即查即用的公文写作红宝书

作者简介

大诚，原名黄志诚，上海财经大学MPA硕士，在某机关单位工作多年，长期担任办公室主任职务，积累了非常丰富的公文写作经验，精通各种公文的写作，对于公文写作的细节更是有着自己独特的心得。业余时间在自媒体上经营公文写作技巧的公众号，以“技术官僚”的笔名成为知乎大V，同时也是公众号“浪漫谈”的主理人。

内容简介

1.2　公文写作的基础知识 公文写作的行文格式 说到公文写作的行文规则，很多人便会头疼，我也不例外，平生最不爱记的就是格式之类的东西，也一直没有这个概念和意识。直到某一天，上级单位反复强调，不讲格式的公文不收，才倒逼得我渐渐养成规范行文格式的好习惯。久而久之我发现，只要了解注重格式背后的原因，便可掌握行文格式存在的逻辑。公文写作的首要目的是让阅读公文的群体看得懂。然而，再专注的人，对海量的文字仍有疲劳感。 有的时候，他们明明把每个字都读进去了， 大脑还是反映不出公文的意思。 与此同时，我们的社会事务越来越复杂，因果交错、逻辑环绕。这个时候，公文也已越来越接近于它所能承载信息量的效率极限。于是，一套通用的行文格式，便成为读写双方都最为省力的接受方式，哪怕只提高1%的阅读舒适度，也有其 存在的价值。规范的行文格式，使撰写者再也不用频繁地选择字体、段落、格式等要素，消耗无谓的精力。而对于阅读者，纵有作者千百人，读来仍似一篇。偌大一个行政系统，形成统一的行文规则，对公文的正确率和效率提升有着极大的助力。 文字查错技巧大放送 先来看一段文字： 会上严肃指出，目前“共享消费”行业遍普存在定价则规不明确、明标码价不规范等不当行为，要求企业增强合规意识，范规价格行为和竟争 行为。 强调“共享消费”行业企业必须按照《价格法》规定，循遵公平、公正、合法和诚实信用的原则，健立良好市场价格秩序；按照《反垄断法》 规定，依法合规经营，建立健全公平参与市场竞争的长效机制；严格落实 企业主体责任，完善内部治理规则，切实提高定价规则的公开性和透明度，自觉接受社会监督。 这篇文章的错误有以下几处（用括号标出）： 会上严肃指出， 目前“共享消费”行业遍普存在定价则规（规范）不明确、 明标码价不规范等不当行为， 要求企业增强合规意识， 范规（规范）价格行为和竟（竞）争行为。强调“共享消费”行业企业必须按 照《价格法》规定，循遵公平、公正、合法和诚实信用的原则，建立良好市场价格秩序；按照《反垄断法》规定，依法合规经营，健（建）立健全公平参与市场竞争的长效机制；严格落实企业主体责任，完善内部理治规则，切实提高定价规则的公开性和透明度，自觉接受社会监督。也就是说这段文字，至少有4处错误。 上文的查错例子只是为了说明了一个现象——人类大脑的脑补功能非常强劲，为了让你能够顺利阅读，可以自动对错误内容进行弥补。但也正是因为这种脑补功能，使查错的难度大大增加。 一篇错字连篇的文章， 且不论内容如何， 光是态度上就已经得了“零”分。要知道，绝大多数公文对差错率的敏感度非常高，尤其是红头文件，文件、重要稿件中要求做到绝对零差错。记得有一次，我负责撰写的汇报 稿在某大会上由主要领导做报告，等领导开始一字一句宣读的时候，我忽然紧张起来，想到全会场的人都在“帮我查错”，才明白报告必须零差错的重要性。在这里，我提供一个通用的查错方法，即：一字一词地进行阻断式检查，不需要作连贯的语义阅读，而只考察单个字、词、标点及格式是否正 确，可以采取笔点法（用笔一个字一个字地点过去）来确保每个字都得到核查。由于单个字词的逻辑关联较少，大脑受到的脑补干扰就少，便很容易发现字词间的错误，甚至可以发现“多一个空格、标点符号误用”这类难以发现的错误。养成良好的阻断式查错方法，给人留下一个永不写错别字的靠谱印象吧。 文章查错实用技巧：1. 行文格式核对，页码核对。2. 全文两端对齐，确保文章边线整齐（正文全文选中，两端对齐）。 3. 文中的多余空格，可以用“显示隐藏”标记查看并修正。 4. 单独标题不加句号，“即”后不加标点。 5. 双引号及逗号的全半角检查，也可用全文查找来替换。 6. 各类字体查错，如大小“标宋”的鉴别，可以用鼠标点上去看字体。 7.“的得地”的问题查找。 8. 时间杠需用全角长杠的一半“—”。 9. 关注word文档的红色自动查错功能，逐一修正。 教你中阶 word 应用 公文写作离不开word，根据写作需求的不同，用到的word功能也会不同。中阶word 应用只是一种说法，毕竟每个人的计算机能力不同。 同样的操作，有些人无师自通、不在话下，但也有些人却总学不会。总的来说，相对于单纯的打字和调整格式来说，有些操作确实可以算作中阶应 用了，对公文写作来说也有独特的作用。 活用修改模式 曾经，我修改文章是手动标记的，直到第一次学会使用修改模式，当时惊讶不已。所谓修改模式，是可以让你在修改文件的同时，保留原文所有的痕迹，从而让领导清晰地了解修改了哪些地方。鉴于各版本word入口不同，不能一概而论，但总体上是在“审阅”模式下的“修改”。点击“修改”选项后，之后所有的word操作，将全都保留原文并留痕，效果如下： 例（原文）：“对原文修改之处都可以看得真真切切、清清楚楚，作为花脸稿来说也颇为实用。” 使用修改模式修改后：“对原文所有的修改之处都可以看得真真切切、清清楚楚，作为花脸稿来说也颇为实用。” 例句中，增加的内容“所有的”会以差异化的颜色标出，删除的内容 “、清清楚楚”会添加删除线。这样，阅读者便知道修改了哪里。随后， 如果想要恢复正常的效果，“审阅”功能里还可以选择“显示标记”或“最 终状态”。顾名思义，“最终状态”将消除一切修改痕迹（其实后台仍保 留着），使公文看起来和正常的稿件无异；而“显示标记”则又可以将修 改痕迹显现出来，可以说，这样的切换是非常地人性化了。 活用“插入—分页”和“分隔符—下一页” 这两个功能具体在哪里，需要在不同的 word 版本里找一找，这里主 要讲讲其作用。 第一个“插入—分页”，一般在某个章节段落的结尾使用，使用后，不管本页还剩多少行，光标一律从新的页面开始。可以想象一下，如果没 有这个功能，正文写完后如需要另起一页写附件时，往往需要手工空行操 作。一旦正文行数有所增减，这些空行还需要每次进行调整，非常容易错 漏。而“分页”这个功能使得“另起一页”这个要求得到固定，再也不用 操心了。 第二个“分隔符—下一页”，用于对不同的页面进行切割。比如，前 文是正常的文字描述，但紧接着需要插入一张横向的大表格，“下一页” 这个功能便可以将前后页人为地切割开，前文页可以设置为正常的竖排，而后页可以单独设置为横排的表格页，彼此之间不会“联动”。 活用“新建批注” 该功能可以对选定的内容进行“专门的解释”。框选内容后，点击“审阅-新建批注”，便可以看到选定内容出现了引导线和批注框，在批注框 内添加文字便可以对框定内容进行解释说明了。 1.3　公文写作让人头疼的问题 很多人认为撰写公文是一种写作方面的能力，我在之前已经对此予以否定，我认为公文写作更多的是要训练一种逻辑能力。但是，仅有逻辑能 力确实还不够， 这方面再出色，新人在遇到公文任务时很可能仍然一脸 茫然——我应该从哪里开始呢？又该写些什么呢？是的，在公文撰写过程 中，我们面临着三个难题： 第一个难题是要素。比如，着手写一个工作方案，那么方案涉及哪些 要素？可能会有指导思想、原则、主题、具体内容、工作要求，等等。不 知道这些要素，就谈不上会写公文，逻辑也无用武之地。所谓胸有成竹，首先就是对要素构成了如指掌，知道了全要素，心里就有了底，下笔才如 有神助。 第二个难题是决策。公文写作过程，其实是写作者自身的一个“微决策”过程。比如，我们着手写一份工作进展，而所谓“进展”乃是日常诸 多具体工作的一个提炼和缩影，那么究竟哪些内容要反映出来，哪些内容可以不提，哪些内容又要特别突出呢？所以，撰写工作进展的过程其实就 是筛选的过程。 第三个难题就是逻辑。 每个章节、 每个段落、 每个句子甚至每个词 语，都存在前后逻辑关系，公文写作所要做的，就是将它们按照事务规律 性的逻辑顺序进行排列组合。所以，逻辑既是公文的思路和脉络，也是前 两者共同的核心。 综上，知道所有的要素、知道选择的依据和理由、知道先后组成的顺序，写出来的公文才有条有理，经得起考查。如果不知道这其中的原理，纵是一个人挠秃了头也是写不出来的。因此，可以想象，首次接触公文， 就被赶鸭子上架，仅仅依靠一篇几年前的老案例，就要写出自己从未接触 过的新公文，必然会使人产生疑问：我究竟该写些什么呢？当然，在后续的章节中，我把每一 种 文写作的要素、选择依据、构成逻辑一一拆解、仔细讲授，希望读者能够从此告别秃头烦恼，轻松上手。 1.4　公文写作避“坑”指南 公文写作不是一蹴而就的，很多人都有“一稿两稿三稿四稿，七稿八 稿重回一稿”的惨痛经历。除了基本写法外，公文还与领导的喜好、单位 的风格、默认的规矩、往常的惯例息息相关，并没有绝对的标准。然而，无论公文怎么写，有一些关键问题却不能出错，也错不起。比如，文章写得再漂亮，但你要把领导姓名写错了，就犯了大忌。也许有人会说，领导姓名写错有那么严重吗？其实，领导本人未必在意，可这会 显得负责筹办的小领导工作不认真、态度有问题，必然迁怒于你。是， 写公文的“苦劳”没有了，“过错”却让人牢记，实在得不偿失。 因此，我们宁可把公文写得平淡一些，慢慢进行提升，也不能掉进大 “坑”里。毕竟，在单位留下一个不严谨的印象，再想纠正就难了。当然，之所以我们会犯这样的错，恰恰是因为它不起眼，容易使人想当然。 所以，许多人前赴后继跌到“坑”里。这一切，没有什么好的办法，只有依靠经验，一个一个把它挑出来。关于避“坑”指南，我在每个章节中都将会进行介绍，希望你务必结合实际工作引起注意。 1.5　公文写作的思路 对一个新手而言，公文写作往往有以下几种方法可以借鉴。一是网上的范文。如今这个时代，任何公文都可以在网络上找到相应的版本，因此可以活用搜索途径，从范文中汲取灵感，甚至直接摘录部分内容。 当然，网络范文的缺点也很明显：它很可能与你手头要写的具体公文大相径庭，且内容良莠不齐，想要找到完全匹配的非常困难。此外，太容易找到的“网文”，被识破的风险也很高，所以网络范文只能做参考。二是本岗位历年的老公文。它的针对性就非常强了，和你手头要写的公文没准能完美契合 因此，参照老公文一直是公文写作中的一个好办法。老公文的问题在于：一方面时代在发展，几年前的内容今天再拿出来，确实有些落后，难以跟上“与时俱进”的要求；另一方面，有的领导可能不喜欢参照老公文的工作作风，如果被发现必定会提出批评。 三是按照公文写作的标准逻辑来全新创作，也就是本书接下去将要提 供的写作方法、内容和范例。只要我们搞清楚了公文写作的底层逻辑，不管怎么写都能站得住脚，即使修改调整也能够从容不迫。全新创作的缺点在于，学习公文写作将会是一件非常痛苦和枯燥的事情，所以本书将尽最大的可能使读者保持长久阅读的兴致。四是根据领导的要求和喜好。有些领导会详细地传达写作意图，一切都得按照他的安排来。这时候，要理解尽管公文写作有其内在逻辑，但毕竟还是向领导交差。领导满意了，公文才能过关。在公文写作领域过分地 坚持己见并没什么实际意义。 因此，多与领导沟通， 才能更好地产出公文，有朝一日成为单位 （领导）的“笔杆子”。以上四点，相互交织在一起，是新人开展公文写作的总体思路。 1.6　公文写作的进阶之路 我们的目标是学会公文写作，但也不能仅仅满足于初级的公文写作，还需要把公文写得漂亮、写出水平，这条进阶之路是没有终点的。虽然本书的定位主要是公文写作的基础技能，并不会在高水平写作这个方面投入过多的笔墨，但这里还是会提供一些进阶写作的思路。 首先，我们要开阔思路。低层次的公文以收敛为主，讲求简明扼要、按部就班，达到目的就好。而高层次的公文则要打开思路、丰富要素、登高望远，你的思想越开阔，公文的格局才会越大，适度超越阅读者的期待，才会被刮目相看。其次，是要学会借助工具。好公文不是苦思冥想憋出来的，而是广博文采借鉴出来的，从报刊评论中、从同类高层次公文中、从相关写作书籍中吸收学习，从引用字词，到引用提法，再到引用思路，久而久之，写作水平也会相应提高。最后，是亲身实践，成长其实就是试错的过程，该调研调研，该借鉴借鉴，该决策决策，该落笔落笔，只有动脑筋认真想了、落笔写了、反复修改了，博各级领导之众长，吸收大家的精华，公文写作水平才能够不断取得突破。 以上便是公文写作进阶之路。 二十年机关“笔杆子”写给你的公文写作指导书 一看就懂，一学就会的公文写作技巧 一点就透，一用就灵的公文创作思路 揭示公文写作底层逻辑的强力工具书 创意、架构、行文、金句 基础思路、架构设计、行文风格、核心提炼 机关单位工作人员、企业文员、职场人士者晋升提拔的终生技能