做最好的秘书(资深老秘书高效工作实录机关秘书专用版)/秘书的秘密系列

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　　把好四关，做好公文起草　　公文处理工作 是从公文起草开始的，公文起草质量的好与坏，直接 影响与决定了公文处理的其他环节，公文起草得质量 好，从公文校核开始到以后的各个环节便比较顺利； 反之便需要大的修改甚至是重新起草，所以，唯有保 护公文起草的质量，才能够使整个办文工作效率获得 提升。　　值得注意的是，公文起草无法一蹴而就， 它本身就是对决策事项的感知、认知、论证、深化、 提高与完善的过程，必须要慎重对待；同时，公文起 草还是大局与局部、宏观与微观、知识与技能、对上 级负责与对人民负责的有机结合，而负责公文起草的 秘书人员则是这一结合过程的主要“控制者”。想要 做好公文起草，秘书人员便必须要在公文符合党的路 线方针政策、国家法律法规的前提之下，做到以下几 点。　　1。了解公文所要反映的问题的实际情况　 　所有的公文都是为了解决实际问题而拟写的，而解 决实际问题的前提是：对实际问题有全局性的了解， 知道事情因何而生、解决的方向与途径在哪里，应把 握哪些关键环节。唯有了解与吃透了实际情况，才能 使公文提出的意见、措施与办法等报告起来对路子、 方向正、效果立竿见影。因此，秘书在动笔以前，应 针对公文需要解决的问题，调查清楚以下内容：　　 （1）公文要反映与解决的问题是什么？（如大学生 就业、农民工返乡）　　（2）此问题目前呈现何种 现状？（大学生就业难；农民工再就业问题多）　　 （3）此局面为何出现？（就业岗位少、就业人员多 ，大学生竞争实力不足，“高学历、低能力”现象普 遍存在；农民工返乡人数多但技术水平不高，很难自 成体系等）　　（4）此局面若持续会造成怎样的后 果？（失业者增多，若无积极政策引导、组织与应对 ，社会闲散人员增多，会使部分家庭收入降低、人心 涣散，各种恶习有可能再次滋长……）　　（5）解 决的途径与方法是什么？　　（6）给出的建议与意 见是什么？　　唯有围绕公文所要解决的具体问题， 彻底地了解了上述真实情况，才有可能写出有的放矢 的文件。　　2。吃透领导的发文意图　　每个公文 都有明确的发文单位，而公文的发出，则代表了该单 位的工作意图或者最终决策，同时也指出了单位的政 策与价值取向。现实党政机关中，一些重要的决定、 重大的决策，多由主要领导或者领导层拍板定案，所 以，从某种意义上来说，领导的意图往往代表了公文 的意向与具体目标。用毛主席的话来说就是：“大政 方针路线确定以后，干部就是决定的因素。”　　另 一方面，发文以前，领导往往会站在一定的高度，对 更上一级的政策与指示精神进行理解与研究，同时， 他们也会比秘书更全面地了解本部门、本行业、本区 域的工作情况，在考虑问题时，他们更有权威性与全 局性。因此，他们提出的意见也往往更有针对性。从 上述角度而言，每个单位的公文都是为了贯彻落实上 级指示精神、指导与推进眼前的现实工作获得成效而 进行的。所以，领导意图往往表现了所在单位对国家 大政方针的理解程度与具体的执行力度。因此，秘书 必须要将上司指示精神、本单位领导的意图与现实工 作进行结合，并　　根据领导的态度与意图、修改与 解决问题的具体办法以后，才能形成公文的主旨，确 立具体的写作角度。　　3。听懂公文起草前的“面 授机宜”　　实际工作过程中，每一次起草公文以前 ，单位主管人员都会对秘书写作公文进行当面嘱咐， 嘱咐的内容主要包括：　　（1）在怎样的大环境下 起草这份文件？　　（2）在小环境范围内发文的意 图与目的是什么？　　（3）文件的中心内容如何阐 述与安排？　　（4）分析问题的切入点、角度如何 选择？　　（5）解决问题的主要办法与措施有哪些 ？　　（6）具体的文件是什么？　　若一份文件仅 仅是为了改善当前相关工作中不如意的方面，那么， 公文中便可指出目前情况如何，存在何种问题、解决 方式与需要相关部若文件是为了请求上级帮助解决问 题而写作的，便需要确定公文主要内容，是拟请上级 机关答复同意还是否定某个意见、提议；抑或是期待 上级帮助解决哪些问题。　　值得一提的是，秘书人 员并不具备确定公文文种的权力，因此，公文写作以 前，需要领导来根据文件内容来确定公文具体文件、 发文范围、发文具体要求，以及文件发送范围、阅读 对象。　　需要通过领导确定公文文种　　·若写工 作汇报，是写专题报告还是综合情况报告？　　·针 对下级来文所反映的问题，是写一个明确的指示或复 函，还　　是写一个带规定性质的通知？　　·是向 上级进行工作汇报，还是相关单位进行经验推广、介 绍？　　·是给领导以及有关部门人员阅读，还是向 全体人员传阅？　　·是要求对方了解，还是要求对 方一定要答复？　　·是供收文机关贯彻执行，还是 参照执行、征求意见、研究参考？　　4。要注意将 公文精品化　　篇幅过长是目前许多部门与地方公文 写作过程中的一个通病。在战争年代，毛主席曾提出 过：“我们应该研究一下文章怎么写得短些，写得精 粹些。”眼下，虽然已是和平年代，但党政机关内的 工作压力却日渐增大，近年来，“精简公文”在机关 内也渐成趋势。因此，秘书应锻炼自己写短文、写精 品的能力。　　在公文起草过程中，秘书人员应逐字 逐句进行推敲，将一些可有可无的字、词、句删除， 使繁言简化，将毫无实际意义的大话、空话、套话、 废话抹去，努力做到既让公文体现政策性与实用性， 又可体现出文字简洁之美感。 P34－P37