时间管理（第2版）

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成功是一个过程，一种心理素质和生活方式，一次生命力的绽放。 ——亚历克斯·诺布尔(Alex Noble) 无论你做什么工作，只要你身处管理或行政岗位，你就要使用许多资源 。员工、资金、材料——这些都非常重要。在某项特定的工作中，某种资源 可能比其他资源更重要。但是，有一种资源是我们所共有的，那就是时间。 而且，时间是一位严厉的工头。每个人时常都会经历这样的事情：要将所有 的事都做完，而且是在规定的时间内把它们全部做完。对有些人来说，这类 问题在某种程度上似乎一直存在着(时隐时现)；还有些人承认，有时事情好 像都凑到了一起，使工作不能按计划进行；个别人甚至长期生活在忙乱之中 。 那么，什么人需要考虑时间管理的问题呢？也许每个人都可以从如何有 效管理时间的探讨中受益。实际上，在任何组织里，许多工作的性质都有各 自的特点，因而使得时间管理很难做到恰到好处：既有在公司范围之内的问 题，也有在公司范围之外的问题，如等级结构、人员、任务期限、文书工作 、电子邮件、计算机问题、会议、压力和相互往来，所有这些问题，还有很 多其他问题，都使时间管理变得复杂化。 本书旨在帮助所有的人解决时间管理问题，无论是在商业组织或其他组 织中担任行政管理工作的人，还是那些被委以重任、要使各项工作按时完成 并取得成果的人。只要你属于其中一类人，即使你还没有努力想办法组织管 理你的工作方式，你仍然能学到有助于你取得更好成绩的方法。如果你觉得 有太多的事情要做，如果你只有很少的时间去做这些事情，如果在处理亟待 解决的问题时，你总是无法完成你列出来的所有重要事情，而且你想改变自 己，使自己做事更有条理，但是不知道从何处入手，那么这本书就是为你创 作的。如果你的办公桌上杂乱地堆满了一摞摞的文稿，经常有人来打扰你， 你不可能按时完成工作任务，你对自己能否摆脱困境深感绝望，那么本书确 实是为你撰写的。 时间管理不是可做可不做的事情。它是每个想使自己的工作卓有成效的 人必须认真对待的事情。事实上，从某种程度来看，几乎每个人都在实施时 间管理，唯一的差别是他们做得如何，他们的工作受到了怎样的影响。然而 ，时间管理不是一件轻而易举的事情——正如你们注意到的那样!它也是任 何人，甚至包括那些研究时间管理的人，不能百分之百正确掌握的东西。如 果你认为这么说对一本有关时间管理的书而言是一种不祥的开端，那么，更 糟糕的事情还在后头呢。经典作家G.K.切斯特顿(G K.Chesterton)曾写道： “基督教的理想还没有经过验证，也没有发现不够好。有人已经发现它很难 ，因而至今尚未被验证。”时间管理也是这样：正是因为它很难，所以人们 禁不住会对自己是否真的会有所改变丧失信心，甚至对此不再抱有任何希望 ，让事情顺其自然，并想办法应付过去。在不同程度上，这种想法经常是十 分强烈的。 让时间管理发挥作用 然而，还要看到积极的一面：你能够使时间管理发挥作用，这种作用不 仅值得你为之努力，而且也会对你的工作和事业产生巨大的影响。千万别犯 错误，开始掌握时间管理的要义，会对你产生相当大的影响。发挥时间管理 的作用，能够： 影响你所做工作的效率、有效性和效果。仅这一点就足以使你端正对时 间管理的态度，因为它时时、天天，以至于永远都在影响着你的工作。调节 随工作产生的压力。 塑造更加积极向上的形象。你进行时间管理的能力如何，会影响你所在 组织中其他人对你的看法。杰出的时间管理能力是能够把其他方面的天赋和 能力不相上下的人区分开来的首要因素，是某些人在事业上比其他人更有可 能成功的基石。 因此，尽管你要花一些时间才能逐渐掌握具有自己的个性特点的时间管 理方法，但是做到这一点极为重要。一定要将时间管理看成是自我管理的同 义词。它需要自律，但自律是由习惯促成的。也就是说，令人高兴的是，如 果你下工夫实践时间管理的要义，你就会觉得让时间管理发挥作用越来越容 易。良好的习惯有助于确保你在制订计划和完成本职工作时做到有条不紊。 另一方面，不良习惯，正像我们许多人知道的那样，是很难改掉的。而且， 习惯的改变很可能是你对自己的工作方法进行反思后产生的必然结果。 时间管理是否会为你效力，要取决于两类关键因素：一是你如何计划时 间；二是你如何执行计划中的细节。第一类因素在本书的前一部分加以介绍 ，为你奠定时间管理的重要基础，你可以在此基础上进一步构建并发挥时间 管理的作用。第二类因素包括许多应用型的因素，如习惯做法、方法和妙招 ，它们会对你的工作方式产生积极的影响。这类因素可能极为简单，例如， 时不时明显地做出看表的动作，往往会使来访者不逗留较短的时间，尤其是 你在看表的同时，面部略微露出恰如其分的焦虑表情时。还有一些因素比较 复杂，例如，建立一个良好的档案保管系统，可以节省时间，确保你又快又 准确地找到文件。 其他因素可能不够光明正大，比如，你用一种暗示手段催促你的秘书打 断会议，让秘书说，因为有些要紧的事，所以要求会议尽快中断或者要求你 立刻离开会场。此外，积累的效果在这方面也发挥着作用。也就是说，你更 多地采纳或适应某一门生意或职业的诀窍，让它为你效力，你使用时间的效 率就会更高。对我们中的大多数人来说，这是一个可以在自己的职业生涯中 不断努力增加和积累经验的过程。因此，除非你是高效利用时间的楷模，否 则，对你是否采用了最佳工作方法进行反思几乎总是值得的。实际上，在你 的职业生涯中，只要你经常关注这方面的问题，你一定会得到回报。这种做 法也可能会变成一种习惯。P3-7