职场精英Excel效率倍增手册

作者简介

[日]日经PC21 月刊杂志，创刊于1996年3月，主要介绍电脑办公技巧，语言通俗易懂，插图丰富。详细讲解办公必备的电脑知识，包括Excel、Word等办公软件，免费软件，云服务的使用方法，以及电脑周边设备的活用方法等。

内容简介

掌握两成的函数完成八成的工作 学习函数最有效的方法是通过“帕累托法则”筛选需要掌握的函数。这个法则在实际应用中表示“两成的畅销商品占八成的销售额”。换到Excel函数，可以解释为“两成的常用函数可以完成八成的工作”（图1）。 在Excel的所有函数中，既有那种不掌握就没法工作的“明星函数”，也有那种非该领域专家而不能使用的“超级函数”（图2）。然而，即使掌握了只有专家才能使用的函数，在工作中发挥巨大作用的概率也会非常低。因此，作为先决条件，掌握两成的常用函数，就可以胜任八成的工作。 图1 “帕累托法则”也被称为二八法则，即“两成的畅销商品占八成的销售额”。这个法则也适用于Excel函数，即“两成的常用函数可以完成八成的工作”。 图2 例如，与计算标准偏差的STDEV.P函数相比，大多数读者使用求和的SUM函数的频度会更高。而且，STDEV.P函数还不算太陌生，在Excel函数中还有POISSON.DIST、IMSQRT、CUBESET、DEC2HEX等函数的功能，恐怕大多数读者想都没有想过。 现在使用的Excel 2016中约有480个函数，其中的两成约是96个。换成较早版本的Excel，约有300余个函数，两成约为60个。我们需要掌握的目标就是这个两成，60个函数（图3）。 480个或300个或许有些望而却步，但缩小到60个还是可以轻松掌握的。在138～141页所列出的这60个函数就是我们应该彻底掌握的函数。其中在本章中使用的函数与需要打包掌握的同类函数，如137页中介绍SUM函数一样，以重要函数专栏的形式介绍其使用方法和示例。 图3 Excel的全部函数约有480个，将其全部掌握或许令人望洋兴叹。因此，本书精选了一般用户经常使用的约60个函数（详见138～141页）。本章中，在介绍其中的某些函数示例的同时，还将向读者介绍如何充分利用这些函数的技巧。 什么是“参数”？首先需要掌握函数的基本格式 Excel中函数大体上分为12大类（图4），这其中有一部分是面向科技人员的工程函数以及与外部数据库连接的多维数据集函数，都是一般用户涉及不到的范围。在本章中，我们将这部分函数排除在外，在剩余类别中精选约60个函数介绍给读者。 在学习精选函数60个之前，首先介绍一下所有函数共通的基本格式（图5）。Excel公式以“=”（等号）开始，紧接着是使用的函数名称，最后面用括号隔开的是参数。参数是函数与数据之间的桥梁，起到确定数字或文本、单元格或单元格区域的作用。在一个函数中使用数个参数时，中间用半角逗号断开。 图4 上述名称的分类基于Excel 2016的帮助信息。除此之外，还有考虑到与其他版本兼容问题的“兼容性函数”。而复素数计算等面向科技工作者的工程函数，以及与外部数据库连接的多维数据集函数等都是一般用户很少接触的函数类别。精选函数60个是从使用频率较高的函数类别中精选而出的。 不同函数有不同的参数，图6中的重要函数专栏中对此进行了介绍。除此之外，还对函数名称、函数种类、重要性（★）、格式、函数的作用等情况做了说明。希望这些内容会成为学习函数的最佳伙伴。 图5 在Excel中，函数以=开始，紧随其后的是函数名称，括号内的是参数（ 数字与标点全部为英文半角）。这是所有Excel函数的相同点。 图6 本书中使用独创的“函数构造图”介绍函数，重要性以★ 的数量表示（最重要的函数以5颗星表示）。 商务办公必不可少的Excel 4大技巧全部掌握！ 较短时间内完成烦琐的录入工作 熟练运用函数进行计算和统计 一目了然的文档和图表制作 用宏实现操作自动化的编程术