如何管好自己(第5版)(精)/创造成功经典系列

作者简介

约翰？康特特是英国的一位自由撰稿人、人生导师和培训师。他曾在继续教育机构担任了15年的高管。

内容简介

第三章 认识自己的工作方式 在制订工作计划，确定工作完成顺序并采取行动进行时间管理后，我们下一步要考虑的是如何着手完成工作。在本章中，我们将探讨完成任务应该采取的四个办法：把任务安排在合适的时间段；分割时间段，集中发力，以保持专注；运用习惯的力量；系统地进行决策。这些办法能极大地提高你的工作效率。 在合适的时间执行合适的任务 你的工作很可能是由许多不同的任务组成的。有些任务的完成取决于他人是否有时间，不能由你掌控，但大多数任务的时间安排都具有灵活性。任务大致可分为以下三类： ？ 常规任务 即必不可少的日常工作，能使你继续正常工作，保持消息灵通，正常处理各类消息，整理你的工作空间并完成日常通信； ？ 人际任务 包括谈判、参加会议、游说、评估工作绩效、交流、处理投诉、展示、培训及面试等； ？ 创造性、计划性和问题解决型任务 这类任务包括准备计划和项目简介，撰写报告，分析信息并得出结论，找出解决问题的方法及想出新点子等。 以上只是几个例子，根据工作性质的不同，还有其他适合你的任务类别。 明确不同任务的不同要求 通常，常规任务需要花费的精力是最少的。本章稍后会谈谈有多少常规任务可以通过运用习惯的力量来减少精力消耗。一般而言，创造性、计划性和问题解决型任务需要花费的精力与时间最多，因为在你的工作取得重大进展之前，你需要掌握最新情况。人际任务花费的时间或长或短，但通常花费的精力是最多的。尤其是此类任务的处理过程中可能会发生冲突，让你筋疲力尽。如果你手头有若干这样的任务，你可以尝试一口气逐个完成。总的来说，完成第一个任务后，不妨一鼓作气完成剩余的任务。你会发现相比于每一次完成任务时都做好心理准备，一下子完成所有任务的做法花费的精力会较少。 生物钟能调节人的睡眠和清醒状态，我们都很熟悉这个说法。任何上过夜班或跨越时区的人，都对破坏生物钟的危害性有切身体会。但我们对现实生活中精力巅峰期和低谷期的关注太少，并且精力巅峰期和低谷期因人而异，差别很大。毋庸置疑，精力周期会对你的工作表现产生重大影响，在精力最旺盛的时候处理最难的任务是有益的。 找准你的黄金时段 我们常常笼统地给自己贴一些标签，如“我早上效率高”或“我晚上效率高”。但是，抛开这些粗略的标签，你可曾更仔细地审视你的作息模式？你也许因为不善于合理规划时间而陷入了一种违背生理节奏的作息模式。例如，你自认为晚上是进行筹划和解决问题的最佳时间，但实际上，把这些工作堆砌到晚上，只是因为白天你容易分心且常受到打扰而无法专心致志地处理这些需要注意力高度集中的工作罢了。如果能有效地自我管理，得心应手地应对外界干扰，也许你就会重新认识处理某些特定工作的黄金时段。 我建议你不妨花一两周的时间做自我测试。把你习惯在某个时间段完成的工作换到别的时间段，然后检测工作成果的变化。例如，我们中许多人都习惯在每天开始工作的时候查看邮箱并回邮件。由于我们每天都会收到很多工作邮件，这项工作可能会花费很长时间。但是，邮件往往是不太紧要的例行公事，完成了也不会对推进重要工作有特别大的帮助。每天早晨可能是你的黄金时段，要利用这段时间处理有难度的工作，邮件留到之后（例如午餐前）再处理，这样可能会提升工作质量与工作成果。 一些牵涉人际关系或有难题要解决的工作会一直占据你的大脑，让你无法专心完成手边的工作，所以要尽量把它们安排在一天的早些时候，这样才不会分心。 在当前的高压环境下，我们许多人都变成了“夜猫子”——一定要在睡前完成一两项工作。不仅你是这样，我近些年来也一直是这样，但至少要保证睡前别做需要用电脑完成的工作，也不能让精神过度兴奋，否则会影响睡眠质量，进而影响第二天的工作。 不能只关注早晨与夜晚的黄金和低谷时段，还应该考虑其他时段会不会有高效率的时候，比如下午。 试过几周过后，检验工作成果，看看有没有需要调整的工作安排。如果有就据此加以调整，并记录下你的工作成效有何提升。 为何不能总是依赖相同的生理节奏 你可以把最难处理的工作安排在一天中的精力最旺盛的时段，但这也并非永恒真理。如果某段时间你身体略有不适，或刚刚经历了一个精疲力竭的工作周，就没有精力旺盛期可言了，任何高难度工作无论何时对你都将是一种折磨。此时如果有选择余地，你就不要勉为其难地做高难度工作，也不要指望在这时候能够渐入佳境，倒不如先做一些常规工作，待到休息充分、精力恢复之时，再回头处理那些高难度工作。但是，千万不要以此作为拖延症的借口。 选择做高难度工作的时机是问题的一个方面。另一方面，当你精力充沛、一切进展顺利时，也不要因为已经完成当日目标就收工。如果还有余力和创意，而恰好又有一项新工作，那你就继续吧。总之，要灵活安排日程，听从你身体的“旨意”。 在恰当的时间做恰当的事 有些工作必须腾出大段时间，因为你得四处收集大量的资源，进入最佳的心理状态，确保没有任何干扰。另一些工作则可以随时开始，随时暂停。如果时间有限，你就不要浪费这些时间试图准备那些需要长时间投入的工作。当约见对象迟到，会议推迟或候车时，你应该时刻准备着用这些碎片化的时间，去处理那些能速战速决的工作。 集中注意力，保持积极性 由于工作性质、工作时间或分心程度不同，我们的注意力集中时间也不同。但即使是在黄金时段，注意力也是有限的。处理耗时又耗神的工作时，我们需要定时休息才能保持注意力。但是如前文所述，中场休息很容易让你陷入没有条理的习惯——你可能一旦开始放松就一发不可收拾，无法重拾工作状态。那么，不妨尝试以下方法来应对长时间工作。 ？ 审视手头的工作。审视工作目标与衡量标准，思考整个任务的时限，以及如何将其切分为更小的分项。即使时间很紧张，抽出一点空解决这些问题也是值得的。这样当你着手工作时，就会目标明确且条理清晰。 ？ 设定一系列明确的目标，规定完成时间并在每阶段目标内都安排一项有难度但力所能及的任务。一种流行的方法是，工作25 分钟后休息5 分钟。这被认为最利于一个人保持专注和动力，但我建议你结合自己具体的任务和精力状态来调整时间间隔。每个目标的完成时间最好设定为30~60 分钟，你也许能够长时间专注于某些工作，但除非你已经进入到一种“心流”的高效状态，通常超过60 分钟注意力就会分散。面对一项艰巨的任务，预设两小时完成可能会让人望而却步，预设一小时则较为合适，也可以防止你有时间去懈怠。通过这种方法，你可以一口气完成一项任务，并且取得意想不到的收获。 ？ 规定目标的完成时间对于养成自律的工作方式十分重要，但是时间分配切忌一成不变，而要根据目标完成的实际状况灵活调整。如果你能提前完成任务，那再好不过，请给自己点个赞。如果稍稍超时，请你坚持下去，直到顺利完成目标。但如果你发现某项任务严重超时，或者完全无法推进，则需要调整预期。在这种情况下，你可能需要减轻这一时段内的目标工作量，或想办法排除影响工作进度的障碍，比如换个角度看待问题，或者先做这项工作的另一部分，回过头来再处理那些难做的部分。不要把那些意外的小问题作为借口，停滞不前。 ？ 每个目标完成后，别着急休息，先安排好下一阶段的目标任务并花几分钟起个头。这样当你重新开始工作时，面对的就是已有一定进展的工作，大大节省了重新集中注意力的时间。 ？ 好，现在你可以休息了。通常花几分钟时间做点别的事情就足以调节状态——做一些简单省时的常规工作，处理一个轻松的通话，或者在长时间的电脑作业后舒展一下筋骨，放松一下双眼，都是不错的选择。无论如何，关键在于要做一些不同于此前所做的事情，而且切忌长时间放松，以免一发不可收拾。如果你接到额外的工作任务，那就对你的待办清单做相应的修改，然后接着完成手头的工作。 运用习惯的力量 每天你总想用有限的精力做尽可能多的事情。但是，可能各种琐碎而耗时的杂务就已将你有限的精力和资源消耗殆尽，以致你无力推进那些长时间、高强度的重大事项。那么，请让习惯的力量帮助你。借助习惯，你可以解放出一部分精力投入高强度的工作中，这将大大改善你的工作成效。如果你以创造性工作方式为傲或者本能地反感习惯的束缚，那么不妨这样安慰自己：培养一些日常习惯和作息规律，能让你有更多精力在其他时间开展创造性工作。好的作息规律还能有效防止你习惯性地拖延那些枯燥的工作。 想想你早上起床后必做的几件事，比如刷牙。这些事情已经成为你每天早晨醒来后自然而然的一部分。做这些事情时，你的心思可能在别处——或是在听广播，或是在计划一天的事宜，总之你不会为这些事情费神，也不需要动脑筋。而在工作中，也有一些像刷牙一样的任务，虽然不像刷牙那样完全不用动脑筋，却耗费了不必要的精力。这些事情同样需要你在百忙之中抽出时间来处理——你得决定什么时候去做，不做完还不能安心。 本书中谈到的一些提高条理性的一般性活动，对培养习惯和规律作息也许有所帮助，包括： ？ 制订未来几天或几周的计划——见第二章； ？ 处理接收到的信息——见第四章； ？ 保持办公场所干净有条理——见第六章； ？ 日常归档和电脑清理——见第七章。 另外，你还可以根据自己的工作，开展其他具体的规划活动。好的习惯能让我们腾出更多的精力去处理更重要的事情，相反，不好的工作习惯则会让我们事倍功半。 <<<案例分析>>> 很多人不善于整理办公桌，导致工作效率低下，弗朗西丝·克雷格 (Frances Craig) 就是一个典型的例子。尽管在其他许多方面，她都自律且有条理，但她的办公室却是混乱不堪，很容易让人分心。弗朗西斯知道自己在堆积如山的材料和塞得满满的电子邮箱中找东西浪费了很多时间，也知道有条理的环境能提高工作效率。她也会定期整理邮箱中的资料，有时还会不小心把重要的材料丢到垃圾桶中。但尽管如此，她还是没有养成定期整理办公桌的习惯。 习惯是如何养成的 无论好习惯还是坏习惯，都是在不断重复和强化的过程中形成的。我们都知道，重复在习惯养成中起着重要作用，但是经常坚持不下去，在新习惯养成之前常常会半途而废。要记住，只有辅之以强化，重复才能奏效。 强化（reinforcement）分为正强化和负强化。正强化常常被忽略，例如一句祝贺（即使源于自己），或者在待办事项清单上画去一项任务所带来的快感。负强化则往往令人不太舒适。不同的强化，作用有强有弱，而近在眼前的明确强化往往比远在未来的模糊强化更加有效。弗朗西丝之所以没有养成整理办公室的习惯，是因为她当前的工作习惯产生的强化见效更快，她能够在各项工作之间迅速切换，最大程度减少准备时间和清理时间，相比之下，转变工作方式的成效则相对模糊。为了改变行为模式，她需要将不同行为习惯及其产生的结果有意识地联系起来，并且每次做出改变时都努力强化这种联系。 习惯也受环境影响——包括你对自己的态度和看法，周围的人与事，以及工作地场所的主流文化。弗朗西丝养成现在这种行为习惯受到两方面环境因素的影响：一是她的自我认知，她认为自己工作繁忙且富有创造力；二是她的工作氛围，她的工作单位常常认为员工无所事事才会整理办公室。 从这一切来看，简单地决定改变工作习惯并不一定能成功。你还需要改变导致目前行为习惯的环境，并努力培养和强化新的习惯，直到成为自然行为。这个过程不会立即见效，但为了获得最终的结果，这个过程值得坚持。 <<< 练 习 >>> 扪心自问 ？ 目前我有哪些高效的工作习惯？ ？ 哪些工作习惯导致我效率低下？ ？ 我能培养什么新的习惯来提高工作效率？ 改变习惯的小技巧 ？ 着眼于你正努力培养的习惯的积极方面。不要关注任务本身有多么枯燥无聊，把这一习惯与理想的结果联系在一起，例如能腾出时间和精力来从事创造性的愉快工作。 ？ 同样，将习惯与自我形象的积极方面联系起来。它们可以彰显你的创造力和果断性，而不是官僚习气。 ？ 想要改变你现在的习惯，就要相应地改变助长习惯的环境。例如，在整理桌面的同时，对整个工作空间也来个大扫除。 ？ 记住，迅速见效的正强化才能巩固新习惯。这种正强化可以是画去待办事项清单上的一项任务，也可以是用一个期待的结果来奖励自己（现在我可以回家了或现在我可以去吃午饭了），或者简单地祝贺自己大功告成。每当你以新的行为方式做事时，就用迅速见效的正强化来激励自己。 ？ 在一天的关键时间段巩固新习惯。例如今天的第一件事，午饭前做的事，午饭后立即就做的事或回家前做的事。将新习惯与这些标志性事件联系起来，就不容易忽视新习惯了。 ？ 持续强化并自我监督，直到新习惯根深蒂固。把新的工作习惯列在每天的待办事项清单中，坚持几周，如果能坚持下去，就奖励自己。 ？ 对于新培养的习惯，要想办法及时提醒自己照此习惯做事。如果你使用电子方式安排工作，则可以利用重复定时功能在适当的时间提示自己。 ？ 利用清单、表格和模板来减少完成日常工作所需的精力。 ？ 不要急于求成。一步一个脚印，培养新的习惯，直到你确信这些习惯已经成型，再把注意力转向别处。 提高自我管理能力，改进工作方式，让你的职场人生如鱼得水 ？ 自我管理的一站式实用指南：旨在帮助读者改善工作方式，内容涵盖时间管理、合作管理、习惯管理、目标管理、人际关系管理、注意力管理和技术辅助手段等。 ？ 再版升级，适应当下职场需求：智能时代的职场人士更需要井井有条；新增了如何利用最新的技术手段，如何应对无处不在的智能手机等。 ？ 经典系列，全球长销不衰：“创造成功经典系列”汇集了阿姆斯特朗、阿代尔等知名作家，全球销量逾100万册；内容涵盖职场成功所必备的13项技能。