电子文件归档与电子档案管理规范解读（附光盘GBT18894-2016）

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第一章引言 2002年，国家标准化管理委员会批准、发布了国家标准GB/T18894200《电子文件归档与管理规范(以下简称/T188942002)，2003年5月1日实施，GB/T188942002实施七年后，为适应电子政务快速发展对电子文件电子档案管理提出的新要求，解决电子文件归档与电子档案管理工作中遇到的新问题，经国家标准化管理委员会批准，国家档案局于2010年开始组织GB/T188942002的修订工作，并于2016年正式发布GB/T188942016《电子文件归档与电子档案管理范》。 第一节标准修订背景 1.GB/T18894-2002编制背景 20世纪90年代后期，我国部分政府部门、高校和企事业单位开始在工作中使用办公自动化系统计算机辅助设计系统等以提高办公履职效率，普遍使用数码相机记录公务活动，由此产生了大量文本、数字图像、图形等各种类型的电子文件，电子文件管理逐渐进入档案学界和档案工作者的视野。一方面，我国档案界积极将国际档案理事会(1CA)、欧美、澳大利亚等有关国家研究成果介绍给国内，档案专业刊物上逐步登载了若干具有代表性的研究或编译文章，例如，《电子文件研究的框架》 《电子文件与纸文件观念:后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》 《档案学领域的电子文件管理一际档案会议电子文件委员会》 《英国公共档案馆的电子文件理工作》 《美国国家档案馆的电子文件》 《电子证据当代机构文管理战略》，等等。另一方面，一些档案学者结合我国档案工作实际开展了深入的研究和实践，形成一批重要研究成果，其中，产生较大影响的是中国人民大学档案学院惠玲教授1997年的博士毕业论文《拥有新记忆电子文件管理研究》，1998年《档案学通讯》以摘形式，分别以认识电子文件，无纸收藏，电子文件的双重鉴定、保证电子文件的长久、电子文件利用的障碍与对策、电子文件时代新思维等大个主题连续刊登该论文的主要内容。 基于上述时代背景，为加强我国电子文件归档与电子档案管理，国家档案局适时组织专门工作组对国际电子文件管理实践与研究成果，以及我国电子文件的形成归档和管理实际需求进行深入调研和研究，同时手相关标准的立项和编制工作，最终发布了GB/T18894-2002。该标准代表了那个时期我国电子文件归档与电子档案管理理论研究和应用实践的先进水平，其最大贡献是将理论与实际相结合，明确了电子文件归档与电子档案管理的主要内容和基本要求，推动各级各类档案部门将该项工作提上议事日程并逐步实施，对我国电子文件归档与电子档案管理具有里程碑意。此后，我国档案界对电子文件归档与电子档案管理进行了更加深入的研究、实践，逐渐形成了一大批有质量的研究成果，标准规范与实践案例 1【美】马特，赫德斯托，电子文件研究的框果，丁华东，张斌编译，辽宁档案，1994-08-10 2【加拿大】特里.库克，电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社里信与档管理中面临的一场革命，刘越男编译，山西档案，1997-4-30 3王良城，英国公共档案馆的电子文件管理工作，中国档案，1998-01-20 4刘家真，美国家组的电子文件，上海档案，1998-04-15 5【美】戴维.比尔曼，电子证据--当代机构文件管理战略，王健等译，中国人民大学出社，2000年10月