，它们也都有自己的优缺点。继续这个例子，这些报 告可能仅仅是写给一个核心小组的，也可能是为了完全取消书面工作或制订培训计划并进行后续系统监测，以确保 有所改善。 ■ 建议 这里需要列出“最佳”选项。或者，在一些报告中，必须审查多个供他人选择的选项。建议要具体，说明究竟 应该做什么，由谁何时做，以及成本和物流等细节。 在所有阶段，你都应避免泛泛而谈。报告应该包含事实、 证据和足够的“详细情况 ”，以此作为收件人的决策或行动的 适当基础。 清楚地记住论证的整体架构，我们可以看到报告本身的更多 细节。报告从头到尾的行文方式，是为了支持论证，使之易于阅 读和理解，必要的情况下也使写作过程有趣一些。 没有什么意外的话，报告分三个部分是合适的，通常缩写为： 告诉……告诉……告诉……完整的是：告诉人们你要告诉他们 的——介绍；告诉他们详情——报告的正文；然后告诉他们你已 经告诉他们的——总结。 首先，开头 首先必须以读者的立场开始。他们开始阅读时会思考什么？ 会很有趣吗？可读吗？会帮到我吗？是不是重要？报告能引起他们的重视，将他们的注意力从周围的其他事上吸引过来吗？ 报告的读者都有自己的日程安排，如前所述，他们希望报告简洁；本质上，他们只有觉得报告可理解、有趣并适合他们的情 况时才会真正考虑阅读它。他们不想花时间关注后却发现报告内 容不合适。报告不应该使读者感到困惑，科学 / 技术术语或专业 术语会使大多数读者无法理解，令人费解的结构（或缺乏条理） 会让他们失去兴趣，更不能用轻视的语气。 判断很容易得出。在最前面的几行中，观点就已经形成，这 会影响他们对其余部分的阅读。第一印象会持续，所以这个阶段 非常重要，而且可能需要格外的思考来措辞和恰到好处地组织报 告的架构。 开篇必须是介绍，包括： ■ 设置场景（这可以包括联系职权范围或过去促使报告得以 完成的讨论）； ■ 说明话题和主题（也可能是处理方案）； ■ 目标明确； ■ 开始进入主题，创造一个将读者从报告第一部分引导到核 心内容的线索； ■ 定位适合读者（不能让他们觉得像是在打听他人的重要 事务）。 同时，开篇务必要交代一下作者的信息，其中要体现任何你 想要读者感觉到的信息（你是专家、很专业或其他），而不是任何不当的信息（太多的术语可能会表明“这个人不了解读者的需求”）。 所以这个元素必须加入（我们将在第四章讨论）。 如果要吸引读者阅读，报告必须快速切入主题。这不排除场 景的设置。报告可能这样开头：“这个报告旨在论证组织如何不牺 牲质量地降低 10％的成本。”之后，也许再多点，让读者想知道如 何降低，就可能必须回过头来准备对当前支出的分析。但是人们 知道报告的目的是什么——一旦一个值得阅读的意图已经说清楚， 他们会更容易地阅读内容。 报告的语调也需要在第一阶段展现出来。正如主持人需要与 观众建立联系那样，如果一份报告体现出必要、有用、有特定目 标、写得明确且由读者想了解的人撰写，那么，最重要的是，对 读者要体现出理解和关心，这样它将受到持续的关注。 开个好头，接下来的任务通常会更轻松。这当然适用于写 作。感觉自己开了个好头将为接下来的内容顺利撰写建立信心。 阅读亦是如此：如果文件一开始读起来很好，人们自然会继续 阅读，并且期望接下来与开头的满意度一致。职场中难免有大 量的挫折，因此那些让人看起来更轻松的文件很快就会获得认 可和赞赏。 内容摘要（放在文章开头而不是结尾的总结）能起到良好效果， 原因之一是它符合许多上文说到的开始标准。它使读者有兴趣继 续阅读去发现细节，并看看如何以及为什么得到已有的结论。关 于摘要的问题将在第六章进一步探讨。 正文 这是文件的核心。这里有大量的内容，因此它最需要完整而 合理的结构和组织。这里的主要目标是： ■ 现报告信息细节； ■ 保持并深化读者兴趣； ■ 确保清晰度和方式适合读者。 继续深入是有必要的。在这里，报告可能寻求读者接纳，或 反之，开始遇到人们对其所表达内容的反对或拒绝。同时，任何复 杂性必须保持可控，必须做到一次只简单地阐述一个点。试着练习 我所讲的，在这里，很多要点都旨在保持这一核心部分不跑题。 呈现内容 ■ 逻辑化的结构 选择一种贯穿内容和给读者描述的方式（例 如按时间顺序描述某事）。 ■ 指明方向的意图 明确地知道什么（及为什么）会使阅读更容易，这就是许多文件需要一个目录页的原因。这样的 意图也可以在文本中实现，如“我们会根据时间、成本和 人员这三个关键因素对项目进行评估。第一，时间……”（也 许之后是标题“时间”）。这怎么做都不过分，它所提升的 清晰度及对将要读到什么内容的感觉是会受到读者赞赏的。 ■ 使用标题（和子标题） 这不仅是一个有效的标识方法与形式，它也以视觉方式分割文本并使页面更容易阅读（相对 于现代商务书籍，如本书，内容密集的教科书令我们许多 人在学校时饱受折磨）。 ■ 恰当的语言 这在每个阶段都很重要（见第四章）。 ■ 使用图形（视觉图形工具） 这包含两种因素，如粗体、大 写字母等；插图，包括曲线图、表格和柱状图等。它们都 能提高清晰度（将在第七章中讨论）。 获得接纳 这是一个谨慎的目标，可以通过如下几种方式来实现。 ■ 联系特定人群 与那些针对特定人群的观点与论证相比， 通用观点和论证可能不会那么容易被接受。报告可能介于 二者之间，一些段落或观点普遍适用，而其他事项以“对于那些新的组织……”或“那些在销售部门……”等开始。 ■ 提供证明 当渴望接纳时，你需要提供观点之外的内容， 尤其是你被视为拥有某种既得利益时。所以，来自其他地 方的意见、研究、统计和测试等内容都能增强你的说服力。记住，来源的可接受性和它所带来的力量之间是有联系的， 所以你需要非常仔细地选择如何最好地陈述观点。 ■ 预料反对意见 对于那些你确定在阅读报告时会进入读者头脑的反对意见，你切记不可采取忽略的态度，否则他们 会很轻易地推翻报告所表达的内容。通常，直面这种反对意见比较好，比如明确表示：“有些人会问如何……所以在 接下来的三段中，我将详细论述。” 报告的正文部分需要与开头和结尾有明确的联系。它应该巧 妙地承接引言的观点，特别是当它们对报告结构有影响时（这应 该是一致的）；而且应该同样地联系结尾。这意味着内容的线索需 要贯穿和连接整个报告的三个主要部分。 最终结论应该没有漏洞或瑕疵。它呈现的内容是连贯的，所 有的结构都是支持它的而不是与之相悖的，最终结论是基本清晰 也易于理解的。 在继续讨论结尾之前，最后一点是值得注意的。有时候，如 本段所述，如果中间的正文内容以“最后，在总结前的最后一 点……”结束，效果会更好。 结尾 在此，有必要列示报告结尾中存在的如下一些不当之处： ■ 有些报告似乎想避免结束 中间正文部分脱离了整体结构， 会使人感觉有东西没讲完，“还有另一件事”，这会令人分 心并且很烦恼； ■ 避免错误的结尾 我不久前看到一个报告在最后一段中用了三次“终于”，虽然使用方式略有不同； ■ 小心扰乱结构 报告已经进入最后一个标题了，但实际上没有尝试收尾——可能是由于不必要的重复或离题论述而 添加的一段或几页，这都会造成干扰。 那么你应该在这里积极做些什么呢？最后有三个具体的目标： ■ 达成并提出结论（这反映了该文件类型及其呈现的论证属性）； ■ 整合并总结内容； ■ 以“高调”或赞扬积极地结束，或者，如果结论有点夸大了（很多报告都是常规的结尾方式而不是令人兴奋的方式），那你的 结尾需要有力量或权威说法让人信服，而不是草草结束。 总结要做到简洁有效并不是一件很容易的事情。正因为如此， 它代表了一个特别的机会。如果总结做得很好，整个报告就会令 人印象深刻。反过来，这也实际上有助于报告得到应有的重视。 事实上，我们知道许多人在决定阅读报告之前，会先看一眼结尾。 如果总结是即将看到的内容的一个很好的样本，那么它将强化读 者继续阅读的决定。 如果正文顺序和结构是合理、可靠和符合逻辑的，对内容的 总结就会简单很多。毕竟，总结是很多案例自然而然的结论。这 部分相对较短是被广泛接受的，但这并不意味着总结只能是几行， 通常一个长而复杂的报告需要比几行的总结更多的内容——重要 的是总结所呈现的内容具有与整个报告相匹配的长度。结尾既要 做一个简要总结，也要包含内容的精髓和结论，这使得它不经过 仔细考虑很难完成。 报告的结尾需要额外地花费时间进行编辑和检查，而这些额 外的付出都是有用的。当然，艰难地完成一份长篇报告，然后由 于不重视结尾这个至关重要的阶段而使其有效性遭到削弱（或最 坏的情况下被破坏），这是一种极大的浪费。 结尾后 值得注意的是，“结尾”并不意味着报告真正的结束。换句话 说，在总结和结论之后可能还有几页相关内容。这些主要是附录， 它们可以用来确定主要核心内容的某些细节。附录可以使这些方 面有更多的详细内容，但这几页要尽量保持适中而不要太长，以 免使关键信息淹没在无尽的细节中。 乔治对于自己被委派负责重新安排办公室的工作并不是很 高兴，尽管有最具说服力的理由：业务增长和更高的利润意味 着要容纳更多的人；特别是客户服务方面出现很多不便。乔治 知道很多人有点担心变化会如何影响他们，所以他决心要做得 恰到好处并为此而拼命地认真工作。 要做就要做到最好。他测量每个房间，清点了所有要移动 的物品并归类了所有没有被移动的。他画出了所有的电线图纸， 并标明哪一根电线连接什么设备。然后他着手准备一份报告呈 现他的发现和建议。 惊讶于有那么多记录，他感觉良好地将草稿交给同事们检查。他们感到震惊。大家的反应并没有如他所愿，他们建议：“大家并 不想知道所有这些细节。我花了 10 分钟才找到我的座位在哪里， 然而还不知道我为什么要搬。你需要从别人的角度来看待它。” 被批评后，乔治“从头开始”。他重写了报告，以“如何 改变会对组织有帮助”的概述开始，简短而清晰地描述了每个 部门受到何种影响，强调变动后的优点，并且明确了要做什么， 由谁来做，何时实施变更。 三周后，虽然仍有一些疑问和疑虑，但所有的问题都顺利 得到解决。但这件事的前后两次实施过程几乎是完全不同样的。 ？ 提升职场竞争力佳作：据美国管理协会（AMACOM）研究数据显示，高超的写作技能可以节约30%~50%的写作时间，阅读这样的文章更是可以省下50%的时间。商务人士在阅读和写作邮件、报告、建议书等方面花费的时间是非常巨大的，能够提高写作能力，帮助商务人士在较短的时间内撰写清晰、具有说服力的报告和建议书的实用指导书将对他们工作效率的提高大有裨益。 ？ 丛书长销，经典再版：本书是Kogan Page出版社“创造成功经典系列”之一，该系列汇集了约翰？阿代尔等知名作家，内容涵盖职场成功所必备的13项技能，例如，如何提升沟通技能、领导力，如何撰写商业计划书、营销计划书，以及如何决策与解决问题等，目前已被翻译成30多种语言，印量超100万册。