商务礼仪全书

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第一章 商务办公礼仪 创造满意的工作场所 有人说，人一生有两个最重要的地盘：一个是你自己的家庭，另一个 就是你的办公室。在家庭中，在父母和长辈的关心照顾下，你在这里成长 ；在办公室，你和你的上司、同事，一起奋斗，开创你自己的事业。 办公室是机关、团体等公共部门和企业、公司处理日常事务、进行公 务商务洽谈、协商、交接的场所。 一般来说，只有符合下列条件者，才能称为办公场所： (1)一个有许多人聚集在一起，为同一目标而努力的地方。 (2)它有组织层级和架构。 (3)绝大多数的员工(除了少数请假或有事者)每天都会来报到的地方， 因为他们受雇于该组织而来此上班。 (4)除了上述员工以外，就再也没有其他人受雇于此了。因此，办公场 所不是社交场所，不是朋友聚会场所，不是俱乐部、饭店和慈善机构，而 是有规则和程序可循，为同一目标共同奋斗的地方。 办公室的布置礼仪 办公室一般由办公场所、文件框、电话机、写字台四个部件组成。办 公室布置要达到大方、美观、明亮以利于工作的进行。 有些人认为自己的办公室乱点没关系，其实不是这样的，办公室的布 置常常和工作效率联系在一起。你应当看看自己桌上是否材料堆积如山， 自己的私人物品是不是放得满满的，保持办公室环境的干干净净是最起码 的要求。 1．办公桌 办公桌应放在房间中光线较好如正对门口的地方，与窗户保持1．52米 的距离，如果是多人的办公室，可采用隔板，把各个工作人员的办公区域 分隔开来，保持各自工作区的独立和不受干扰。 办公桌是自己在公司办公的地方，它应该放上这样的几件东西。 首先，应该有一个精致小巧的相架，照片可以是你家人或你自己，也 可以是你努力奋斗的对象。 其次，笔座，容易书写的好笔和空白便条纸是不可缺少的物品。如果 你和重要用户或上级领导通话，需要记下重要事情却找不到纸和笔，那就 未免太狼狈了。 再次，可以把常用的书、资料摆在桌上，不妨挑个你喜欢的书夹把它 们整理好。你也可以把每天都要用到的东西，如胶水、钉书机放在桌面上 。 办公桌是容易弄脏的地方，放得乱七八糟的书籍或会议文件，要根据 刚明和内容装订起来放到抽屉中或书架上。摆在桌面上的东西要少，要使 桌上的空间尽量大一些。 抽屉里不要摆得乱七八糟，可以分段整理，使自己取放都方便。 2．文件柜 办公室文件柜的摆放应以利于工作为原则，通常情况下，靠墙角放置 ，不宜占据较大的办公空间；也可放置在离工作人员较近的地方，以便随 时查找资料，整理、收藏文件；柜内文件要及时清理，归档，建立目录， 使之系统化，条理化。还要注意防虫防鼠。有的办公室除设置文件柜外， 还设置了保险柜。一些重要的文件、清单、保险单、账目、现金、支票等 放在文件柜中不太安全，就应把它们放置在保险拒中，以防遗失和被盗。 所有的公务文件和票据，工作人员均不得私自带出办公室。 3．电话机 办公室电话的摆放应以便利接听为原则。一般放在办公桌或写字台的 右前缘。如果在同一写字台或办公桌上要安置几部电话，则应放置在办公 桌或写字台的左右前缘。 可以根据企业形象和办公室的空间大小，选择一些油画、水墨画、字 幅和工艺品等作为挂在办公室墙壁上的装饰。但格调要雅，因为这些物品 是无声的语言，反映了公司品位和你的个性，应该以优雅、和谐、轻松、 宁静等情调为主，不宜摆设充满恐怖、紧张、死亡的题材或调情的作品。 办公室是单位或公司分配给每个人的工作空间，虽然“所有权”并不 是个人的，但人们都不喜欢别人侵占他的领地，不经允许进入他的空间和 使用办公设备。因此，在办公室工作，你应该懂得下面的“宜与忌”。 使用办公设备应遵守的基本礼仪 办公场所的设备经常供办公室人员共用，因此使用办公设备有基本的 应遵守的规则。 (1)会正确使用设备。如果不会用就不要乱动，否则将会给别人带来不 便。 (2)如果与人共用，要依序排队。 (3)如果纸没了，要重新装满。 (4)如果设备坏了，可以尝试自己修或者找人来修。 (5)借用的东西应及时归还并且保持原样。 P1-3