资深HR教你Excel实操从入门到精通

作者简介

冯宝珠，博士，大连宝成职业培训学校校长。曾在《税务与经济》《社会科学战线》上发表过与人力资源相关的文章。

内容简介

第一节 　认识Excel对HR的重要性 一、记录收集原始数据 原始数据指的是尚未处理过的数据，这些数据需要经过提炼、组织甚至分析与格式化后才能呈现给他人看。为研究所收集的资料就是原始数据（也称作主要数据或来源数据），一般来说，从原始数据中很难直接看出各数据之间的联系，也不利于数据的计算、统计和分析。因此收集原始数据是统计、分析数据的前提。 对于HR来说，Excel是一个记录和存储原始数据的好工具。每一个公司都存有大量的人事数据，而Excel可以将收集到的原始数据进行有序排列和存储，并且一个Excel文件中可以存储许多独立的表格。如果把一些不同类型但是有关联的数据存储到一个Excel文件中，那么既方便HR对数据进行管理，又方便查找和应用数据。 收集原始数据时考虑得更多的是数据的准确性和完整性，一般不会考虑数据的格式以及排列是否合理等。因此，对于收集到的原始数据还需要进行整理，如检查收集的数据是否齐全、填写是否规范、信息是否完整、数据是否符合逻辑性、是否符合实际情况等。同时，必须要确保表格中的数据符合制表规范，这样才能提高后续人事数据统计、分析的准确率。 二、数据计算处理 在人力资源管理过程中，对数据的要求不仅仅是存储和查看，很多时候还需要对现有的人事数据进行统计，如员工人数、招聘人数、绩效成绩、考勤情况、员工工资等。而Excel中提供了大量的函数，不仅可以对简单数据进行计算，还可以利用不同的函数组合，完成复杂的计算工作。 三、数据可视化 在人力资源管理过程中，人力资源管理人员经常使用图表进行人力资源数据的可视化呈现。图表、数据透视表和数据透视图是Excel中最具特色的数据分析工具，只需简单操作便能灵活地使用图表形象地展示数据，或根据数据的不同特征变换出各种类型的报表。 四、辅助人力资源管理人员的日常决策 在人力资源管理人员的日常决策中，数据建模与分析可给决策者提供更加合理的参考。通过数据建模与分析，我们能够深度剖析与挖掘事件背后的规律，让整个管理活动更加科学、合理。 第二节 　Excel的三大对象与两类表格 Excel操作中最常见的三大对象为：工作簿、工作表和单元格。此外，在Excel中，经常需要制作各种类型的人事表格，因此，根据制表的目的和需求将这些表格分为数据源表和结果汇总表两大类。 一、工作簿 工作簿是指Excel环境中用来储存并处理工作数据的文件，也就是说，Excel文档就是工作簿，它是Excel工作区中一个或多个工作表的集合。在Excel中，用来储存并处理工作数据的文件叫作工作簿。每一个工作簿可以拥有许多不同的工作表，工作簿中最多可建立255个工作表。 Excel文件的扩展名有“.xls”（Excel 97—2003工作簿）、“.xlsx”、“.xlsm”（Excel启用宏的工作簿）、“.xltx”（模板）、“.xltm”（Excel启用宏的模板）等。 二、工作表 工作表是显示在工作簿窗口中的表格，一个工作表可以由1 048 576 行和16 384 列构成，行的编号依次从1到1 048 576 ，列的编号依次用字母A、B……XFD表示，行号显示在工作簿窗口的左边，列号显示在工作簿窗口的上边。 每个工作表都有一个名字，工作表名显示在工作表标签上。工作表标签显示了系统默认的前三个工作表名：Sheet1、Sheet2、Sheet3。其中白色的工作表标签表示活动工作表。单击某个工作表标签，可以选择该工作表为活动工作表。 工作簿中的每一张表格都称为工作表。工作簿如同活页夹，工作表如同其中的一张张活页纸。工作表是Excel存储和处理数据的最重要的部分，其中包含排列成行和列的单元格。使用工作表可以对数据进行组织和分析，使用者可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对来自不同工作表的数据进行汇总计算。在创建图表之后，既可以将其置于源数据所在的工作表上，也可以放置在单独的图表工作表上。 三、单元格 单元格是表格中行与列的交叉部分，它是组成表格的最小单位，可进行拆分或者合并。单个数据的输入和修改都是在单元格中进行的。 简单地说，单元格就是工作表中用行线和列线分隔出来的小方格，用于存储单个数据，而且每个单元格都可以通过单元格地址进行标识。在工作表中，所有单元格都具有独立的地址。单元格地址是由它所在的行号和列标组成的，其表示方法为“列标+行号”，如工作表中最左上角的单元格地址为“A1”，即表示该单元格位于第A列和第1行的交叉点上。 温馨提示 工作簿、工作表和单元格之间的关系 简单地说，工作簿是由单张或多张工作表组成的；而工作表则是由一个个单元格组成的，如图1-1所示。 图1-1 四、数据源表 数据源表主要用于记录和存储各种基础的数据，便于结果汇总表引用数据。数据源表基本不对数据做任何的计算和统计，也不需要对其做多余的格式设置，是为数据统计与分析以及制作各种报表打基础的表格。 五、结果汇总表 结果汇总表利用Excel的功能或工具对数据进行汇总、分析，从而得到所需要的结果。结果汇总表只保存需要的信息，是通过数据源表中的数据演变出来的，通常需要针对各种目的，对结果汇总表的布局、格式和外观等进行适当的设计和装饰。