Word2019完全自学教程

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Word 2019快速入门 Word能做什么？Word 2019新增了哪些功能？ 保存时，不想让保存的文档替换掉原文档怎么办？ 怎样将Word文档转换成PDF文档？ 计算机死机了，Word文档没及时保存怎么办？ 打印时，怎样才能只打印指定的页数？ 在使用Word的过程中遇到问题应怎样快速解决？ 本章将通过对Word的作用、排版原则、Word 2019新功能及Word的基础操作等基础知识进行讲解，带领大家快速学习Word软件，为后面学习Word奠定基础。 1.1 Word的用途 提起Word，许多用户都会认为使用Word只能制作一些类似会议通知的简单文档，或者类似访客登记表的简单表格，实际上，Word提供了不同类型排版任务的多种功能，既可以制作编写文字类的简单文档，也可以制作图、文、表混排的复杂文档，甚至是批量制作名片、邀请函、奖状等特色文档。 1.1.1 编写文字类的简单文档 Word最简单、最常见的用途就是编写文字类的文档，如公司规章制度、会议通知等。这类文档结构比较简单，通常只包含文字，不包含图片、表格等其他内容，因此在排版上也是最基础、最简单的操作。例如，用Word制作的员工绩效考核管理制度，如图1-1所示。 图1-1 1.1.2 制作表格类文档 经常使用Word的用户都知道，表格类文档也是常见的文档形式，最简单的表格文档类似于来访人员登记表，如图1-2所示。这类表格制作非常简单，通常只需要创建指定行数和列数的表格，然后依次在单元格中输入相应的内容即可。 图1-2 Word并不局限于制作简单的表格，还能制作一些复杂结构的表格。如图1-3所示，就是稍微复杂的表格，表格中不仅对单元格进行了合并操作，还包含了文字对齐、单元格底纹及表格边框等格式的设置。 图1-3 使用Word的表格功能时，还可以对表格中的数据进行排序、计算等操作，具体方法请参考本书第8章的内容。 1.1.3 制作图、文、表混排的复杂文档 使用Word制作文档时，还可以制作宣传海报、招聘简章等图文并茂的文档，这类文档一般包含文字、表格、图片等多种类型的内容，如图1-4所示。 图1-4 1.1.4 制作各类特色文档 在实际应用中，Word还能制作各类特色文档，如制作信函和标签、制作数学试卷、制作小型折页手册、制作名片、制作奖状等。例如，使用Word制作的名片，如图1-5所示。 图1-5 1.2 Word文档排版原则 常言道，无规矩不成方圆，排版也是如此。要想高效地编排出精致的文档，必须遵循五大原则：紧凑对比原则、统一原则、对齐原则、自动化原则、重复使用原则。 1.2.1 紧凑对比原则 在Word排版中，要想页面内容错落有致，具有视觉上的协调性，就需要遵循紧凑对比原则。 顾名思义，紧凑是指将相关元素有组织地放在一起，从而使页面中的内容看起来更加清晰，整个页面更具结构化；对比是指让页面中的不同元素有鲜明的差别效果，以便突出重点内容，有效地吸引读者的注意力。 例如，图1-6中，所有内容的格式几乎是千篇一律，看上去十分紧密，很难看出各段内容之间是否存在联系，而且大大降低了阅读性。 图1-6 为了使文档内容结构清晰，页面内容引人注目，可以根据紧凑对比原则，适当调整段落之间的间距（段落间距的设置方法请参考本书第5章的内容），并对不同元素设置不同的字体、字号或加粗等格式（字体、字号等格式的设置方法请参考本书第4章的内容）。为了突出显示大标题内容，还设置了段落底纹效果（关于底纹的设置方法请参考本书第4章的内容），设置后的效果如图1-7所示。 图1-7 1.2.2 统一原则 当页面中某个元素重复出现多次，为了强调页面的统一性，以及增强页面的趣味性和专业性，可以根据统一原则，对该元素设置字体、颜色、大小、形状或图片等。 例如，在图1-7中的内容基础上，通过统一原则，在各标题的前端插入一个相同的符号（插入符号的方法请参考本书第5章的内容），完成设置后，增强了各标题之间的统一性，以及视觉效果，如图1-8所示。 图1-8 1.2.3 对齐原则 页面上的任何元素不是随意安放的，而是要错落有致。根据对齐原则，页面上的每个元素都应该与其他元素建立某种视觉联系，从而形成一个清爽的外观。 例如，在图1-9中，为不同元素设置了合理的段落对齐方式（段落对齐方式的设置请参考本书第5章的内容），从而形成一种视觉上的联系。 要建立视觉联系，不仅局限于设置段落对齐方式，还可以通过设置段落缩进来实现。例如，在图1-10中，通过制表位设置了悬挂缩进，使内容更加清晰、有条理。 图1-9 图1-10 1.2.4 自动化原则 在对大型文档进行排版时，自动化原则尤为重要。对于一些可能发生变化的内容，最好合理运用Word的自动化功能进行处理，以便当这些内容发生变化时，Word可以自动更新，避免用户逐个手动修改。 在使用自动化原则的过程中，比较常见的情况主要包括页码、自动编号、目录、题注、交叉引用等功能。 例如，使用Word的页码功能，可以自动为文档页面编号，当文档页面发生增减时，不必忧心编号的混乱，Word会自动进行更新调整；使用Word提供的自动编号功能，可以使标题编号自动化，这样就不必担心由于标题数量的增减或标题位置的调整而手动修改与之对应的编号；使用Word提供的目录功能可以自动生成目录，当文档标题内容或标题所在页码发生变化时，可以通过Word进行同步更新，而不需要手动更改。 1.2.5 重复使用原则 在处理大型文档时，遵循重复使用原则，可以使排版工作省时又省力。 对于重复使用原则，主要体现在样式和模板等功能上。例如，当需要对各元素内容分别使用不同的格式时，通过样式功能，可以轻松实现；当有大量文档需要使用相同的版面设置、样式等元素时，可以事先建立一个模板，此后基于该模板创建的新文档就会拥有完全相同的版面设置，以及相同的样式，这时只需在此基础上稍加修改，即可快速编辑出不一样的文档。 1.3 Word排版中的常见问题 无论是初学者，还是能够熟练操作Word的用户，在Word排版过程中，通常都会遇见以下这些问题，如文档格式太花哨、使用空格键定位、手动输入标题编号等。 1.3.1 文档格式太花哨 无论是使用Word排版，还是做其他设计，都有一个通用原则，就是版面不能太花哨。如果一个版面使用太多格式，不仅会让版面显得凌乱，还会影响阅读。例如，在图1-11中，因为分别为每段文字设置了不同的格式，所以呈现出的排版效果给人杂乱无章的感觉，大大降低了文档的吸 引力。 图1-11 1.3.2 使用空格键定位 在排版过程中，许多用户会使用空格键对文字进行定位，这是最常见的问题之一。在对中文内容进行排版时，通常每一个段落的第一行都会空两格，许多用户就会通过按【Space】键的方式来实现。这样的操作方法虽然很方便，但是在重新调整格式时会非常麻烦，因为空格的数量可能各不相同，所以在修改格式时需要手工处理这些空格。为了避免日后修改格式的烦琐，以及由此引发的一系列排版问题，需要用户使用Word的一些功能为文字进行定位，如为段落设置缩进、为段落设置对齐方式等。 1.3.3 手动输入标题编号 绝大多数 Word 文档中都会包含大量的编号，有简单的编号，如“1、2、3”这样的顺序编号，也有复杂的编号，如多级编号。这类编号不仅只有一层，而且包含了多个层次，每层编号格式相同，不同层有不同格式的编号。 要想快速了解多级编号的一般结构，可查阅书籍的目录。例如，图1-12中就是一个多级编号的典型示例，它包含了两个级别的标题，第1个级别是节的名称，使用“1.1、1.2、1.3……”这样的格式进行编号，第2个级别是节下面小节的名称，以“1.1.1、1.1.2、1.1.3……”这样的格式进行编号。 图1-12 像这类多级编号，如果以手工的方式输入，那么当需要重新调整标题的次序或要增减标题内容时，就需要手动修改相应的编号，不仅增加了工作量，而且还容易出错。正确的做法应该是使用Word提供的多级编号功能进行统一编号（具体内容见本书第5章），不仅大大提高了工作效率，还有利于文档的后期维护。 1.3.4 手动设置复杂格式 在排版过程中，如果要为段落手动设置复杂格式，也是非常烦琐的 操作。 例如，要为多个段落设置以下的格式：字体“仿宋”，字号“四号”，字体颜色“紫色”，段落首行缩进两个字符，段前段后设置为 0.5 行。手动设置格式的方法大致分两种情况，一种如果是连续的段落，可以一次性选择这些段落，再进行设置；另一种如果是不连续的，就会单独分别设置，或者先按照要求设置好一个段落的格式，然后通过【格式刷】复制该格式。 如果是简单的小文档，那么这样的手动设置方法不会太影响排版速度；如果是大型文档，那么问题将接踵而来，一是严重影响排版速度，二是当后期需要修改段落格式时，则又是一个非常大的工作量，而且还易出错。正确的做法应该是为不同的内容所要使用的格式单独创建一个样式，然后通过样式来快速为段落设置格式，具体的操作方法将在本书第10 章进行介绍。 1.4 Word 2019新增功能 随着最新版本Of?ce 2019的推出，迎来了办公时代的新潮流。同样，作为组件之一的Word 2019，不仅配合Windows 10操作系统做出了一些改变，而且本新增了一些特色功能，下面对这些新增功能进行简单介绍。 ★ 新功能 1.4.1 配合Windows 10的改变 Word 2019在界面上虽然没有做出太大的调整，但还是配合Windows 10 操作系统做了一些改变，触控操作有了很大的改进。另外，Word 2019只能在Windows 10操作系统中使用，也就是说在Windows 8、Windows 7等低版本中不能使用，并且在Windows 10 系统中安装Word 2019之前需要卸载所有低版本的Office软件。 ★ 新功能 1.4.2 选项卡切换 动画 启动Word 2019后，在工具栏切换选项卡时会出现相应的过渡动画。这在过去的Office版本中是没有的。 选项卡的过渡动画让软件在使用时更有动感，减少使用者的枯燥程度，并且给人耳目一新的感觉。 ★ 新功能 1.4.3 Word【朗读】功能 在Word 2019之前的版本中，可以通过【选项】对话框中的【自定义功能区】选项卡，添加【朗读】功能到软件菜单中。但是在Word 2019版本软件中，Word的【审阅】选项卡下添加了【朗读】功能，不需要用户再通过自定义功能区添加这个功能了。 如图1-13所示，是Word 2019在【审阅】选项卡下的【朗读】功能，单击这个功能，就可以对文档中的文字进行朗读了。 图1-13 ★ 新功能 1.4.4 Word横向翻页功能 在Word 2019版本中，增加了全新的翻页模式。除了保留之前版本中已有的【垂直】翻页模式，还增加了【翻页】模式，即横向翻页功能。 在【翻页】模式下，文档会像书本一样将页面横向叠放，甚至连翻页动画也像传统的书本翻页一样。这种翻页模式更适合在平板电脑上浏览 文档。 如图1-14所示，是【视图】选项卡下的【垂直】和【翻页】两种翻页模式功能。 图1-14 如图1-15所示，当进入【翻页】模式下时，页面变成书本样式，通过拖动下方的滑块，可以实现翻书的浏览效果。 图1-15 ★ 新功能 1.4.5 自带中文汉仪字库 在Word中制作如宣传单、名片、邀请函等非正式的文档时，为了使文档视觉效果更具冲击力，经常需要使用很多字体。 一般来说，Word中可使用的字体必须是安装到操作系统中的字体。但是在Word 2019中，却内置了多款属于汉仪字库的字体。如图1-16所示，书法感较强，对于经常使用Word排版的用户来说非常实用。 图1-16 ★ 新功能 1.4.6 沉浸式学习 工具 Word 2019中增加了【学习工具】功能，使用该功能，可以切换到可帮助提高阅读能力的沉浸式编辑状态下。在该状态下还可以调整文本显示方式并朗读文本。 图1-17所示是【视图】选项卡下的【学习工具】功能。 图1-17 当使用【学习工具】功能，进入沉浸式学习状态时，效果如图1-18所示。在这样的视图状态下，可以进行页面颜色调整、文字间距调整、显示章节、进行文档内容朗读等。 图1-18 ★ 新功能 1.4.7 插入图标功能 在使用图表对产品或人员进行分析时，经常会使用人物图标或产品图标来对图表的数据系列进行填充，使图表更直观。 在Word 2019之前的版本中，要使用网上的矢量图标，需要从网上下载到计算机中，然后以图片的形式进行插入，而在Word 2019中直接集成了各种类型的矢量图标，通过【图标】功能就可以直接插入表格中，如图1-19所示为【插入图标】对话框。 图1-19 ★ 新功能 1.4.8 3D模型功能 使用3D可以增加工作簿的可视感和创意感，在Word 2019中提供了3D模型功能，可以轻松插入fbx、obj、3mf等格式的3D模型，并可以对模型进行放大、缩小、旋转等操作。图1-20所示为在Word中插入自行车3D模型，同一3D模型用不同模型视图展示的效果。 ★ 新功能 1.4.9 新增漏斗图表 在Word 2019中新增漏斗图表，适用于流程中多个阶段的值。例如，使用漏斗图来显示销售过程中每个阶段的销售潜在客户数。通常情况下，值逐渐减小，从而使条形图呈现出漏斗形状，如图1-21所示。 图1-20 图1-21 1.5 打造舒适的Word工作环境 工欲善其事，必先利其器。在正式使用Word 2019之前，可以根据自己的使用习惯，来打造一个合适的工作环境。通过相应的设置，可以帮助用户更好地使用Word 2019进行学习和工作，以避免发生一些不必要的麻烦。 ★ 重点 1.5.1 熟悉Word 2019的操作界面 在使用Word 2019之前，首先需要熟悉其操作界面。启动Word 2019后，首先打开的窗口中显示了最近使用的文档和程序自带的模板缩略图预览，此时按【Enter】键或【Esc】键可跳转到空白文档界面，这就是要进行文档编辑的工作界面，如图1-22所示。该界面主要由标题栏、【文件】菜单选项卡、功能区、【导航】窗格、文档编辑区、状态栏和视图栏7个部分组成。 图1-22 A标题栏，B【文件】菜单选项卡，C功能区，D【导航】窗格，E文档编辑区，F状态栏，G视图栏。 1．标题栏 标题栏位于窗口的最上方，从左到右依次为快速访问工具 栏、正在操作的文档的名称、程序的名称、按钮、【功能 区显示选项】按钮和窗口控制按 钮。 快速访问工具栏：用于显示常用的工具按钮，默认显示的按钮有【保存】、【撤销】和【重 复】3个按钮，单击这些按钮可执行相应的操作，用户还可根据需要手动将其他常用工具按钮添加到快速访问工具栏。 按钮：单击该按钮，可登录Microsoft账户。 【功能区显示选项】按钮：单击该按钮，会弹出一个下拉菜单，通过该菜单，可对功能区的显示方式进行设置。 窗口控制按钮：从左到右依次为【最小化】按钮、【最大化】按钮/【向下还原】按钮和【关闭】按钮，用于对文档窗口大小和关闭进行相应的控制。 2．【文件】菜单选项卡 选择【文件】选项卡，可打开【文件】菜单，其中包括【新建】【打开】【保存】等常用命令。 3．功能区 功能区中集合了各种重要功能，清晰可见，是Word的控制中心。默认情况下，功能区包含【开始】【插入】【设计】【布局】【引用】【邮件】【审阅】【视图】和【帮助】9个选项卡，选择某个选项卡可将其展开。此外，在文档中选中图片、艺术字、文本框或表格等对象时，功能区中会显示与所选对象设置相关的选项卡。例如，在文档中选中表格后，功能区中会显示【表格工具/设计】和【表格工 具/布局】两个选项卡。 每个选项卡由多个组组成。例如，【开始】选项卡由【剪贴板】【字体】【段落】【样式】和【编辑】5个组组成。有些组的右下角有一个小图标，称其为【功能扩展】按钮，将鼠标指针指向该按钮时，可预览对应的对话框或窗格，单击该按钮，可弹出对应的对话框或窗格。 各组又将执行指定类型任务时可能用到的所有命令放一起，并在执行任务期间一直处于显示状态，以保证可以随时使用。例如，【字体】组中显示了【字体】【字号】【加粗】等命令，这些命令用于对文本内容设置相应的字符格式。 4．【导航】窗格 默认情况下，Word 2019的操作界面显示了【导航】窗格，在【导航】窗格的搜索框中输入内容，程序会自动在当前文档中进行搜索。 在【导航】窗格中有【标题】【页 面】和【结果】3个标签，单击某个标签，可切换到相对应的界面。其中，【标题】界面显示的是当前文档的标题，【页面】界面中是以缩略图的形式显示当前文档的每页内容，【结果】界面中非常直观地显示搜索结果。 5．文档编辑区 文档编辑区位于窗口中央，默认情况下以白色显示，是输入文字、编辑文本和处理图片的工作区域，并在该区域中向用户显示文档内容。 当文档内容超出窗口的显示范围时，编辑区右侧和底端会分别显示垂直与水平滚动条，拖动滚动条中的滚动块，或者单击滚动条两端的小三角按钮，编辑区中显示的区域会随之滚动，从而可以查看到其他内容。 6．状态栏 状态栏用于显示文档编辑的状态信息，默认显示了文档当前页数、总页数、字数、文档检错结果、输入法状态等信息，根据需要，用户可自定义状态栏中要显示的信息。 7．视图栏 视图栏包含【视图切换】按钮和【显示比例调节】工具，【视图切换】按钮用于切换当前文档的视图方式，【显示比例调节】工具用于调节和显示当前文档的显示比例。 ★ 重点 1.5.2 实战：设置Microsoft账户 实例门类 软件功能 Word 2019中提供的用户账户功能，将Microsoft账户作为默认的个人账户，当登录Microsoft账户后，系统会自动将Office与此Microsoft账户相关联，而且打开和保存的Word文档都可保存到Microsoft账户中，当使用其他设备登录Microsoft账户后，也能看到账户中存放的内容，对于跨设备使用非常方便。 除此之外，Office的OneDrive、共享等功能需要登录Microsoft账户后才能使用。创建Microsoft账户的具体操作步骤如下。 单击【登录】按钮。在Word 2019工作界面的标题栏中单击【登 录】按钮，如图1-23所示。 图1-23 执行创建账户操作。打开【登 录】对话框，如果有Microsoft账户，在【电子邮件、电话号码或Skype】文本中直接输入Microsoft账户，单击 【下一步】按钮可执行【登录】操作，如果没有Microsoft账户，需要单击【创建一个】超级链接，如图1-24所示。 创建账户。打开【创建账户】对话框，单击【获取新的电子邮件地址】超级链接，显示创建的邮件地址后缀名，A在后缀名前面输入邮件地址；B单击【下一步】按钮，如图1-25所示。 图1-24 图1-25 创建密码。打开【创建密码】对话框，A输入账户密码；B单击 【下一步】按钮，如图1-26所示。 图1-26 输入账户姓名。A在【姓】文本框中输入姓氏，如输入“a”；B在 “名”文本框中输入名称，如输入“duo”；C单击【下一步】按钮，如图1-27所示。 图1-27 添加出生日期。打开【添加详细信息】对话框，A在【出生日期】下方的下拉列表框中选择出生年月日；B单击【下一步】按钮，如图1-28所示。 输入验证码。A在打开的【创建账户】对话框中输入显示的验证 码；B单击【下一步】按钮进行验证，如图1-29所示。 图1-28 图1-29 登录账户。验证通过后即可登录Microsoft账户，标题栏中会显示个人账户信息，效果如图1-30所示。 图1-30 1.全新：2019全新版本原创内容，更全面的技巧、更多的妙招、更新的案例，新功能、重点、一目了然，让学习更有计划和效率。 2赠送：海量资源超值赠送，讲授Word全功能实战视频，如何学好、用好 Word专家视频，5分钟学会蕃茄工作法视频，500个高效办公商务模板,制作精美的PPT电子课件，精通Windows 7/10讲解视频，10招精通超级时间整理术视频。 3.全面：知识点全面，从基础操作到案例实战，讲解循序渐进，小白到大神无忧晋级。