学会开会

作者简介

内容简介

第一章 会议多的让人头痛 我要开的会简直太多了 。 ——几乎是每个公司、 每个员工的心声 每当我跟别人提起自己 在研究会议时，总会听到 他们关于会议的“吐槽”，比 如：“我只是坐那儿听着”“ 想知道什么是糟糕的会议 吗？来我们这儿待一天吧”“ 我们这儿还有‘会中会’呢”“ 你有必要研究一下我们公 司的会议，这是很好的反 面教材”。媒体报道大多也 是类似的论调，比如《哈 佛商业评论》（Harvard Business Review）就有一 篇名为“别再疯狂地开会了” （Stop the Meeting Madness）的文章。出于好 奇，我以“太多会议”为关键 词在网上搜索了一下，发 现了20多万条信息。 “过多的会议会抑制生产 力和士气——《企业家》” ——然而，我常见到初创公 司因为安排了太多会议而 导致生产力萎缩，同时员 工也因为开会无法完成自 己的工作。当生产力下降 时，公司的盈利就会出现 问题…… “会议泛滥？一招搞定— —《福布斯》”——作者： 马谭·格里菲尔（Mattan Griffel）。两年来，我仅在 每周三安排开会。最近， 我跟朋友分享了这个策略 ，几周后，他给我发来消 息：“太感谢你了，每周仅 开一次会简直太管用了。” 于是问题就产生了：我 们每天要开多少会？这个 数字会随时间推移呈上升 趋势吗？虽然可以简单回 答“要开很多会”“数字是上 升的”，但我们还是需要更 深入地研究这个问题。首 先，要想确定数量，必须 先厘清它的定义。通过对“ 会议”下定义，我们就能够 更系统地研究全球会议数 量。 “工作会议”指的是两名 或两名以上的公司员工为 了一个特定的目的而进行 的集会，该目的与组织或 集团的运作相关（比如引 导、知会、管理、规范） 。集会的形式可以是单一 的（如进行一场视频会议 ），也可以是混合的（如 大多数人是面对面沟通， 另有一人通过电话沟通） 。会议通常需要提前规划 （公布会议信息），且正 式或非正式地由其中一位 与会人员来主持。会议可 以非常简短（5分钟），也 可以开一整天。 基于威讯（Verizon）、 微软（Microsoft）、斧子科 技（Fuze）等公司提供的 会议数据信息（这些信息 常被人引用），软件公司“ 清晰会议”（Lucid Meetings ）创始人之一爱丽丝·凯斯 （EliseKeith）推测，美国境 内的日会议量达到了约 5500万——是的，5500万 ，这仅仅是发生在美国的 日会议量。40多年前的 1976年，安东尼·杰 （Antony Jay）在《哈佛商 业评论》撰文指出，美国 每天有大约1100万场会议 召开。很明显，随着时间 的推移，这个数字增长迅 速。 现在我们来看一下这些 巨大的数字是如何影响每 个职场人每天的工作的。 我的研究结果与爱丽丝·凯 斯的研究不谋而合——非管 理层人士每周平均参加8场 会议，而管理层则是12场 。对某些工种而言（如白 领），这个数字还会更高 ，且组织层级越高，会议 的要求也越高，那些顶层 管理者几乎每天都辗转于 各个会场。一群来自伦敦 政治经济学院、哥伦比亚 大学以及哈佛大学的教授 专门针对这一人群，发起“ 执行层时间使用项 目”（Executive Time Use Project），研究公司CEO们 是如何分配时间的。其中 一项研究调查了意大利顶 级公司的94位CEO和印度的 357位公司领导，发现前者 工作时间的60%以及后者 工作时间的56%用在了会 议上，且这些时间还不包 括电话会议！ 为了进一步分析数据， 我邀请了一些领导层人物 ，让他们把一天中与会议 有关的具体内容罗列出来 。我从CEO开始入手。第一 位是顶级国立大学校长， 在他一天的工作时间中共 开了7场会议，耗时近5小 时。 P19-22