识表寻踪(职场小白的Excel商务应用秘籍全彩印刷)

作者简介

[日]日花弘子 技术文档工程师。大学毕业后，进入电机厂从事工业变频器的开发等相关工作。目前，担任计算机培训讲师和MS Office的技术文档工程师。 [日]尾崎裕子 曾做过程序员，编过指导手册。凭借这些经验，担任计算机培训学校、企业、资格证考试指导的培训讲师，从事IT相关的教育工作。同时，还编写过书籍、杂志等。

内容简介

表格关联是否必要？ 从多个表格中汇总业务所需数据。 公司内部存在各种表格。商品、客户、公司员工、 资产等公司基本主数据，以及销售额、交付物、收入等 业务相关事务数据。依据这些数据，可以制作账单，管 理交付物或收入，还可分析数据、实施采购调整及销售 活动。由此，日常业务的各种条件下需要使用数据。根 据具体情况，所需表格有所差异。这种情况下，必须从 各种表格中汇总所需数据。而且，这个过程在日常业务 中按部就班地进行。但是，是否能够有效进行尚存疑问 。 什么情况需要表格关联？ 因公司、部门及具体业务等所使用的表格也会产生 差异，无法具体准确定义。在表格中数据不充分，且所 需数据能够输入其他表格的情况下，表格关联能够发挥 作用。数据输入工作庞大，必须反复实施。 此外，主数据是与许多业务相关的基本数据，需要 实施许多处理，可以说关联的必要性很高。以下内容， 介绍几种需要数据关联的情况。 复制粘贴所需数据进行统计是否可行？ Excel中包含安全关联各种表格的功能。但是，为 了使用这种功能，应提前准备能够关联的表格（→第2 章及第3章）。此时，为了图省事，经常复制粘贴所需 数据。事实上，这样做反而会对工作造成不必要的麻烦 。接下来，通过以下示例介绍存在哪些影响。 ●多余重复处理会导致生产效率降低 需要上述客户清单时，应实施销售数据复制、客户 名称关联等重复操作。 ● 数据不可信 销售数据复制之后，数据的可信度降低。可能未正 确复制数据，也有可能复制的数据太旧。这类问题相当 深刻，通常情况下难以注意到使用了旧数据，或者数据 分析时导致错误分析结果。 ● 处理需要时间 如果被复制部分使用函数，数据关联处理会对PC造 成负担，甚至导致Excel运转缓慢。记录件数庞大时， 可能会导致作业过程中Excel强制关闭。 ● 表格增加会导致文件管理费时 作业时需要制作表格，文件管理费时。如果许多员 工制作这种表格，服务器的保存空间会充满无用文件。 表格的安全关联方法 使用Excel的关联功能。 Excel是专门用于制作表格及图表的软件，原本并 没有关联表格的功能。但是，2013之后的版本增加了表 格“关联”功能。“关联”是指以某个表格的某个项目 为基准进行管理，并设定关系。 以前，从多个表格中汇总数据时，只能利用函数或 宏。但是，通过“关联”功能可轻松完成，不需要函数 或宏等相关知识。 使用关联功能时，应具备以下2个条件。 初入职场，我们会接触到各种各样的Excel表格，如何迅速掌握这些表格，短时间内熟悉公司业务，是我们必须要面对的问题。拥有丰富的Excel培训经验、写过多本Excel畅销书的一线专家担当作者，全方位细致讲解Excel表格的用法，带你体验公司中Excel表格的千变万化。