秘书工作手记(办公室老江湖的职场心法)

作者简介

像玉的石头（李珣），男，硕士毕业，博士在读，京城某高校办公室工作近6年，平日在办公室被唤作小李。先后在综合、文书、秘书、督查等岗位流转，因深感办公室工作“日绩有余、岁绩不足”，务必需要在事务性工作中注意总结、沉淀和学习，不能迷失在繁杂琐碎的工作中，遂把业余思索的精力投入到办公室工作研究领域，先后在《秘书工作》《应用写作》《秘书之友》《北京教育》等杂志发表了十余篇业务体会、工作技巧类的文章，还办起了一个名为“办公室的秘密”的微信公众号，推送风格独特、管用实在的职场小文章，现在已有数万粉丝。

内容简介

第三章 沟通沟通再沟通 ——如何打电话发信息 chapter 3  秘书工作手记——办公室老江湖的职场心法 132 一、机德反映人品 1.别做不接电话的讨厌鬼 有个词叫“机德”，石头不知道大家听说过没有，机是手机的机， 德是道德的德，用来评价一个人用手机接电话、发短信时所表现的品 质和水平。机德者非积德也，机德乃指使用手机的道德品德是也。是 不是经常关机，是不是经常不带手机，或是有电话不接，有短信不 回，如果这几样都占全了，那就是很没有机德了。 机德不佳的第一个问题是不接电话，这也特别让人痛苦。本来约 好的事，或者正在处理一个急事，必须要联系上的时候，你打电话， 对方不接，再打，还是没反应。找不到人、对不上号真是让人恼火又 担心，人家过了半天好不容易接了或给你回过来，轻描淡写地告诉你： 刚才没听见，电话放包里了。这个回答你真还怪不着他。 石头倒是觉得，“电话放包里了”，绝不该成为关键时刻不接电话 的理由。跟某人约了什么事，假如正在路途中，因为周围环境的嘈杂 那么就更应该把电话拿在手中嘛。街上本来就乱，您还把电话揣包包 里，鬼来了也听不见啊，这不是耽误事嘛。 还有些机德为负数的同志更过分，他可能知道今天要加班，想逃 避，或者自己有什么事还没搞定，总之就是懒得理你，任性地关机了 事。你打他电话，始终无法接通，真是叫天天不应，叫地地不灵。问  第三章 沟通沟通再沟通——如何打电话发信息 133 题是，这样真的能把该干的事情或自己的职责躲过去吗，不过是鸵鸟 政策罢了，还落得别人埋怨。 当然，不排除很多时候人确实因为在会上或者处理急事无暇接电 话，这个时候打电话的人一直打个不停也很讨厌。在对方不接或者连 续挂断你电话的情况下，基本可以断定对方肯定是有事嘛，这个时候 您也别太执着，千万别一连十几个电话拨过去，那样也是一种骚扰。 发个短信给对方说下打电话的原因，然后耐心等待回复即可。 2.不要让别人的短信成为来往的最后一条信息 对待短信的态度也能反映人的机德，机德高的人，你发条短信过 去，很快就能收到回复，机德不佳的人，短信发过去要么是杳无音 讯，要么是好几天后回复才姗姗来迟，那时你都快忘了曾联系过他。 这两种“机德”对应到现实中就是认真高效的人和懒散拖沓的人。 来而无往非礼也，当自己收到别人发来的短信时，一定要争取第 一时间回复短信。再次接到对方短信回复后，事情还没完，咱们是办 公室新人，姿态要放得低一些，不要让别人的短信成为来往的最后一 条信息，事情说完了，再回复一个“谢谢！”或者“：）”的笑脸，既 给予了对方充分的尊重，又避免了二来二往、三来三往的闲聊和繁文 缛节。 有时候手头确实很忙，无暇认真回复，可以先简短回复一个“在 忙，稍后联系”，相信大多数人也能理解。如果遇到在开大会或者手 机不在手边，也不必强求必须第一时间回复，空闲下来后及时给人家 一个回复，加上几句解释和致歉即可。 现在大家都更爱发短信，关于短信机德，石头再多说几句： 给别人发短信时，在短信的结尾，我们要注意对于需要回复的短  信，要在结尾处表明要求回复，还可根据事态的轻重缓急来建议下一 次的联系时间。 同样的短信发送一次即可，不要在短时间内重复发送，形成垃圾 短信。尽量避免在同一天内给一个不熟悉的人就同一内容发两次以上 的短信和电话，这不仅是不礼貌的行为，还会引发对方的反感，吃力 不讨好。所以，如若对方没有及时回复，别气别恼，可视为对方还在 考虑或是犹豫，将事情顺延到第二天再询问就可以。 还要注意杜绝将一个主题分散式发送给对方。如果就一个问题你 在短时间内给别人发了五条以上的短信，那绝对是一种骚扰。对方还 没来得及看清第一条短信，收件箱就应接不暇地响起是非常让人讨厌 的。而且，短信条数一多，短信排序肯定会变混乱，读起来往往搞不 清楚前因后果。在发送短信前，应先将想询问的问题整合组织，然后 集中发给对方，避免形成短信的“狂轰滥炸”让对方“目不暇接”。 3.短信称呼不能随心所欲 发短信篇幅短、又见不着面，所以很多人不把短信看成是一种正 式的通信方式，觉得比较随意，喜欢在编写短信时挥洒自己的智慧。 这在短信抬头的称呼上表现得尤为明显，比如有人发短信时逢人就叫 “亲爱的”，有的则没有称呼，一句“Hi”了事。 还有的更夸张，根本就省去了称呼这个环节，一上来就写“有个 事说一下”。你苦口婆心地说这样不礼貌，对别人不尊重，他们还不 以为然、振振有词：短信字数都这么少了，还用得着那些繁文缛节 嘛，有话直说不就得了。 如果是给亲朋好友发短信，没有称呼、不注意称呼还有情可原， 或许你本就是如此可爱随性的人，但在办公室工作中这种习惯就得好  好改改了。 \\\"畅销书《机关的机关》作者 张传禄 畅销书《机关行为36忌》作者 张建 “万能八条”创始人 钟君 《南方周末》评论版主编 蔡军剑 知名时事评论员　曹林 联袂诚意推荐 本书凝聚了一个从业多年、仍战斗在办公室工作一线的小秘书的实践经验总结和理论思考成果。它不是以往或粗制滥造、或板着面孔、或不说真话的职场书，而是敢于揭露职场真相的真实手记。 它说真话，告诉你职场到底有什么规矩：你不经常找领导汇报，领导就是不高兴；你写文章不懂得研究借鉴，就是写不好；你老在微信上问“在吗”，别人就是讨厌你。职场规矩就是这样，你看清楚了，就能绕开雷区。 它说人话，用口语化的、轻快活泼的字句来组织文章。坚决杜绝四六句、对仗句，坚决抛弃“一要二要三要”的俗套，怎么想的就怎么写，怎么做的就怎么写，怎么直观好懂生动就怎么写。 它想真切而直白地告诉你，身在职场，如何得到领导和同事的认可？如何培养办公室工作人员素养？如何在办公室搞好沟通？如何写好公文？如何安排好宴请？如何组织好会议？如何高效办公？ 它是新潮、好用、深度的办公室实操宝典，讲的是做人、办事的办公室故事；它想带你领略在办公室风生水起的最大秘密——不是投机取巧，也不是尔虞我诈，而是，办公室工作看上去全是繁琐和重复，但想要做好它，想要实现作为大机器中一颗小零件的自身价值，只能靠我们用一种“匠人”的心态和精神去琢磨、去学习、去思考、去精进，最终把手头平淡无奇的活计做成一门手艺。\\\"