令人效率倍增的Excel技能(社会人职场必备秘籍)

作者简介

作者是微软全球最有价值专家（MVP），曾任多个办公技术社区资深版主，较注重Excel的基础知识，在许多操作功能上有独特见解，并积累了丰富的电子表格设计与处理实战经验，多年从事管理工作，拥有十多年丰富的企业信息化实践和管理经验，精通Excel操作，拥有丰富的实战经验，参与过多部办公畅销书的编纂工作。

内容简介

设置表格标题的格式 在制作表格时，表格的标题最为醒目，所以用户在设置表格标题时，需要对标题文字的字体、字号以及颜色进行设置。在本案例中，还需要将标题位于表格的中间位置，使其更加突出，快速吸引浏览者的眼球，通过表格的标题也能快速向浏览者表明该表格的相关内容。 本案例为制作商品入库记录，其中包括商品名称、入库日期和时间、价格和数量等信息，可数据的类型比较复杂。首先，为商品入库记录表制作醒目的标题。 选择A1单元格，然后输入名称“商品入库记录表”，按Enter键确认，则自动选择下一个A2单元格（图2）。 需要将A1单元格中的内容作为表格的标题，所以还需要进一步设置，使其更突出。选中该单元格，使其成为当前活动单元格，然后单击“字体”选项组中“字号”的下三角按钮，在列表中选择“黑体”选项，可见标题的字体被修改（图3）。 为了使用标题更加突出，还需要将标题加大并且修改文字的颜色。保持A1单元格为选中状态，在“字体”选项组中将默认的11号修改为16号，使标题文字增大（图4）。然后在“字体颜色”列表中选择合适的字体颜色，字体的颜色由默认的黑色改为绿色（图5）。 最后将标题设置居中对齐，在位置上突出标题，选中A1:G1单元格区域，然后设置合并后居中对齐（图6）。此处选择单元格范围是根据整个表格的宽度决定的。 设置表格格式并输入数据 创建表格首先需要创建表格的范围，然后再输入相关的数据。用户根据实际情况选择表格行和列的数量，并为其设置边框或底纹颜色。在Excel工作表中的网格线只是起辅助作用，在打印工作表时是不显示出来的，所以需要设置表格的边框。 在工作表中选任意单元格，按住鼠标左键拖曳即可创建表格范围，选中的区域为浅灰色。本例中选中A2，再按住鼠标拖曳至G10，即可选中A2:G10单元格区域，在四周同样被粗的深绿色的实线围着。 下面再为其创建边框，单击“字体”选项组的下拉列表中选择“所有框线”选项，即可为选中的区域添加框线（图7）。此处为表格应用的是普通的边框线。 在制作表格的时候为了使标题行和正文区分开，用户可以为其加粗显示并且填充对应的底纹颜色。在“商品入库记录表”中包含“序号”“日期”“时间”“名称”“单价”“数量”和“总金额”，分别将标题输入到A2:G2单元格区域内。然后再设置标题行的格式，选中A2:G2单元格区域，切换至“开始”选项卡，在“字体”选项组中单击“加粗”按钮，可见标题行的文字已加粗显示（图8）。下面为标题行的单元格添加底纹颜色，选中标题行的单元格区域，单击“字体”选项组中“填充颜色”下三角按钮，在列表中选择合适的颜色，如浅蓝色（图9）。 表格的标题行制作完成后，下面开始输入表格的内容，从表格的整体来看其中包含文本、数值、日期时间、货币等。首先需要输入入库商品的名称，在“名称”标题列中输入，选中D3单元格输入“清风（APP）抽纸原木纯金装3层120抽”文本，可见该文本较长，已经到达G3单元格了（图10）。如果在G3单元格的右侧单元格中输入文字，则G3单元格中的内容将不能完全显示。文本数据默认情况下是靠单元格左侧对齐的。 下面输入表格的数据部分，如商品的单价、数量和总金额，在E3单元格直接输入58，在F3单元格中输入100，在G3单元格中输入5800（图11）。Excel中数值默认为右对齐，而且如果在单元格中输入长数值数据，按Enter键后系统会自动调整列宽以显示所有数值，这点和文本数据不同。但是当数值输入的位数大于11位时，则会自动以科学计数法显示。 为了更好、更清晰地管理商品，还需要输入商品入库的日期和时间。在Excel中日期的格式较多，可用数字+符号或者数字+汉字表示，也可以用大写数字表示等。在本案例中的“日期”列输入“2018-11-30”表示2018年11月30日，输入完成后按Enter键，可见Excel自动调整列宽以显 示全部日期数据（图12）。 日期类型的数据和数值一样，默认为右对齐。在Excel中输入日期后，单元格的数字格式由默认的“常规”格式自动修改为“日期”格式。 在Excel中日期数据是可以参与计算的，如两个日期相减的结果表示两个日期之间相关的天数。Excel也提供很多关于日期计算的函数。 按照同样的方法在C3单元格中输入“08:35”表示是时间，完成后按Enter键，则自动靠左对齐（图13）。时间数据和日期数据一样都可以参于计算。 在“商品入库记录表”中还包含“序号”列，即表格的第一列，主要显示入库商品的序号。本案例为数值表示序号，我们还需设置使序号显示为3位数。 在Excel中如果在数字前输入0，如001，按Enter键后单元格内只显示1，前面的0将会被省略。用户可以通过设置单元格的格式保留数字前面的0。在A3中输入数字1，然后选中A3:A10单元格区域，按Ctrl+1组合键打开“设置单元格格式”对话框，切换至“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在“类型”文本框中输入000，最后单击“确定”按钮（图14）。对单元格的格式设置完成后，可见在A3单元格中显示001，而在编辑栏中则显示1（图15）。 Excel 软件已经成为商务人士的必备工具之一，能够熟练掌握和运用Excel处理数据是商务办公的基本技能，也是商务人士的基本能力。把复杂的工作交给Excel来完成，使自己的工作效率得到质的提升。通过对本书中7类Excel技能的学习，成为受领导、同事信赖的高效商务人士。