会议教练

作者简介

格雷厄姆？阿尔科特（Graham Allcott），毕业于英国名校伯明翰大学，企业家、主题商业演讲家，创造性思考公司的创始人，在英国各地举办公共研讨会。他主持颇受欢迎的商业播客《超越忙碌》（Beyond Busy），并著有《如何成为学习忍者》《让工作燃起来》和《生产力实用指南》等。 ？ 海莉·沃茨(Hayley Watts)，曾为创造性思考公司的客户，现为其中一员。她也是教练、母亲、学校管理者和总组织者。 ？

内容简介

我们正面临一场专注力危机 在当今这个信息爆炸的时代，想要高效推进工作，最重要的一点是充分利用好我们的专注力。 你这会儿正全神贯注吗？现在可以停下来思考一下这个问题。说实话，如果你的回答是“没有”，我们并不觉得很奇怪。因为你身边有数百个信息随时在影响着你的专注力：你的同事、你的朋友和家人打进来的各种电话，各种广告电话，你的内心独白等，都会是你专注力的干扰源。专注力（而不是时间）是我们最宝贵的资源。无论是工作还是生活，专注力才是高效能和高产出的制胜关键。 能够有效安排自己的工作，确保深度思考处于绝对优先的地位，这是助力后续行动的重要因素。然而管理者经常抱怨说，挤出让自己安静思考的时间是一种奢望。在当今社会，人们的专注力被分散这一现象如此普遍，如果我们有能力改变，不失为创造竞争优势的重大机遇。只要确保有足够的独立思考时间，我们有信心克服拖延症，并且想出最好的主意。 对于重要会议，这一理念也同样适用。不断致力于提升专注力——全身心地专注于解决问题的能力，再加上我们的创新理念——与我们最亲密的工作伙伴一起创造改变，培育动力，最终一定能找到属于我们的“关键时刻”。 毫无疑问，这个世界正在经历一场专注力危机。技术变革和信息过载现象使我们的专注力愈发被碎片化。也许你自认为可以很好地处理使用手机的频率。但科学研究表明，手机对大脑的思考能力的影响相当惊人。来自得克萨斯州奥斯汀分校的一项最新的调查研究显示，就算这会儿你没有使用手机，甚至已经将手机调整至静音或关机状态，放进手拿包或公文包里，它依然可以分散人们的专注力。 如果你自认为很擅长与你的手机脱离联系，那么以下结论可能会让你大吃一惊：哪怕是简单的手机振动或者提示音，对你大脑的专注力的影响，和直接使用手机的效果完全一样。这显然会产生严重后果。一项研究结果表明，英国的成年人维持专注力的平均时间只有5 分零7 秒，而在10 年前这个数字大约是12 分钟。研究还表明，年轻人（习惯上都认为这一群体的大脑更加活跃）的专注力还不如那些50多岁的人。这一结论证实，丰富多彩的生活方式、对手机的严重依赖以及越发广泛的关注对象，直接影响了我们的专注力。 过去几十年，信息过载现象愈演愈烈。可以认真反思一下，我们从中得到了什么，又失去了什么呢？你也许会更加依赖手机，认为其便利性要远大于其他负面影响；也许你发现自己时常念叨应当做出适当改变，与现代科技或者社交媒体保持一个更加健康的关系。但很明显的一点是，各项重要活动间隙的闲暇时光正不断被压缩。 这一现象将直接导致我们用于深度思考、自我反省、剖析自身情绪、自由幻想或者其他什么事情上的时间和精力越来越少。人们也越来越害怕空闲下来。哈佛大学和弗吉尼亚大学的一项联合研究表明，对于人们来说，最为可怕的一件事情就是独自面对自己的思绪；67% 的受访者宁可选择自我麻痹，也不愿意一个人无所事事地待在房间里15 分钟。 我们需要不断地和外界联系，去检查我们手机上可能会出现的消息或通知事项，这一习惯会导致我们无法专注于我们的工作，包括我们正在参加的会议，或者其他应该完成的任务。我们需要做出改变，提升我们的生产效率，找回我们的幸福感。 我们错过了许多创造奇迹的机会 令人沮丧的是，在这样一个专注力分散的世界里，我们比以往更需要借助会议的力量。会议应该真正成为在你的团队、组织乃至于更广泛的世界中创造清晰思维、变革、动力、共识和力量的平台。 在我们的工作经历中，曾经看到过许多矛盾重重的团队最终携手共进，也见证过那改变团队努力方向的灵感闪现时刻。我们也曾与那些拥有良好会议习惯的领导者，共同记录下那些难忘的会议瞬间。即使看似不起眼的会议也有助于团队建立信任感、责任感和相互尊重的良好氛围。这些会议往往遵循特定的模式以建立一个会议节奏或仪式感。这里面也包含许多我们即将在下文提及的各种会议技巧。但是从本质上说，最重要的一点，是这些会议构建出了一个用心聆听他人想法的平台。 伟大的领导者总是能够创造出一个良好的会议环境，能够充分关注每一位同事，抓住会议的每一个关键点。这需要技巧、经验和关怀；同时这样的会议标准极高，与会的每个人都要表现得非常好。会上提出的每一个想法都会被仔细审查，每一个意见分歧都会被冷静表达，同理心和理解力总是能够很容易地在会议空间内蔓延，最终渗透影响每天的邮件回复，或者员工的日常闲聊。 人类——哪怕再内向——也是群居生物。当我们拥有归属感的时候，内心总会变得非常安定；当我们有幸参与更大的奋斗进程时，我们会感觉到自己的努力得到了其他人的重视。这就是为什么创建伟大的会议，和把我们的时间从那些糟糕透顶的会议中解放出来一样振奋人心——因为全身心地去关注他人和他人的意见，是这世上最慷慨的付出。 我们始终坚信：“开会”可以成为一种推动变革的广泛力量。学会慷慨地关注别人，对于人际交往来说大有裨益：它能够孕育出这个世界普遍缺乏的积极力量，比如同情心、敏感、善良和共情等宝贵品质。这些积极力量可以感染我们身边的人，从同事到收银员，甚至是出租车司机。我们的建议是，请不要仅仅关注这本书，或者书中提到的能够帮助你提高会议质量的那些工作原则。提升专注力，可以影响你和你周围所有人的生活。 1.打破会议“不得不开，开了白开”的魔咒，向会议要效率，要产出，让会议从浪费时间之举，变成企业提升效能、凝聚共识的利器。 2.成功的会议，不仅仅在于会议本身，更在于会前准备与会后落地。从时间分配机制入手，让会议开得必要，开得高效，开得能落地！ 提供了有效的框架，无论是会前、会中还是会后，都可以据此来安排和组织，并且让管理者、组织者和普通员工都能有所收获。